DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

В конце апреля 2020 года японская компания Ricoh, известная прежде всего как производитель цифровой офисной техники и ПО для управления печатью, вывела на российский рынок свой новый программный продукт DocuWare – интегрируемую платформу для автоматизации бизнес-процессов за счет управления электронными документами. Продукт имеет ряд особенностей, которые могут заинтересовать российский бизнес, особенно те компании, которые поддерживают концепцию цифрового рабочего пространства.

СЭД широкого спектра

Стоит сразу отметить, что компания DocuWare – разработчик решений по автоматизации рабочих процессов и управлению документооборотом – и ее одноименный программный продукт представлены на рынке с 1988 года. В августе 2019 года ее приобрела компания Ricoh с целью расширения своего портфеля решений по организации цифрового рабочего пространства. В октябре 2019 года была выпущена текущая версия платформы – DocuWare 7.2. Одновременно с этим Ricoh начала активно развивать программу партнерства. В апреле компания открыла доступ к DocuWare российским клиентам.

Разработчики систем электронного документооборота, в том числе российские, неоднократно заявляли о том, что СЭД по своему функционалу давно уже вышли за границы классического делопроизводства. Разработчики DocuWare, вероятно, реализовали эту концепцию в своем продукте максимально широко. DocuWare фокусируется на бизнес-процессах обработки документов, которые в российском информационном поле обычно не ассоциируются с понятием «документооборот»: например, обработка входящих счетов, HR-процессы, контроль движения документов и т.д. Российские разработчики СЭД также пытаются охватить и эти решения, но они, как правило, не составляют заметной доли их бизнеса.

 

DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

 

Соответственно, DocuWare – это не СЭД, а система автоматизации широкого спектра документо-центрированных бизнес-процессов, в этом его основное отличие от подобных продуктов конкурентов на российском рынке. Тем не менее, платформа позиционируется как «современная система управления документами для профессионального управления корпоративным контентом, позволяющая получить доступ к документам и важной информации, которую они содержат, в любое время и в любом месте» (оригинал: «DocuWare is a modern document management system for professional enterprise content management. DocuWare lets you access your documents and the important information they contain anytime, anyplace»), – компания является участником рынка ECM.

Сегодня платформа DocuWare доступна для заказчиков по модели SaaS (как облачный сервис) или по модели on-premises (для установки на площадке заказчика). Во втором варианте система поставляется в трех редакциях: Business, Professional и Enterprise. Учитывая менталитет российских заказчиков и регуляторные ограничения, можно предположить, что SaaS-сервис, чьи сервера расположены в европейских ЦОДах, будет иметь ограниченный потенциал спроса и большую популярность получит вариант поставки on-premises.

Функциональные возможности

Если описывать современный отечественный рынок ECM-систем в целом – можно сказать о достижении некоего функционального паритета между продуктами разных производителей. Иными словами, все системы выполняют примерно одинаковый функционал и даже внешне выглядят похожими. Кроме того, поскольку каждая система является платформой, то есть включает в себя средства кастомизации и разработки, – практически любую функцию любого продукта на них можно воспроизвести локально, если это необходимо заказчику.

Поэтому при выборе той или иной платформы на первый план выходят некие косвенные параметры – от того, как продукт зарекомендовал себя на рынке до удобства использования, качества интеграции и наличия уникальных дополнительных возможностей.

Мы протестировали функционал DocuWare и сделали вывод о том, насколько функционал этой платформы может быть востребован у российских пользователей ECM-систем.

DocuWare в делопроизводстве

Для начала рассмотрим функционал, который необходим для процесса классического делопроизводства: приема документов, их индексирования и хранения.

 

DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

 

Потоковый ввод и архивирование данных (Capturing and Archiving). Функция потокового ввода в российских СЭД чаще всего не является приоритетной и достаточно проработанной: как правило, пользователь вручную сканирует документ (его образ сохраняется как файл на диске), затем создает в системе новый документ и, глядя в бумажный оригинал, заполняет индексные поля, после чего прикрепляет к карточке файл, полученный со сканера. По сравнению с этим интерфейс DocuWare (и соответствующий бизнес-процесс) кажется намного удобнее: оператору не надо перефокусировать зрение с листа бумаги на экран, можно захватывать данные из окна просмотра документа. Стоит, однако, учитывать, что DocuWare ориентирован на транзакционные документы (счета, акты и проч.), которые форматированы примерно одинаковым образом. Классическая СЭД же работает с входящими произвольной формы: индексные поля могут быть раскиданы по листу как угодно.

«Лотки» для электронных документов (Electronic Document Trays) – в DocuWare это виртуальный приемный лоток, связанный с пользователем или подразделением, – прямая аналогия с физическим лотком для бумаг. В отечественных СЭД используется более персонифицированный подход: у пользователя есть один инбокс, куда попадает все, что ему адресовано – документы и задачи. В нашем же случае у пользователя может быть несколько лотков, адресованных – что важно – только ему. Это позволяет оптимизировать процесс регистрации входящих документов.

«Скрепка» (Staple) – возможность перекомпоновать в DocuWare документы после сканирования или импорта. Инструмента позволяет, например, устранить ошибки разделения пачки на документы, которые могут произойти при сканировании. В отечественных СЭД, как правило, возможности обработки отсканированных документов ограничиваются функцией просмотра, а все манипуляции со страницами PDF выполняются при помощи FineReader на этапе сканирования.

Картотека (File cabinets). В отечественных СЭД предусмотрена система карточек – индексной информации в СУБД, а файлы документа хранятся на файл-сервере. Управление физическим хранением, перенос с одного места на другое – ручная работа администратора. В DocuWare хранение документов организовано с помощью «кабинетов». Для пользователей этот функционал окажется новым, однако, скорее всего, интересным и интуитивно понятным.

 

DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

 

Регистрация и индексирование документов (Storing Documents and Adding Index Words).  Возможность присвоить документу регистрационный номер и управлять его форматом важна для российского заказчика, тогда как DocuWare уделяет меньше внимания регистрационным номерам больше фокусируясь на самом контенте документа

Наложение меток и комментариев (аннотирование) в PDF (Editing Documents & Viewer). Несмотря на то, что архивные документы полагается сохранять неизменными, защищенными от любого редактирования, инструмент DocuWare позволяет открывать и править в редакторе другие документы, формально не относящиеся к архивным. Напомним, что одна из приоритетных категорий, с которой работает DocuWare – транзакционные документы.

Электронные штампы (Electronic Stamps). Во всех СЭД предусмотрены функции нанесения пометок в документе и проставления штампов, в том числе в файлы формата doc: например, данные об электронной подписи или о регистрации документа. Неудобство использования таких инструментов в том, что необходимо открыть документ, чтобы увидеть, что кто-то поставил штамп и что-то написал в нем. Реализация этой функции в DocuWare отличается тем, что также имитирует привычную работу с бумагой, но при этом данные в штампе доступны и для автоматизированной обработки, например, наличие и содержание штампа автоматически отображается в карточке документа, а также может являться критерием для старта процесса согласования

Электронный формы (Forms). Технология электронных форм как отдельный модуль в составе СЭД не встречается: обычно для создания форм используются формы Word или PDF, либо интеграция с соответствующим внешним приложением. Для пользователей DocuWare она будет полезной во многих бизнес-процессах: заявки, служебные записки и прочие документы, содержащие данные и минимум текста. Примечательно, что эта функция реализована не только в облаке, но и для серверных установок.

Автоиндексирование с помощью внешних источников данных (Autoindex) – в этот раздел включены различные варианты интеграции с внешними источниками, которыми могут являться, к примеру, нормативные справочники. Цель – упрощение процедуры регистрации-индексирования документов.


DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

 

Интеллектуальное индексирование (Intelligent Indexing) – этот модуль, пожалуй, лучше всего отражает новый тренд на использование технологий искусственного интеллекта и машинного обучения в самых разных бизнес-процессах: не только в документообороте, но и, например, в бизнес-аналитике. Поэтому данный сервис, решающий различные проблемы ручной индексации, может оказаться крайне востребован на российском рынке – конечно, при соблюдении разработчиком некоторых формальностей вроде поддержки русскоязычного контента и убедительного обоснования полезности этой функции.

Сопряжение с офисным оборудованием и приложениями, аналитика

Поскольку, как мы уже отмечали, внедрение DocuWare должно дополнять концепцию цифрового рабочего пространства, которой придерживается Ricoh, – логично предположить, что этот продукт будет включать в себя большое количество инструментов для взаимодействия с внешней средой, программной и аппаратной. Вот самые интересные из них.

Виртуальный принтер (DocuWare Printer App) – уникальный функционал для работы с PDF, позволяющий быстро направить документы в систему из сторонних приложений: в тот момент, когда пользователь отправляет документ на печать, тот автоматически попадает, к примеру, в виртуальный лоток исходящих документов и таким образом поступает на регистрацию.

 

DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

 

«Умная» интеграция» (Smart Connect) – еще одна уникальная функция DocuWare, в которой применена технология машинного обучения. Можно назвать ее инструментом RPA (Robotic Process Automation), который позволяет без программирования, просто перехватом экрана и распознаванием текста с картинки решать несложные, но полезные кейсы по интеграции с внешними приложениями.

Встроенное приложение для сканирования DocuWare Scan App – полезная дополнительная функция, которая в классических ECM-системах обычно вынесена за рамки основного продукта.

Мобильное приложение для удаленной загрузки документа PaperScan. Отсканированный на камеру смартфона документ напрямую загружается в «лоток» DocuWare и обрабатывается в соответствии с заданной логикой. В отечественных СЭД всё происходит несколько сложнее: с помощью камеры делается снимок документа, который потом необходимо определенным образом переслать.

Интеграция с ERP-системой SAP (Connect to SAP) – функционал не уникальный, но очень важный для комплексного взаимодействия ECM с другими информационными системами организации.

Комментарий вендора

Андрей Буркин, руководитель департамента офисных сервисов RICOH Rus, Ltd, комментирует:

«Мы видим огромный потенциал для DocuWare в России и СНГ: наша система универсальна, гибка и покрывает более широкий спектр задач, чем имеющиеся на рынке решения. Её самым главным преимуществом является фокус на задачах бизнеса клиентов, возможности масштабируемости и внедрения как в компаниях, где трудятся всего 100 человек, так и в крупных корпорациях с количеством сотрудников 10 тысяч и более.

 

Андрей Буркин, руководитель департамента офисных сервисов RICOH Rus, Ltd

Андрей Буркин, руководитель департамента офисных сервисов RICOH Rus, Ltd

 

Сегодня в России мы наблюдаем ситуацию, когда средний бизнес отказывается от инвестиций в IT-технологии, видя в них только решение сиюминутных задач, но не инструмент для будущего развития. Бизнес не будет вкладывать деньги в продукты, от которых завтра им придётся отказаться. Другая ситуация у крупных компаний: множество внутренних процессов заставляют внедрять решения по автоматизации, но при этом программные решения, призванные упрощать и автоматизировать, трудозатратны с точки зрения интеграций друг с другом. Поэтому КПД таких решений остаётся низким, а универсального ПО нет.

Точнее, не было. DocuWare строится на базе 14 различных модулей, которые клиент может выбрать и добавлять по мере развития бизнеса. А ещё система легко интегрируется с внешними системами Outlook, SAP и 1С, можно работать с ней через мобильное приложение. Для меня, например, очень важна возможность оперативного согласования договоров, коммерческих предложений и партнёрских скидок: эти вопросы требуют высокой скорости принятия решений.

Нельзя не сказать и про COVID-кризис, с которым мы так неожиданно столкнулись. Многие компании, уйдя на «самоизоляцию», остались без доступа к своим документам и были вынуждены отчасти остановить работу. Используя систему DocuWare, компаниям не пришлось бы делать этого, т.к. все документы всегда будут у них под рукой. Неважно, где находится человек – в офисе, дома, или застрял на курорте: если там есть интернет, все документы всегда будут с ним, а бизнес будет работать».

Резюме

Оценивая продукт с точки зрения отечественного потребителя ECM-систем, мы хотели бы выделить несколько преимуществ DocuWare, которые могут привлечь к себе внимание потенциальных заказчиков:

  • автоматизация операций документооборота с возможностью сохранение и выгрузки документов в необходимом формате;
  • четко контролируемый безопасный авторизованный доступ;
  • усовершенствованные функции поиска и отображения документов;
  • безопасное подключение мобильных приложений и веб-клиентов из любой точки мира;
  • совместимость со стандартными приложениями непосредственно с многофункциональных устройств Ricoh.

В качестве ECM-системы DocuWare обеспечивает автоматизацию рабочих процессов документооборота и надежную защиту данных, возможность работать со списками задач, электронными уведомлениями и напоминаниями. Поддерживается быстрый поиск документов по запросу независимо от источника данных (ПК, электронная почта, документ Microsoft Office или отсканированный бумажный оригинал), управление записями, отчетами и возможность проводить мониторинг. Отметим и две модели распространения DocuWare: локальная инсталляция на сервере заказчика или облачный сервис SaaS.

На наш взгляд, основные преимущества DocuWare состоят в том, что с помощью этого программного продукта можно автоматически обрабатывать любые типы документов: письма, чертежи, рисунки, файлы и сообщения электронной почты, независимо от их источников. Кроме того, DocuWare объединяет файлы в едином централизованном хранилище документов, к которому можно получить коллективный доступ, в том числе из других программ через стандартные интерфейсы, web-доступ или с использованием программных инструментариев. 

DocuWare является отличным инструментом, ориентированным на оцифровку и увеличение эффективности работы организации. Его использование приведет к существенному сокращению количества бумаги и автоматизации сложных бизнес-процессов.

Помимо основного функционала, возможна установка дополнительных модулей, которые расширят функциональные возможности и позволят настроить систему под индивидуальные требования.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация бизнес процессов, СЭД, электронный документооборот, ECM, Ricoh