Семинар «Электронный архив»

Программа семинара «Электронный архив»:

Создание с нуля: основные этапы. Методология и принципы организации архивов электронных документов.

• Определение потребностей организации в ЭА и планирование функций ЭА.
• Определение структуры архива и степень взаимосвязи документов в нем.
• Основные принципы и задачи организации ЭА.
• Стандарты, руководства и методические рекомендации.
• Экспертиза ценности документов и целесообразности их перевода в ЭА. Разработка регламентов. Приоритетность документов, переводимых в ЭА.
• Основные этапы создания ЭА: перевод бумажных документов в электронный вид, ввод документации, база архива, индексация оцифрованных документов по типу, дате создания, названию и т.д.
• Степень подготовленности сотрудников и уровень их доступа к документам.

Требования и проблемы организации архивного хранения документов.

• Способы и проблемы обеспечения сохранности, целостности, и аутентичности (подлинности) электронных документов. Технологии поддержки миграции электронных документов.
• Хранение документов временного, долговременного и постоянного сроков хранения. Сортировка документов. Автоматическое выделение документов (носителей с документами) с истекшим сроком хранения.
• Взаимодействие архивного отдела и IT-служб при работе с ЭА.

Нормативно - правовая база в области архивного хранения документов: общие принципы организации долговременного хранения документов (электронных и бумажных).

• Нормы и стандарты, регламентирующие порядок хранения документов.
• Особенности ведения архива: финансовой документации, организационно-распорядительных документов, проектной документации, технической документации.

Программное обеспечение электронного архива.

• Основные виды ПО для создания ЭА.
• Готовое решение или разработка "под себя", плюсы, минусы, стоимость в сравнении.
• Выбор поставщика ПО.
• Разработка технического задания поставщику (интегратору) на полный цикл внедрения ПО для ЭА.
• "Подводные" камни гарантийных обязательств, технической поддержки и сопровождения.
• Форматы хранения электронных документов (pdf, doc, rtf и др.) Проблемы хранения электронных документов различных форматов их возможные решения.
• Реализация электронных архивов на основе аутсорсинга.
• Требования к персоналу по работе с ПО ЭА: обучать своих, нанимать новых или аутсорс? Выбор оптимального варианта по цене, срокам и качеству.

Техническое обеспечение электронного архива.

• Оборудование, необходимое для ведения ЭА. Различные ценовые варианты.
• Требования к сопровождению, технической поддержке и сервису.
• Проблема модернизации аппаратуры.
• Обеспечение действительности электронной подписи в течении всего срока хранения.

Электронный архив первичной бухгалтерской документации и депозитарий электронных копий договоров.

• Создание электронного хранилища первичных бухгалтерских документов и интеграция его с бухгалтерскими учетными системами организации.
• Автоматизация подготовки подборок копий первичных бухгалтерских документов.
• Репозиторий электронных копий договоров и система контроля исполнения договоров.

Практический отечественный и зарубежный опыт хранения электронных и бумажных документов.

• Практические кейсы и решения на рынке электронного архива. Примеры успешного внедрения и использования архивного хранения электронных документов на ведущих предприятиях страны.

Контакты: interclient@cntiprogress.ru, 8 (800) 333-88-44