Архив президента РФ переводится в электронную форму

Во время этого этапа (август 2003 г. — март 2004 г.) на одной “линейке ввода”, обслуживаемой пятью специалистами, было отсканировано, проиндексировано и помещено в электронный архив около 500 тыс. страниц архивных документов. Общий же объем президентского архива — свыше 2 млн. документов, содержащих в общей сложности более 15 млн. страниц. Причем ежегодно этот архив становится примерно на 250 тыс. страниц “толще”.

В открытый доступ планируется выложить примерно треть архива, так как остальные документы имеют те или иные грифы секретности. Ориентировочная дата окончания проекта (в случае использования до пяти “линеек ввода”) -- 31 декабря 2006 г.  По словам координатора по маркетингу, PR и рекламе корпорации “Электронный Архив” Маргариты Назаровой, документы, хранящиеся в “Электронном архиве президента”, представлены в виде графических образов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких, как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т. д.

В то же время оболочка архива предоставляет пользователям возможности поиска нужных им материалов по полям карточки документа (так называемый поиск документов по индексным полям). Кроме того, существует возможность контекстного поиска по содержанию архивных документов (при вводе документов в систему происходит их распознавание с помощью пакета ABBYY FineReader 7.0). Используя “Электронный архив президента”, можно работать не только с графическими образами документов и электронными текстовыми материалами, но и с электронными копиями звуковых записей, а также видео- и кинофильмов. Кроме того, архив позволяет готовить подборки документов и записывать эти подборки на компакт-диски или иные носители данных. Причем работа с данными подборками — в смысле используемого интерфейса и поисковых возможностей -- ничем не будет отличаться от работы с полным архивом.

В перспективе пользователями “Электронного архива президента” станут представители различных подразделений Администрации президента РФ, профильных структур органов государственной власти, министерств и ведомства, а также граждане РФ (не исключено, что происходить это будет через сайт www.prezident.ru или другую Интернет-площадку). Пока же доступ к виртуальному архиву президента РФ возможен только с 10 рабочих мест, установленных в архиве реальном. 

Однако в перспективе предполагается не только выложить содержимое электронного архива на специальный сайт, но подключить этот архив к системам документооборота организаций и ведомств органов власти, а также интегрировать с существующими системами автоматизации других подразделений Администрации президента РФ.