АйТи приступила к финальному этапу проекта создания крупнейшей в России системы электронного документооборота в Федеральной налоговой службе России

Федеральная налоговая служба России – крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами. В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота (СЭД) ФНС был выбран программный комплекс БОСС-Референт, собственная разработка АйТи на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект АйТи и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД стартовал в 1999 году и выполняется в три этапа.

В течение 1999 года был реализован пилотный проект внедрения системы в одном из подразделений центрального аппарата (ЦА) ведомства. После окончания полномасштабного развертывания СЭД в центральном аппарате в 2001 году в системе работали свыше 1000 сотрудников. Тогда же по результатам опытной эксплуатации было принято решение о тиражировании СЭД в региональных структурах налоговой службы.

В ходе второго этапа, с 2002-го по 2004 год, проектная команда выполнила внедрение СЭД в 82 Управлениях Федеральной налоговой службы (УФНС) по субъектам РФ. Кроме того, в 2003 году было осуществлено опытное внедрение системы электронного документооборота в 7 Межрегиональных инспекциях по федеральным округам и 7 Межрегиональных инспекциях по крупнейшим налогоплательщикам.

«С самого начала проекта функционал СЭД ФНС России постоянно расширяется. Действующее решение в значительной степени отвечает потребностям ведомства в области документооборота. В 2001 году проектная команда начала вести работы по адаптации системы для центрального аппарата, а позже и для региональных управлений. Поскольку задачи, которые решают центральный аппарат налоговой службы и региональные управления, несколько отличаются, то в результате мы получили два решения – СЭД для центрального аппарата и СЭД для региональных управлений», – комментирует Николай Пашкин, исполнительный директор департамента систем электронного документооборота компании АйТи.

В 2005 году стартовал завершающий этап создания единой ведомственной СЭД, в рамках которого в систему будут включены около 1500 районных, межрайонных и городских инспекций ФНС.

В течение 2005 года специалисты АйТи совместно с сотрудниками ГНИВЦ ФНС внедрили систему электронного документооборота в инспекциях Москвы, Московской области и Санкт-Петербурга – всего 116 объектов. На сегодняшний день СЭД, охватывающая инспекции Санкт-Петербурга, Москвы и Московской области, запущена в промышленную эксплуатацию.

В целом функциональные возможности СЭД ФНС охватывают все ключевые процессы ведомства в области документационного обеспечения управления:

• обработку входящей / исходящей документации, включая заявления налогоплательщиков
• работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов
• ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.)

Архитектура СЭД ФНС построена с учетом иерархической структуры ведомства и содержит более 50 баз данных (БД).

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия-ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

Также такие базы данных, как «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков), разделены для ЦА, управлений и инспекций.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

«В настоящее время 70% документооборота ФНС ведется в электронном виде. В результате внедрения СЭД сократилось время обработки документации. Стало возможным быстро осуществлять передачу информации между структурными подразделениями Федеральной налоговой службы, а следовательно, принимать решения и согласовывать документы. На мой взгляд, велика заслуга СЭД ФНС и в повышении уровня исполнительской дисциплины: движение документов абсолютно прозрачно, что облегчает контроль за исполнением назначенных в системе поручений и соблюдением установленных сроков. Включение в ведомственную СЭД инспекций – один из ключевых моментов проекта, так как именно на уровне инспекций происходит основная работа с налогоплательщиками. С расширением системы и включением в нее новых инспекций синергетический эффект от использования СЭД будет только расти», – отметил Георгий Ломинашвили, начальник отдела сопровождения и внедрения ПО электронного документооборота ГНИВЦ ФНС России.