Conteq развернул основные компоненты корпоративной информационной системы во Всероссийском институте ВНИГРИ

ВНИГРИ — первый институт нефтегеологического профиля в стране — был основан в 1929 году для обеспечения научной основы поисков и разведки нефти и газа. На всех этапах развития нефтяной промышленности институт являлся инициатором новых прогрессивных направлений исследований и методических разработок. То же касается и передовых идей в области информатизации. К началу совместного проекта ВНИГРИ и Conteq в институте уже существовало файловое хранилище, в котором хранились документы, посявященные исследовательской деятельности. Отдельные исследовательские задачи также были автоматизированы, частично описаны бизнес-процессы учреждения. Автоматизация научной и повседневной деятельности института была поставлена в ряду приоритетных направлений работы ВНИГРИ — как инструмент для более эффективного функционирования всех бизнес-процессов и повышения конкурентоспособности на рынке нефтегазовой отрасли.

Внедрение информационных технологий — приоритетное направление развития института.
На фото Генеральный директор ВНИГРИ, доктор геолого-минералогических наук Олег Михайлович Прищепа

Развитие института в области ИТ и повышенные требования современного рынка к оперативности принятия решений потребовали от ВНИГРИ не просто автоматизации отдельных задач, но создания консолидированной информационной системы, благодаря которой сотрудники могли бы бы выполнять сразу несколько функций: веб-доступ, коллективную работу с документами и проектами, контроль за выполнением, легкий поиск документа в архиве, удобство эксплуатации системы, электронный документооборот на всех возможных звеньях. «Существовала потребность в коллективной, оперативной и более комфортной работе с данными, в быстром поиске информации. Оперативность принятия решений очень важна в нынешний динамичный век», - комментирует заместитель генерального директора по развитию и информационному обеспечению ФГУП «ВНИГРИ» Александр Карнаухов.

КИС должна была объединить в едином интерфейсе следующие информационные ресурсы: СЭД, СУП, архив документов, корпоративный портал, корпоративную ГИС и веб-приложение ГИС. Поскольку файловое хранилище и корпоративный портал в учреждении уже так или иначе существовали, ИТ-подразделение института сосредоточилось на поиске подходящего решения для автоматизации документооборота и управления проектами, а также на разработке архитектуры и технического решения для электронного архива.

Выбор программной платформы занял несколько месяцев. В результате по совокупности факторов руководство ВНИГРИ приняло решение установить СЭД/ECM-систему DocSpace на базе Microsoft SharePoint и систему управления проектами на Microsoft Project Server. Внедрение обеих систем было доверено компании Conteq, обладающей Золотым партнерским статусом Microsoft в направлениях Portals and Collaboration и Project and Portfolio Management.

Универсальное рабочее место сотрудника ВНИГРИ: все элементы информационной системы в одном окне

«Выбор системы электронного документооборота осуществлялся с учетом решения основных задач делопроизводства, дружественности интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности и актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В перечень ключевых функций были включены как функциональные возможности систем, так и экономические, технологические, эксплуатационные, инфраструктурные и др. характеристики систем, а также сервисные возможности и опыт разработчика», - говорится в статье «Создание корпоративной информационной системы института», подготовленной для печатного сборника к 85-летию ВНИГРИ.

СЭД/ECM-система DocSpace, разработанная на базе платформы Microsoft SharePoint, привлекла специалистов института сочетанием широкого функционала, интуитивно-понятным управлением, возможностью комфортной совместной работы и контроля. За  единицу хранения информации в DocSpace принята регистрационная карточка, содержащая основные сведения о документе и хранящаяся в общем хранилище в соответствии с типом и состоянием документа. Каждый тип документа имеет отличные от других типов правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Система позволяет осуществлять такие механизмы работы с документом, как рецензирование, доработку, согласование, утверждение, рассылку, шифрование и многое другое. Благодаря SharePoint СЭД легко интегрируется с приложениями Microsoft Office.

Интерфейс системы электронного документооборота DocSpace

Главными задачами внедрения СУП в институте были систематизация информации по проектам, обеспечение прозрачности при работе с проектами, оперативное получение информации по проектам и активное вовлечение специалистов ВНИГРИ и субподрядчиков в работу с автоматизированной системой. «Функции СУП — хранение информации о проектах с визуализацией на диаграммах Ганта, оперативное получение текущей информации и аналитики для руководства: какие отчеты сделаны, на какой стадии находится задача, процент ее выполнения, какие ресурсы используются и т. д.», - поясняет Александр Карнаухов.

Система управления проектами на базе Microsoft Project Server позволяет задействовать всех участников проекта от исполнителей до руководителей, реализовать механизмы создания и планирования проектов, формирования групп проектов на основании ресурсного пула, учета затрат по проекту, предоставления фактических данных по исполняемым задачам, контроля исполнения проекта и формирования отчетности.

Окно системы управления проектами

Внедрение СЭД и СУП в институте происходило одновременно, с момента заключения контракта с Conteq до ввода систем в рабочую эксплуатацию прошло около года. Еще до их финального тестирования эксперты Conteq провели обучение сотрудников и выдали сертификаты.

Помимо основных проектов специалисты интегратора вывели все информационные сервисы КИС на единый интерфейс и настроили систему сквозного поиска с применением фильтров для архива, СЭД и СУП.

Сегодня в КИС ВНИГРИ работают 60 сотрудников института, включая канцелярию, ИТ-подразделение (технические специалисты, администратор ПО), значительная часть пользователей от руководителей подразделений и ниже, а также руководство. В СЭД проводятся практически все входящие-исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы.

Несмотря на то, что СЭД и СУП запущены в рабочую эксплуатацию, в институте разрабатываются планы по дальнейшему развитию этих проектов в 2015 году. На уровне пользователей — планируется расширить охват специалистов, работающих с автоматизированными системами. На уровне функционала — предполагается запустить поточное сканирование с помощью штрих-кодирования и специальной программы в DocSpace. Также будет доработана процедура разграничения прав доступа к документам с предоставлением руководителям дополнительных полномочий в целях контроля.

Заместитель генерального директора по развитию и информационному обеспечению ФГУП «ВНИГРИ» Александр Карнаухов

Преимущества от автоматизации основных бизнес-процессов в институте можно оценить уже сейчас. По словам Александра Карнаухова, экономия бумаги в документообороте — лишь малая часть той выгоды, которую ВНИГРИ получил. Наибольший же эффект наблюдается от экономии рабочего времени сотрудников: «Если бумажный документ мы можем искать час и более, причем можем и не найти, то поиск электронного документа занимает несколько секунд. Получается экономия почти по часу с каждого документа. Если час перевести в человеко-часы и рубли, получим экономию в деньгах. То же самое можно сказать про оперативность принятия решения». Подчеркивается, что максимальную выгоду от работы с КИС можно будет ощутить, когда внедрение системы будет полностью завершено и доступ к ней получат все сотрудники института.

Комментируя результат сотрудничества с Conteq, Александр Карнаухов назвал его успешным, подтвердив, что институт и интегратор пришли к взаимопониманию по всем нюансам проведенного проекта.

* * *

Федеральное государственное унитарное предприятие Всероссийский нефтяной научно-исследовательский геологоразведочный институт (ВНИГРИ), старейший нефтяной институт России, был создан в 1929 г. на базе нефтяной секции Геологического комитета, как первый нефтегеологический центр страны для обеспечения научных основ поисков и разведки месторождений нефти и газа. Сегодня специалисты ВНИГРИ выполняют работы по государственным заказам МПР, Федерального агентства по недропользованию, а также по прямым договорам с предприятиями нефтегазового комплекса. Обладая огромной информационной базой и сохранив преемственность научных школ, институт проводит исследования в широком спектре современных теоретических и практических проблем нефтяной геологии.
http://www.vnigri.spb.ru

Интегратор Conteq работает на российском рынке с 2007 года. Компания специализируется на создании и внедрении решений на платформах Microsoft SharePoint (совместная работа) и Microsoft Project Server (управление проектами). Обладает Золотым партнерским статусом Microsoft в направлениях Portals and Collaboration и Project and Portfolio Management и является ведущим партнером DocSpace.
http://conteq.ru