Заместитель генерального директора по развитию и информационному обеспечению ФГУП «ВНИГРИ» Александр Карнаухов: «Корпоративная информационная система — выход на новый уровень»

Александр Михайлович, из каких отделов состоит ИТ-подразделение ВНИГРИ?

- Наше ИТ-подразделение состоит из нескольких групп, каждая из которых отвечает за свою область: ГИС (непосредственно картографию), электронный архив, техническую поддержку и ПО. Всего в отделе работает более 10 человек.

Заместитель генерального директора по развитию и информационному обеспечению ФГУП «ВНИГРИ»
Александр Карнаухов»: «СЭД и СУД уже внедрены, заканчивается процесс внедрения архива»

Что стимулировало появление КИС в институте? Возможно, нашлись инвестиции, лишние деньги?

- Нашей целью было не создание СЭД как таковой, а именно объединение всех систем, в том числе специализированных, в единую корпоративную информационную систему. Существовала потребность в коллективной, оперативной и более комфортной работе с данными, в быстром поиске информации. Оперативность принятия решений очень важна в нынешний динамичный век.

Лишних денег никогда не бывает, просто расставляются приоритеты. Институт развивался, потребность в автоматизации, в более оперативном использовании накопленной информации становилась всё более актуальной. Первые задумки создания единой корпоративной системы, обновления и автоматизации процессов в институте появились в 2013 году. Руководство поддержало эту идею.

Но резкого толчка к возникновению этой идеи я бы не назвал, мы планомерно продвигались к этому. Со временем задача расширилась от локальной СЭД до создания КИС. Ведь если подходить к решению локально, может встать проблема интеграции, которая решается сложно: бывает, приходится даже строить всё по новой... А когда в исходной точке сразу стоит задача интеграции всех направлений на базе Концепции по автоматизации, то и дальнейшие вопросы решаются безболезненно.

Как сформировался проект по созданию КИС? В том числе — почему было выбрано решение DocSpace на базе SharePoint от Conteq?

- До появления КИС в институте было файловое хранилище, которое не использовалось для коллективной работы. Создание КИС – это выход на новый уровень. Предпосылки к ее появлению, таким образом, - интеграция основных систем, желание подключить сотрудников института к коллективной работе с той информацией, которая накопилась в институте, оперативное получение необходимой аналитической информации по текущей деятельности института, а также переход на безбумажный документооборот. Кроме того, необходимо было усовершенствовать процессы: работу с поручениями и их контроль, аналитику текущих проектов и отчетную документацию.

DocSpace возник не на пустом месте. Ранее у нас велись работы, в том числе и по автоматизации документооборота, на базе системы «Глобус», уже были описаны некоторые бизнес-процессы. Хотя этот проект реализован не был, но благодаря ему мы провели подготовительный этап. Почему не реализовали? Прошел большой период времени, поменялись условия и требования к системе (оперативность работы, веб-доступ к системе и т. д.). Нас интересовала уже не только СЭД, но и система управления проектами, портал, хранилище, веб-приложение ГИС, корпоративная ГИС. Нам хотелось всё это объединить и снабдить единой системой поиска.

Выбрав СЭД с веб-доступом на базе SharePoint, мы привязали к нему и другие основные системы, которые были нам нужны: управление проектами, электронное Хранилище, веб-приложение и корпоративную ГИС. Готовясь к проекту, мы рассмотрели множество продуктов: EOS for SharePoint, Directum, DocsVision, IRM Doc, Логика ECM, LanDoc, NauDoc, «Кодекс: Документооборот», «1С:Документооборот», «Тезис»… Но у нас были условия: веб-доступ, решение базовых функций делопроизводства, создание единого информационного пространства, экономичность приобретения, внедрения и эксплуатации, а также простой, интуитивно понятный интерфейс - чтобы не нужно было проходить длительное обучение. На выбор системы потребовалось несколько месяцев.

Структурная схема корпоративной информационной системы ВНИГРИ

Стоимость установки и техподдержки повлияла на выбор?

- Стоимость приобретения и установки, конечно, повлияла. Стоимость сопровождения на сегодняшний день на рынке у всех практически одинаковая. Так же — год гарантийного сопровождения.

Где присутствует DocSpace во внутренней корпоративной системе ВНИГРИ? И какие еще решения присутствуют в ней?

- СЭД полностью реализована на DocSpace, в гораздо меньшей степени - архив. А система управления проектами – это уже Microsoft Project. Поскольку это готовый продукт, он стоит не так дорого и требует меньше усилий на внедрение. Систем управления проектами на рынке много, но они более дорогостоящие, хотя и с большим функционалом. Нас же устроил этот вариант в совокупности с СЭД и SharePoint, он также был развернут компанией Conteq.

Вы сказали, что электронный архив документов в институте существовал уже давно...

- В качестве архива у нас было файловое хранилище с описанием в таблицах, и требовался функционал для коллективной работы с этим хранилищем. Там не было оперативных документов, а были только те, которые касаются исследовательской деятельности. Документы оперативного хранения в электронный вид практически не переводились и хранились в папках в канцелярии и отделах. Нужно было описать метаданные, реализовать интерфейс и систему поиска, разграничить доступ к этому хранилищу по различным уровням.

Сегодня у нас трехзвенная архитектура хранилища: тонкий клиент, сервер приложений и база данных. Во всех наших системах (СЭД, СУП, ГИС) есть свои базы. Теперь, если в СЭД пришел документ, его отсканируют, он упадет в оперативную базу и будет храниться там.

Технически архив остался на той же платформе, что и раньше. Но мы обеспечили систему безопасности: дублирование систем на базе кластера. Поставили три сервера и перевели данные в виртуальную среду. Теперь при выключении или выходе из строя одного сервера система продолжает работать на оставшихся. И даже при выходе из строя двух серверов можно будет продолжать работу без каких-либо ограничений.

Структурная схема единого электронного хранилища института

Как происходило внедрение СЭД и СУП, сколько по времени заняло и кто этим занимался?

- Установка СЭД и СУП шла по классической схеме: у заказчика и исполнителя были назначены ответственные, администратор ПО являлся руководителем проекта от ВНИГРИ. На стороне Conteq было два руководителя проекта - по каждому из решений. На базе технического задания был составлен план-график, в соответствии с которым шло базовое внедрение. Когда оно подходило к завершению и были учтены наши пожелания по разграничению доступа и доработке интерфейса, прошло обучение сотрудников. Подчеркну: мы специально провели обучение перед тестированием, чтобы люди более квалифицированно подошли к этому вопросу. Conteq проинструктировал группу наших специалистов - администраторов и простых пользователей. Далее, после тестирования и устранения замечаний, было принято решение о вводе СЭД в рабочую эксплуатацию.

Все работы по СЭД от заключения контракта до ввода в эксплуатацию заняли год – условно говоря, с января 2014-го по январь 2015-го. Аналогично прошло внедрение и системы управления проектами. Два этих проекта шли параллельно.

Сейчас у нас подключено к СЭД 60 рабочих мест в пределах одного главного здания. Несмотря на то, что речь идет о веб-доступе (то есть серверном варианте) количество лицензий штучное, доступ прописывается пофамильно в соответствии с лицензиями.

На этом наш проект не заканчивается. На 2015 год планируем дальнейшее увеличение как количества подключенных рабочих мест, так и функционала.

Как выглядит СЭД сейчас, из чего состоит?

- СЭД установлена на сервере. На рабочие машины ничего не ставилось, поскольку у нас не файл-серверный вариант, а полностью веб-решение. У пользователя прописывается только доступ к серверу. В личных папках пользователя: «Мои документы», «Исполняемые документы» и др. - ведется вся статистика.  Зафиксированы все контрольные поручения, есть визуализация – на какой стадии находится документ, исполнен или просрочен - вплоть до отчета по контролю исполнительской дисциплины.

Универсальное рабочее место сотрудника ВНИГРИ: все элементы информационной системы в одном окне

Пользователи каких уровней сейчас используют СЭД?

- В классическом варианте - чтобы СЭД работала полноценно, в организации должны быть задействованы специализированные подразделения делопроизводства (канцелярия), пользователи и руководство. Если они вовлечены на 100%, значит, система внедрена полностью. Мы сегодня находимся только на одной из стадий внедрения. В первую очередь мы обучили (не только штатно, но и индивидуально) канцелярию, ее сотрудники уже работают квалифицированно, свободно обрабатывают входящие, внутренние, организационно-распорядительные документы, рассылают их по подразделениям.

Пользователи – это широкая аудитория от руководителей подразделений и ниже. Из них у нас уже охвачены руководители подразделений (отделов, лабораторий, групп) и по несколько пользователей в каждом.

Руководство – это дирекция. Здесь мы тоже говорим о частичном охвате. Генеральный директор ВНИГРИ, Олег Михайлович Прищепа, всесторонне поддерживает распространение СЭД и сам вовлечен в процесс. Канцелярия регистрирует документы и пересылает ему на резолюцию в электронном виде, затем на основе резолюции в автоматизированном виде формируются и рассылаются поручения конкретным исполнителям. Мы, конечно же, рассчитываем на 100%-й охват, но будем его увеличивать постепенно. Если взять и резко, директивно запустить процедуру полностью безбумажного документооборота (система позволяет), – может встать основная работа института.

Бумажные документы сохранятся на каких-нибудь звеньях документооборота?

- Каждый входящий документ уже сканируется. Если раньше для рассылки по подразделениям нужно было распечатать 10-20 экземпляров, то сейчас это делается в электронном виде. Бумага частично сохраняется: во-первых, не все пользователи еще охвачены. Частично бумага осталась в звене между канцелярией и руководством. Кардинально отказаться от этого нельзя, многие пользователи могут выпасть из рабочего процесса. Мы сторонники более мягкого подхода. Более того, если вы даже придете в организацию, где давно работает СЭД, документы ОРД там тоже подшивают, потому что государственный архив пока не принимает электронные документы, ему нужен напечатанный документ с подписью и печатью.

На какой базе реализовано поточное сканирование документов?

- Поточное сканирование мы планируем запустить в 2015 году с помощью соответствующего приложения в DocSpace. Скорее всего, будем использовать штрих-кодирование и поточный сканер. Поскольку у нас нет задачи обрабатывать очень большое количество документов, достаточно будет небольшого настольного поточного сканера пока в канцелярии.

Какие типы документов проходят у вас по СЭД?

- Сегодня это практически все входящие-исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы. Бухгалтерские документы, договоры, документы по тендерам, закупкам – этот пласт мы оставили на перспективу.

Задействована ли в институте система электронной подписи?

- Электронная подпись задействована минимально, так как острой потребности в ней пока нет. Электронная подпись в рамках СЭД нам необходима при подписании договора с другой организацией – например, с головной организацией, субподрядчиком. Но так как не все наши субподрядчики готовы к такой работе, то договоры подписываются и отправляются к ним в бумажном виде. Переписка с вышестоящими организациями также ведется на бумаге. Внутри самой организации электронная подпись нужна при согласовании документов, но если их немного, можно обойтись и штатными средствами контроля. Мы используем электронную подпись для участия в закупках, на торговых площадках, для работы с бухгалтерскими документами, с налоговой инспекцией. А в работе СЭД эта задача оставлена на перспективу — на то время, когда сторонние организации будут готовы обмениваться документами в электронном виде с ЭЦП.

Интерфейс системы электронного документооборота DocSpace

Насколько простым было обучение сотрудников?

- При выборе системы мы ориентировались в первую очередь на интуитивно понятный интерфейс – наряду с веб-доступом, контролем, поиском. Но это не значит, что обучение вообще не было нужно. Допустим, такие процедуры, как замещение сотрудников, запуск документа на согласование по определенному маршруту, работа с замечаниями, возврат документа на доработку — даже при при простом интерфейсе без углубленного знания программы выполнить сложно. На первом этапе обучение проводил Conteq — сторудникам были выданы сертификаты. После этого мы сами консультировали специалистов института. Сегодня, если возникает вопрос по системе, администратор программного обеспечения на месте помогает его решить — это означает, что обучение продолжается в рабочем порядке.

Как происходит администрирование - подключение новых пользователей?

- Сейчас администрирование замкнуто на двух человек - это технический специалист и администратор ПО. Сложностей при этом не возникает. Новый сотрудник подключается при помощи Active Directory. Новые организации-партнеры заводятся в справочник администратором ПО. Эту функцию мы намеренно не передали в подразделения, а оставили централизованной – чтобы на первом этапе систематизировать все эти справочники.

Какова роль руководителя организации в процессе глобальной автоматизации? Как справились с сопротивлением персонала?

- Без поддержки руководства решение вопросов автоматизации, разумеется, невозможно. Наиболее успешно процессы проходят, когда есть активная инициатива «снизу» и активная поддержка «сверху». Руководство ВНИГРИ активно поддерживает автоматизацию и даже поставило внедрение новых информационных технологий в ряд стратегических направлений развития.

Что касается инициативы «снизу»: это активность руководителей подразделений и ИТ-подразделения института.

Что можно сказать об ориентированности внедренной СЭД на российскую специфику документооборота — то, что указано разработчиком среди преимуществ DocSpace?

- Российский документооборот, несомненно, отличаются от зарубежного. Отличие есть и в структуре: у нас централизованная система документооборота, а за рубежом – децентрализованная. У нас в основном одна точка входа - канцелярия, откуда документ идет по подразделениям. Решение Conteq ориентировано на российский рынок, российское законодательство и инструкции и регламенты российского делопроизводства.

Преимущества СЭД перед бумажным документооборотом можно измерить в деньгах, человеко-часах?

- Надо сказать, поначалу в канцелярии было некое смятение, психологический барьер: как пользоваться этим, что с этим делать?.. Сегодня сотрудники канцелярии могут сказать: как мы раньше жили без СЭД? Прошло несколько месяцев, люди освоились и работают в системе практически свободно.

Если говорить об экономии бумаги, от этого пока особого эффекта нет. Зато от экономии  времени при работе с электронным документом, и особенно при поиске, мы получим существенный эффект, особенно когда в СЭД  будут вовлечены все сотрудники. Если бумажный документ мы можем искать час и более, причем можем и не найти, то поиск в электронного документа занимает несколько секунд. Получается экономия почти по часу с каждого документа. Если это перевести в человеко-часы и рубли, получим экономию в деньгах. То же самое можно сказать про оперативность принятия решения. Но говорить о реальной выгоде пока преждевременно, так как внедрение еще не завершено.

Окно системы управления проектами

Как организована в институте система управления проектами?

- СУП на базе Microsoft Project, как уже было сказано, развивалась параллельно СЭД. Ее задача - более активное вовлечение специалистов в работу с этой системой, а также вовлечение и субподрядчиков, чтобы они передавали информацию о проектах в систему. Функции СУП — хранение информации о проектах с визуализацией на диаграмме Ганта, все цифровые данные и аналитика для руководства: какие отчеты сделаны, на какой стадии находится задача, процент ее выполнения, какие ресурсы используются. Мы только что завершили внедрение СУП, сейчас в системе с проектами работают ответственные исполнители, всю информацию заводят они. Две лицензии Proofessional закуплены для администраторов, пользователи же работают с веб-клиентом - более простой версией. После знакомства с функционалом веб-клиента, мы сделали заключение, что ее нам пока будет достаточно.

Удобство единого интерфейса пользователя КИС заключается в быстром выборе нужной системы, переходе между системами и оперативном поиске рабочей информации из любой системы. Например, из СУП можно в один клик перейти к документообороту, в архив, на главную страницу... Правда, в интерфейсе нет специализированных программ для исследований, но ими пользуется ограниченное количество специалистов института, острой необходимости выводить их на главную страницу пока нет.

Кто занимался интерфейсом КИС — то есть собирал все компоненты в одном месте?

- Тоже Conteq. Мы предоставили им схему с нашими пожеланиями, а реализовали и подключили сюда все системы они. Партнер, таким образом, отвечал за налаживание систем документооборота, управления проектами, электронный архив и создание интерфейса с системой сквозного поиска по СЭД, СУП и архиву.

Контекстный и расширенный поиск хочется отметить отдельно. Можно искать либо в общей базе, либо поставить дополнительный фильтр: только по архиву, СЭД или СУП, поиск по атрибутам. Не привязана к поиску только корпоративная ГИС.

Рабочий интерфейс web-приложения ГИС

Какие работы по автоматизации ВНИГРИ планирует на 2015 год?

- СЭД и СУД уже внедрены, заканчивается процесс внедрения архива. Поэтому в рамках СЭД и СУП вопрос стоит только в более широком охвате специалистов и полноценном запуске этих систем, включая поточное сканирование и доработку процедуры по разграничению прав доступа - чтобы руководитель мог видеть и контролировать документы всех сотрудников в своем подразделении.

Веб-приложение ГИС у нас есть, остались небольшие доработки по обновлению исходных данных. Корпоративная ГИС пока работает в desktop-режиме, то есть у каждого пользователя свои данные. Планируется создание базы пространственных геоданных на MS SQL.

Как вы выбираете поставщиков связи, других ИКТ-услуг?

- Закупки мы проводим в соответствии с законодательством, все предложения размещаются на сайте закупок. Выбираем на основе конкурса.

Оцените, пожалуйста, насколько эффективным было сотрудничество ВНИГРИ с компанией Conteq?

- Сотрудничество это по праву можно назвать успешным. Взаимопонимание заказчика и исполнителя найдено, и поэтому проект реализуется успешно.

* * *

Федеральное государственное унитарное предприятие Всероссийский нефтяной научно-исследовательский геологоразведочный институт (ВНИГРИ), старейший нефтяной институт России, был создан в 1929 г. на базе нефтяной секции Геологического комитета, как первый нефтегеологический центр страны для обеспечения научных основ поисков и разведки месторождений нефти и газа. Сегодня специалисты ВНИГРИ выполняют работы по государственным заказам МПР, Федерального агентства по недропользованию, а также по прямым договорам с предприятиями нефтегазового комплекса. Обладая огромной информационной базой и сохранив преемственность научных школ, институт проводит исследования в широком спектре современных теоретических и практических проблем нефтяной геологии.
http://www.vnigri.spb.ru