Семинар «Электронный документооборот предприятия. Организация системы управления технической документацией»

Занятия проводят ведущие специалисты-практики в области организации системы электронного документооборота предприятия.

Опытом внедрения электронного документооборота технической документации делятся руководители подразделений ведущих предприятий Санкт-Петербурга.

1) Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота на предприятиях.

• Государственная политика формирования единого информационного пространства и переход к Федеральной системе электронного документооборота (СЭД).
• Основные изменения действующих стандартов ЕСКД, СПДС, учитывающие переход к СЭД. Проблемы адаптации стандартов ЕСКД и ЕСТД. Требования и возможности. Специальные требования к электронным документам. ГОСТ 2.051-2006 ЕСКД. Вопросы ЭЦП. ГОСТ 2.102-68 (изм. 8) ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов. ГОСТ Р 21.1001-2009 СПДС. Общие положения. ГОСТ Р 21.1101-2009 СПДС Основные требования к проектной и рабочей документации. Требования к хранению документов. ГОСТ 21.1003-2009 СПДС. Учет и хранение проектной документации. ГОСТ 2.501-88 (переиздание 2003 с изм. 1 2006) ЕСКД. Правила учета и хранения. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (с изм.), правила, регламенты, методики и письма Росархива. Требования к управлению документами.

2) Подсистемы, необходимые для успешного функционирования системы производственного электронного документооборота.

• Главные функции СЭД и сервисы централизованного управления СЭД по регламентам СМК.
• Требования ГОСТ к СЭД и к учётно-регистрационным картам документов в электронной форме. Варианты реализации.
• Контроль и оптимизация рабочего времени сотрудников при использовании сервисов СЭД.
• Разработка стандартов предприятия и нормоконтроль технической документации на основе СЭД.
• Мотивация сотрудников предприятия, подрядчиков и партнёров при реализации возможностей СЭД.
• Предоставление доступа к электронному архиву через Internet.

3) Электронный архив предприятия.

• Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Стандарты, руководства и методические рекомендации.
• Перевод документов в электронную форму. Сканирование документов из архивов предприятий, НИИ, КБ.
• Индексация. Создание поисковой базы данных.
• Управление электронными архивными ресурсами предприятия.
• Учет и подготовка проектной документации для последующей передачи в архив предприятия.
• Особенности экспертизы ценности электронных документов. Требования к архивному хранению электронных документов.

4) Особенности организации архива технической документации. Перевод бумажных документов в электронную форму.

• Обследование бумажного архива документов, имеющегося на предприятии. Типы, форматы и состояние документов.
• Техническое задание на проекте по сканированию документов.
• Выбор оборудования для сканирования документов на основе обследования бумажного архива. Оборудование для сканирования чертежей и сшитых документов.
• Постановка процесса сканирования внутри компании или аутсорсинг услуг? Преимущества и недостатки.
• Программное обеспечение для сканирования и пост-обработки изображений.
• Залповый ввод документов в электронную систему. Атрибутирование и индексирование документов.
• Контроль качества на проекте по сканированию: оценка качества на этапе непосредственно сканирования, формирования массивов документов, индексации и атрибутирования. Критерии качества получаемых изображений. Допустимое количество ошибок и их исправление.

5) Электронная подпись. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63 «Об электронной подписи». Виды подписей. Описание и технические характеристики, требования. Порядок получения электронной цифровой подписи в удостоверяющем центре.

6) Особенности работы с электронными юридически значимыми документами.

7) Информационная безопасность и защита интеллектуальной собственности в системе электронного документооборота предприятия.

• Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
• Классификация информации по степени защищённости данных и её реализация в СЭД предприятия. Защита СЭД от вредоносных кодов и информационных вторжений.

8) Организация инженерно-технического электронного документооборота на предприятии.

• Автоматизация процедур директивного управления применительно к технической документации.
• Технический документооборот: с точки зрения управления, как часть процесса проектирования изделия в рамках ИПИ (CALS) технологий. Использование СЭД для целей согласования/утверждения проектной документации в бумажном и электронном виде и работы над проектами.
• Автоматизация проектных процедур в компании. Средства управления проектами. Внутренний портал для автоматизации элементов управления и хранения проектных документов в рабочей группе. Коллективная работа над проектом.

9) Критерии выбора системы электронного производственного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения.

• Современная практика и оценка качества СЭД, их выбора и эффективности эксплуатации. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД.
• Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Платформы IBM, Microsoft, Oracle и российских компаний. Рейтинг-анализ 30 лучших вариантов СЭД.
• Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД.
• Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.

10) Практические вопросы внедрения электронного документооборота технической и других видов документации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД. Опыт компаний ОАО «Арсенал», ОАО «Ижорские заводы».

11) Круглый стол.

Всем участникам выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации (72 часа очно-заочной формы) (лицензия ААА № 002144 от 24.10.2011)

Запишитесь на семинар и познакомьтесь с подробной программой на нашем сайте.

Тел.: 8(800) 333-88-44 (звонок по России бесплатный)
e-mail: client@cntiprogress.ru