Руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies Михаил Потапенко: «ЕВФРАТ-Документооборот» новой версии воплотил опыт реальных внедрений СЭД»

 Этой осенью ваша компания начала продажи 14-й версии «ЕВФРАТ-Документооборот». В чем ее основные отличия?

 - «ЕВФРАТ-Документооборот» в новой версии претерпел существенные изменения, и они касаются как функциональности программного комплекса, так и его интерфейса. Одно из ключевых, на наш взгляд, достижений состоит в том, что мы уделили значительное внимание работам по разделению системы на законченные, самостоятельные с точки зрения архитектуры, модули, каждый из которых можно развивать независимо от других. Кроме того, «ЕВФРАТ-Документооборот» как платформа для построения систем электронного документооборота получил значительное развитие в плане возможности адаптации к требованиям конкретного заказчика. Существенно усовершенствованный инструментарий позволит сделать процесс адаптации решения более доступным, в частности, за счет настроек объектных компонентов. Также появилась возможность создания типовых конфигураций, включающих в себя изменение рабочего места и его функциональности под нужды конкретных категорий пользователей – руководитель, секретарь, делопроизводитель, регистратор, исполнитель, контролер и т.д. Для нас самих такой подход дал возможность не тратить ресурсы на разработку дополнительной функциональности по требованию наших заказчиков. Можно говорить, что здесь, в части заказной доработки, мы теряем какие-то деньги. Однако за счет такого шага мы сможем получить больше пользователей и на этом выиграть.

Из других изменений – в 14-й версии существенно доработан модуль, предназначенный для моделирования типовых маршрутов и бизнес-процессов. Он стал более функциональным, гибким, позволяющим создавать сложные и «интеллектуальные» маршруты. Новый продукт также обеспечен более глубокой функциональностью в плане групповой работы с документами. Теперь изменения в файлах могут быть отслежены по таким параметрам, как автор, время и т. д. – всегда можно узнать кто, когда и в какой части изменял документ.

Стоит подчеркнуть, что в новую версию изменения внесены, исходя из опыта реальных внедрений, которые проведены силами как нашей компании, так и наших партнеров и заказчиков. Пожелания, видение развития системы электронного документооборота, запросы, которые мы получали от пользователей предыдущей, 12-й версии привели к тем изменениям, которые мы можем наблюдать в текущей версии. Например, в предыдущих версиях «ЕВФРАТ-Документооборот» был модуль, связанный с протоколированием действий пользователей. Практика показала, что системные администраторы и службы безопасности предприятий предъявляют высокие требования к защите данных документооборота и обычного протоколирования, естественно, не хватает. Сообразно с  этими пожеланиями в 14-ю версию включен специальный модуль — «Монитор безопасности».

Работы по согласованию документов тоже были предусмотрены в прежних версиях, но в новом продукте процесс согласования стал более проработанным с методологической точки зрения.

В том, что касается интерфейса, «ЕВФРАТ-Документооборот» также стал в большей степени соответствовать ожиданиям пользователей. Надо отметить, что первая концептуальная модель интерфейса нашей платформы была достаточно востребованной и популярной. Но практика показала, что пользователи Windows привыкли к ряду особенностей этого программного окружения, например, «папочному» интерфейсу отображения информации, и именно этого им не хватало в нашем продукте. Теперь такой подход реализован в новой версии, при этом пользователям предоставлена возможность  работать как с общими папками документооборота, так и с персональными. Стоит отметить, что в 14-й версии также можно создавать папки, содержание которых определяется поисковым запросом и поэтому постоянно обновляется.  Всю оперативную информацию по документообороту, касающуюся пользователя конкретного рабочего места, мы вывели в пользовательский интерфейс наиболее удобным, с точки зрения восприятия, образом.

При создании новой версии значительное внимание было уделено развитию инструментария для интеграции «ЕВФРАТ-Документооборот» с другими корпоративными информационными системами. Сейчас наша платформа может быть сынтегрирована практически с любой внешней системой – за это отвечает специальный модуль. В коробочную версию мы включили возможность интеграции «ЕВФРАТ-Документооборот» и «1С», реализовав обмен данными на уровне справочников и форматов документов. Данное приложение было разработано нами при участии специалистов «1С». Мы рассчитываем, что интеграционный модуль будет очень востребован, тем более что он масштабируем.

Со стратегической точки зрения 14-я версия является переходной к следующей версии программы «ЕВФРАТ-Документооборот», которая будет кросс-платформенной. Мы уже сделали к этому переходу достаточно серьезные шаги. В качестве инструмента для разработки, кроме С++, используется также С#, а новый API (Application Programming Interface) был написан на платформе .NET.

 Могли бы вы описать основной вектор развития системы «ЕВФРАТ-Документооборот», который нашел отражение в том числе и в новой версии?

 - Безусловно, такой вектор есть, и он направлен на повышение количества «степеней свободы» при  внедрении системы электронного документооборота. Это касается как развития функциональных возможностей и инструментария настройки, так и интеграционных механизмов. Мы изначально позиционировали и продолжаем позиционировать «ЕВФРАТ-Документооборот» как решение, которое можно внедрить не только силами специалистов Cognitive Technologies, наших партнеров, но и самих клиентов.

 Развитие продукта – это всегда ответ на рыночные вызовы и тенденции. Какие из них вы бы отметили?

 - На мой взгляд, потребности рынка в отношении к СЭД не сильно изменились за последний год, а скорее, можно сказать, устоялись. Для традиционных наших потребителей — государственных учреждений  и крупных предприятий важна тесная интеграция СЭД в IT-инфраструктуру. И в этом направлении, как я уже говорил, была проделана серьезная работа при подготовке новой версии. Если говорить о другом нашем потребителе — малом и среднем бизнесе, на который мы делаем большую ставку, то тут прежде всего нужно недорогое, достаточно гибкое и по возможности готовое к эксплуатации решение в сфере электронного документооборота. И мы закладываем в базу «ЕВФРАТ-Документооборот» методологию использования системы, которая позволяет внедрить ее максимально быстро и легко, в частности, мы включили в базовый комплект поставки набор востребованных преднастроек. В 12-й версии, скажем, была реализована такая конфигурация, как «Быстрый старт», и она, безусловно, останется и в последующих версиях. Этот подход мы будем продолжать развивать, и в перспективе планируем создавать другие типовые конфигурации, например, настроенных элементов (регистрационных форм для различных типов документов, отчетных форм, справок по исполнительской дисциплине и т. д.). Как показала практика, типовые конфигурации очень востребованы. «Быстрый старт» появился в мае 2007 года, а к концу года нами было осуществлено более 100 поставок этой конфигурации. Подобные масштабы распространения системы «ЕВФРАТ-Документооборот» среди разных отраслей экономики и госструктур позволяют говорить о том, что наши методологические наработки правильно восприняты и полезны как заказчикам, так и рынку в целом.

 Как будет происходить продвижение новой версии?

 - Для существующих заказчиков переход с 12-й версии на 14-ю бесплатен. Пользователи предыдущих версий, которые бесплатно переходили на 12-ю, в этот раз переходят на 14-ю со скидкой 70 %. Для новых пользователей механизм ценообразования остался прежним, однако несколько выросла цена продукта, но несущественно. К этому привели изменения в том числе и на финансовом рынке. Однако за более высокую цену заказчики получат гораздо большую функциональность, качественный сервис, а также возможность развития продукта за меньшие деньги. Можно считать, что в цену 14-й версии включены инвестиции в дальнейшую доработку системы, в возможность сэкономить на ее внедрении. Продвижением новой версии займется как сама компания, так и партнерская сеть Cognitive Technologies.

 Расскажите, как сейчас развивается партнерская сеть Cognitive Technologies?

 - Сейчас она охватывает практически все российские регионы и объединяет более 150 партнеров. Стоит отметить, что партнерская сеть – понятие динамическое, и ежемесячно у нас появляются новые партнеры различного уровня. Кто-то из них приходит на одно-два внедрения – как представитель конкретного заказчика, но есть, конечно, и долговременные партнеры, которые одним из ключевых направлений своего бизнеса видят внедрение систем электронного документооборота. С такими партнерами мы работаем более плотно и предоставляем им специальные условия - как финансовые, так и специфические: специальные программы сопровождения и маркетинга. В частности, в сентябре 2008 года мы совместно с одним из наших партнеров провели семинар в Екатеринбурге, а в ноябре – семинар в Вологде.

Кроме того, в рамках индивидуальной работы с партнерами мы вместе с ними выезжаем к ключевым заказчикам, помогаем проводить консультации, сложные переговоры. Мы заинтересованы, чтобы партнер предоставлял информацию о наших решениях максимально корректно, поэтому постоянно проводим обучение и переобучение партнеров. Так, в середине октября этого года у нас состоялась очередная партнерская конференция, в рамках которой партнеры прошли обучение по 14-й версии.

 Кого бы вы назвали из числа наиболее крупных и стабильных ваших партнеров?

 - Таких компаний у нас больше десятка, это, например, «Интеллект-Информ» в Ростове-на-Дону, «СибПроектКом» в Новосибирске, «Бюджет-Информ» в Тюмени, Центр внедрений «Автоматика» в Вологде, «Ланит ДВ» во Владивостоке, «Ника-Ком» в Нижнем Новгороде, «Диалог Софт» в Чебоксарах, «Инфо-Брянск» в Брянске, «АРМ Интеллектуальные системы» в Екатеринбурге. Кроме того, у нас есть сильные партнеры в Казахстане («Документ-КЗ», Алма-Ата), Узбекистане (IT Business Supporting, Ташкент).

Стоит отметить, что большинство из них параллельно занимаются и другими корпоративными системами. Поэтому для нас особый интерес представляет открытие собственных представительств. Первое и пока единственное из них работает в Петербурге уже несколько лет. Сейчас мы прорабатываем стратегию распространения этой схемы и в других регионах и городах России. Процесс начнется уже в этом году, ему предшествовал сбор статистики по регионам на предмет перспективности местных рынков СЭД. Сейчас уже готов список приоритетных для нас городов и областей. Выгоды подобной схемы следующие. С одной стороны, собственным представителям мы можем передавать любые контакты из регионов, приходящие к нам, и быть уверенными, что они будут отработаны наилучшим образом. Это подтверждается существующей статистикой, так, за 2007-й год нашим петербургским представительством было реализовано более 20 проектов. С другой стороны, это комплексная маркетинговая поддержка партнера, представитель выступает в роли консультанта и помощника. Ведь наша задача — не составить конкуренцию своим партнерам, а предоставить более качественные услуги заказчикам.

 Давайте поговорим о клиентах Cognitive Technologies – что они из себя представляют, какие изменения вы бы отметили здесь?

 - Если посмотреть по структуре отраслей, то спрос на «ЕВФРАТ-Документооборот» достаточно равномерен. Можно отметить, что есть отрасли и рынки, где «ЕВФРАТ-Документооборот» используется традиционно – это госструктуры, промышленность, сырьевой сектор. Однако хотелось бы отметить новую весьма актуальную тенденцию на рынке – внедрение СЭД в молодых организациях, причем с самого начала их деятельности. Это, с моей точки зрения, очень важный позитивный сдвиг – руководство этих компаний с самого их старта понимает важность использования информационных технологий, включая СЭД, в своей деятельности.

Еще одна тенденция – руководители подразделений предприятий-заказчиков сами начинают работать с системами документооборота, тогда как раньше это, как правило, входило в круг обязанностей их ассистентов. Движение СЭД вверх по вертикали управления несет вполне конкретные преимущества. Руководитель по роду своей деятельности принимает решения по целому ряду вопросов, на нем замыкаются финальные подписи или подтверждающие решения, и если до него СЭД не «доходит», то тогда включается бумажный документооборот. Понятно, что смешанный документооборот по определению в несколько раз менее эффективен, чем полностью электронный.

Если говорить о наиболее крупных клиентах за последний год, а к таковым мы относим тех заказчиков, кто закупил более 100 лицензий, то сейчас, например, завершается внедрение «ЕВФРАТ-Документооборот» в «Управляющей компании «Экоофис», которая достаточно серьезно взялась за автоматизацию своего документооборота. Необходимость в этом была обусловлена территориальной распределенностью организации: головная компания управляет целым рядом московских бизнес-центров. Поэтому основные задачи, которые мы решили в рамках этого проекта, – организация взаимодействия удаленных подразделений, документооборота между ними и центром. Также в числе крупных заказчиков, которые к нам пришли за последний год, можно назвать петербургский «Мосстрой № 6», УДП Бухарский НПЗ, ОАО «Новгородэнерго», ФГУП ЦНИИХМ, ФГОУ ВПО «Педагогический институт» ЮФУ, Иркутский государственный педагогический университет, Евразийский Банк развития и др.

В целом отмечу, что многие компании, которые внедряют СЭД, имеют распределенную структуру. Как правило, именно в таких организациях наиболее остро ощущается необходимость автоматизации работы с документами, которые проходят между удаленными филиалами и центром. Обычно вначале СЭД внедряется в головной организации, где специалисты заказчика «обкатывают» технологию, проходят обучение, настраивают систему, а потом тиражируют этот опыт на удаленные подразделения.

 Система электронного документооборота, как известно, это всегда некая стандартизация, в которой активную роль должно играть и государство. Cognitive Technologies ведет определенную работу в этом направлении, в частности, вами был разработан проект «Концепции создания комплексной государственной информационной системы взаимодействия государства и населения». Не могли бы вы рассказать об этом опыте подробнее?

 - По российским меркам, Cognitive Technologies занимается электронным документооборотом  очень давно – с начала 90-х годов прошлого века. То есть на рынке СЭД мы не новички, и я бы даже сказал, что мы относимся к «клану законодателей моды» в области отечественного электронного документооборота. Накопленные компетенция и знание ситуации на рынке СЭД позволяют нам говорить о том, что мы понимаем проблемы и связанные с ними закономерности, которые реально существуют в этой области. В частности, одна из них связана с большим количеством неунифицированных типовых документов, которыми обменивается государство и население. Так было, например, с платежными поручениями, которые в свое время все выполняли по-разному. Такие документы в бумажном виде обработать вполне реально, но без использования автоматизированной системы теряется качество и скорость обработки и в итоге страдает производительность. В 1995 году, как известно, форму платежного поручения стандартизировали на уровне государства, и это позволило за достаточно короткий срок реализовать стандартизированные системы обработки этих данных.

Несомненно, в масштабе страны стандартизация разных типов документов, введение системы «единого окна» позволяют существенно сократить очереди в госучреждениях. Наша концепция как раз направлена на автоматизацию вопросов взаимодействия государства и населения, а также межведомственного документооборота. Работы по концепции начались в начале 2000 года, когда мы активно приступили к развитию технологии обработки форм. Кроме того, именно тогда у нас появились крупные проекты, связанные с такими государственными предприятиями, как Пенсионный фонд, а также банками, которые в силу специфики своей деятельности большое внимание уделяют стандартизации. Мы набрали серьезный опыт, и это позволило нам стать достаточно высококвалифицированными экспертами в этой области. Также наравне с работой по формам мы, конечно же, не оставляли в стороне и документооборот.

В итоге эти два направления слились воедино, и у нас, например, были реализованы разработки в области документного формооборота, а также обработки форм через Интернет. Это и положило начало нашим концептуальным идеям в данной области, которые получили отражение в рамках «Электронной России». А в начале осени этого года мы представили проект основных положений концепции создания комплексной государственной информационной системы взаимодействия государства и населения на круглом столе «Информационные технологии взаимодействия населения с органами государственной власти. Решение задач, поставленных Госсоветом России». Мероприятие было организовано Подкомитетом по технологическому развитию Комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи при поддержке Института современного развития. По его итогам было решено представить концепцию Президенту России.

Отмечу, что технологии формооборота уже сейчас используются нашими заказчиками. В их числе Пенсионный фонд, Магнитогорский металлургический комбинат, где на ряде этапов прохождения документов вообще исключено участие человека, а также юридическая фирма «Городисский и Партнеры», где за день обрабатывается порядка 2 тыс. документов.

 Ведутся ли вами сейчас какие-то работы в рамках государственных целевых программ - той же «Электронной России» или, например, «Электронной Москвы»?

- Да, ведутся. Мы разрабатываем системы управления государственными и муниципальными закупками, формируем систему вызова экстренных оперативных служб через единый номер «112» в пилотных зонах на уровне муниципальных образований  субъектов Российской Федерации, создаем государственный лесной реестр. Один из последних контрактов, заключенных в рамках ФЦП «Электронная Россия», связан с созданием системы мониторинга СМИ в интересах Администрации Президента Российской Федерации.

 Каковы планы Cognitive Technologies по развитию направления СЭД?

 - В принципе, ответ на этот вопрос прозвучал в том или ином виде выше – в том, что касается развития сети представительств, самого продукта и т. д. Могу сказать, что мы уже приступили к проработке следующей, 15-й версии «ЕВФРАТ-Документооборот».

Отдельный момент, который хотелось бы осветить, – сейчас мы большое внимание уделяем сотрудничеству с вузами в рамках  программы «ЕВФРАТ – в каждый вуз». В законченном виде она была анонсирована нами осенью прошлого года и сейчас очень активно развивается, при этом вузы сами проявляют интерес, обращаются к нам, выдвигают идеи. Сейчас нашими партнерами являются порядка 50 высших учебных заведений. В их числе как столичные вузы, например, МИСИС, так и региональные, например, Пермская сельхозакадемия. На стадии проработки у нас находится еще такое же количество вузов. Мы принимаем участие и в соответствующих тематических мероприятиях. В частности, участие в прошедшей недавно в Москве научно-практической конференции «Электронный документооборот: реальность и актуальность компетентностного подхода при подготовке специалистов в образовательных учреждениях России», надеюсь, даст нам ощутимый результат.

Подробности

О компании
Компания Cognitive Technologies создана на базе лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН (бывший ВНИИСИ АН СССР). С 1968 года сотрудниками коллектива было реализовано более 3 тыс. проектов по созданию и внедрению информационных комплексов, автоматизированных систем управления и операционных систем в органах государственной власти и на крупных промышленных предприятиях. В частности, компанией созданы программы «КАИССА» (первый чемпион мира по шахматам среди компьютерных программ) и СУБД ИНЕС, насчитывающая более 2,5 тыс. инсталляций в стране и в мире. Среди продуктов Cognitive Technologies: система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот», продукты на базе технологии Cognitive Forms (программный комплекс для массового ввода и обработки документов печатного и рукописного заполнения Cognitive Forms Network, система для ввода различных типов платежных документов Cognitive Forms Bank, решение для автоматизации ввода документов, удостоверяющих личность, Cognitive Passport, встраиваемый программный интерфейс Scanify API), система электронной торговли Cognitive ЛОТ, информационно-аналитическая система «Астарта», система дистанционного обучения Cognitive СДО и др.

Михаил Потапенко
Биографическая справка
Михаил Юрьевич Потапенко, закончил Московский авиационный институт в 1996 г. 1996—1997 – ОАО «ОКБ Сухого», инженер-конструктор.
1997—1998 – ЗАО «Форте», руководитель отдела продаж.
1998—2003 – Cognitive Technologies, руководитель направления по работе с партнерами.
С 2003-го - по настоящее время - Cognitive Technologies, руководитель направления электронного документооборота.