«1С-Рарус» в 2 раза ускорил согласование договоров на хлебозаводе «Фан Фан Бейкери»

ООО «Фан Фан Бейкери» («ФФБ») — высокотехнологичное предприятие по производству замороженного хлеба, основанное в 2015 году. Завод выпускает более 30 тысяч тонн продукции ежегодно. Хлеб поставляется в большинство федеральных и региональных торговых сетей на территории страны.

«Фан Фан Бейкери» проводит обучение, обеспечивает логистическую поддержку и контроль качества в торговых точках, тем самым вносит вклад в устойчивое развитие отрасли. В компании работает свыше 200 человек.

До 2025 года на предприятии не было единой системы управления договорной работой: сотрудники использовали электронные таблицы и вели переписку по электронной почте. Согласование документов занимало много времени, отследить статус договора было сложно. Руководство решило внедрить систему электронного документооборота, чтобы оптимизировать бизнес-процессы.

Для реализации проекта пригласили компанию «1С-Рарус», имеющую опыт создания ECM-систем для производственных предприятий. За основу взяли «1С:Документооборот» - решение поддерживает сложные бизнес-процессы и бесшовную интеграцию с используемой на заводе учетной системой «1С:ERP».

За три месяца специалисты «1С-Рарус» настроили и доработали систему электронного документооборота под потребности подразделений предприятия. Автоматизирован весь цикл договорной работы: от подготовки проекта до передачи договора в архив. В систему заложили маршруты согласования для разных типов документов, определили ответственных и разграничили права доступа, настроили управление задачами и поручениями.

Ключевые результаты проекта:

• Внедрение подсистемы контроля исполнения задач помогло повысить исполнительскую дисциплину. Задачи стали выполняться быстрее, потому что каждый понимает свою зону ответственности. Реализовано прозрачное отслеживание ответственных и контрольных дат.
• Модуль управления договорами обеспечил централизованный учет документов и контроль сроков исполнения во всех удаленных подразделениях компании. Система присылает напоминания: скоро истекает срок договора, пора отправить на согласование, подходит дата оплаты.
• СЭД адаптирована под интеграцию с учетной программой «1С:ERP Управление предприятием». Системы обмениваются данными, не нужно вносить дважды одну и ту же информацию. Настроено взаимодействие между подразделениями, сотрудники работают в единой информационной базе.
• Созданная система позволила внедрить оперативный контроль и на 20% сократить сроки обеспечения производственных нужд.

Главный результат — договоры согласуются в 2 раза быстрее. Это реальная экономия рабочих часов для всей команды.

Киреев Даниил Владимирович, начальник отдела АСУ «Фан Фан Бейкери»: «Нам пришлось синхронизировать требования всех подразделений. У отделов не было единых правил — вели документооборот как привыкли. Мы настроили маршрутизацию согласования, открываешь договор — видишь, где он сейчас, кто должен посмотреть следующим. Не нужно обзванивать коллег и выяснять, на чьем столе лежит документ. У нас производство, нам важно с клиентами работать, новые продукты запускать, технологии улучшать. А договоры движутся по системе автоматически, без нашего постоянного контроля».

Ценным результатом внедрения стали позитивные изменения в проектной культуре компании. Опыт, полученный при совместной работе по современным лекалам, мы проанализировали и использовали для усовершенствования подходов к управлению другими бизнес-инициативами, повысив их общую эффективность».