Семинар «Электронный архив: управление архивными электронными ресурсами организации»

Программа семинара «Электронный архив: управление архивными электронными ресурсами организации»

1.Нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота и организации электронного архива.

Комментарии к стандартам и типовым требованиям в контексте развития Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Электронный архив и электронный документооборот: связь и различия. Понятие смешанного документального фонда. Жизненный цикл электронных документов.

Юридические условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.

2.Формирование электронных архивных коллекций и фондов: актуальные подходы к разработке типовой структуры. Ресурсы удаленного доступа (через Internet и Intranet).

3.Информационные системы различного назначения и их функции: электронный архив финансовой и бухгалтерской, организационно-распорядительной, кадровой документации, электронный архив договоров, электронная библиотека, электронный каталог, электронная картотека и др.

4.Системы электронного документооборота: классификация и основные принципы функционирования. Обзор рынка СЭА и СЭД , критерии выбора системы.

5.Этапы проектирования электронного архива организации.

Внедрение электронного архива самостоятельно или через внедренческую компанию (аутсорсинг): плюсы и минусы обоих вариантов. Ценообразование.

Обследование деловых процессов для разработки технических требований к электронному архиву. Технико-экономическое задание, его функциональное и юридическое значение.

Систематизация данных. Создание иерархического каталога документов. Стандарт на описание (атрибуты) электронных документов.

Опытная эксплуатация ресурса.

Реализация требований национальных стандартов и классификаторов информации при создании и внедрении СЭД.

6.Комплектование электронного архива, учет и хранение электронных архивных документов.

Современные технологии комплектования архивных фондов. Навигатор комплектатора.

Экспертиза ценности электронных документов.

Обработка, ввод и учет электронных документов. Автоматизация процесса ввода документов в систему.Сканирование (поштучное, потоковое), штрих-кодирование, специализированные промышленные решения по оцифровке документов. Имиджинг документов. Распознавание при вводе документов. Индексация документов и создание электронных регистрационных карточек, автоматическое атрибутирование документов при вводе.

Условия хранения и доступа к электронным информационным ресурсам. Режимы хранения электронных носителей.

Проверка аутентичности файлов.

7.Управление системами электронного архива.

Доступ к документам на основе прав пользователей. Администрирование системы (регистрация новых пользователей, определение их прав).

Актуальные международные стандарты, регламентирующие практику управления электронными архивными записями.

8.Просмотр документов, работа с копиями дел. Расширенные возможности поиска и отображения документов и их группировки. Возможности предоставления доступа, в т.ч. коммерческого, к электронному архиву и электронным информационным ресурсам через Internet.

9.Обеспечение информационной безопасности электронного архива организации.

Организационно-правовые основы технической защиты конфиденциальной информации в электронном архиве организации.

Эксплуатационная надежность и масштабируемость электронных систем защиты информации и персональных данных.

Системы резервного копирования.

10.Мониторинг использования электронных источников.

11.Система электронной отчетности: защита от несанкционированного доступа, обеспечение корректного документооборота.

12.Межведомственное взаимодействие между архивами и внешними организациями, внутри организации.Обзор классификаторов информации различного типа при межведомственном обмене информацией.

13.Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия: опыт Санкт-Петербурга.

14.Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.

Занятия ведут руководители и специалисты-практики компаний, внедряющих СЭА; руководители и специалисты электронных архивов предприятий и организаций Санкт-Петербурга, преподаватели ведущих профильных вузов.

Контакты: interclient@cntiprogress.ru, 8 (800) 333-88-44