Семинар «Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы»

Программа семинара «Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы»

1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Положение о службе ДОУ. Штатная численность. Должностные инструкции, полномочия специалистов. Нормативы времени на выполнение работ.
2. Законодательное регулирование делопроизводства в органах власти и местного самоуправления. "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"; "Положение о системе межведомственного электронного документооборота"; "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". ГОСТ Р ИСО 15489-2007.
3. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения.
4. Общие правила оформления документов с учетом нормативных требований.
   Изготовление документов. Подготовка текстов документов. Использование оттиска печати при оформлении документов. Контроль за соблюдением правил оформления документов.
   Деловая переписка. Виды деловых писем: внутренняя переписка, докладные, служебные, объяснительные записки и т.д. Предмет и цели переписки. Требования к составлению и оформлению делового письма, к языку и стилю делового письма. Этикет делового письма.
   Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи.
   Практикум по оформлению документов.
5. Организация документооборота. Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Контроль за исполнением документов. Работа с обращениями граждан - соблюдение 59-ФЗ. Работа с документами служебного пользования. Нормативная документация. Перечень документов, составляющих коммерческую тайну.
6. Средства автоматизации делопроизводства и документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной подписи.
   Основные функциональные возможности систем электронного документооборота.
   Информационно-поисковая система по документам в электронном документообороте: принципы построения, объект применения, эффективность использования.
   Особенности перехода к работе с электронными документами. 
   Совмещение бумажного и электронного документооборота.
7. Текущее хранение документов. Понятие сводной номенклатуры дел, ее назначение и использование. Требования к составлению номенклатуры дел организации, систематизация заголовков дел. Правила формирования документов в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Перечни документов с указанием сроков хранения (типовые, ведомственные).
8. Подготовка дел к хранению. Организация экспертизы ценности документов. Положение об экспертной комиссии (ЭК). Организация работы ЭК. Оформление дел и результатов экспертизы. Архивные описи управленческой документации и документов по личному составу. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Особенности составления акта.
9. Обеспечение сохранности документов. Архивное законодательство и его применение в деятельности архивов. Организация работы с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности.
   Организация ведомственного хранения документов. Комплектование архива документами структурных подразделений. Классификация и учет документов в архиве. Проверка наличия и состояния дел в архиве. Передача документов в случае приватизации, ликвидации или реорганизации предприятия. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов, сокрытие информации и др. Использование документов архива. Выдача справок социально-правового характера.
10. Организация архива на предприятии. Правовые и нормативно-методические основы содержания и функционирования архива. Положение об архиве, штатное расписание, должностные инструкции, организация труда. Требования к помещению архива, создание оптимальных условий хранения документов. Планирование работы архива. Координация работы с другими службами предприятия. Договорная деятельность по оказанию услуг. Использование архивного законодательства при работе государственных, муниципальных архивов с предприятиями и организациями всех форм собственности.

Занятия проводят специалисты в области документационного обеспечения управления и сотрудники Центрального Государственного архива Санкт-Петербурга.

Контакты:interclient@cntiprogress.ru, 8 (800) 333-88-44