Финансы уйдут в электронный документооборот

Проект закона о виртуальном обороте документов

Госдума рассматривает законопроект об электронном документообороте в организациях по всей России. Благодаря ему, операции с денежными средствами могут перейти на полностью электронный документооборот, что сократит расходы организаций на хранение и обработку бумажных документов. Если инициатива будет принята депутатами, то вступит в силу через 180 дней после решения.

Законопроект даёт организациям право создавать в установленном порядке электронные дубликаты бумажной документации. Отличительными чертами документа станут реквизиты, а управление и отслеживание использования будет происходить при помощи метаданных.

Оригинал электронной копии обязательно хранить не менее одного года. Такой срок указан в связи с возможными спорами по документам, обычно возникающим в течение первого года от проведённой операции.

Электронный двойник для документов, регулируемых архивным законодательством, тоже может использоваться, но регламент хранения бумажного экземпляра, в этом случае, будет регулироваться органами архивного делопроизводства.

В случае обнаружения расхождении между бумажным и электронным файлами, приоритет все так отдаётся вещественному документу, находящемуся на руках физлица.

Электронный функционал

Для электронной документации доступна опция преобразования формата, в случае его устаревания, что значительно продляет срок ее службы. При этом содержимое документа никак не меняется, а вот зафиксировать новые реквизиты и метаданные, а также подписать новый вариант квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на проведение конвертации, будет необходимо. Обновлённый документ работает по тем же правилам хранения, что и устаревший.

Технические требования к порядку создания электронного дубликата, системе проведения конвертации устанавливается правительством. Однако, условия могут быть изменены исходя из профиля органа регулирующего документооборот. Это могут быть дополнительные требования по составлению или срокам хранения. Процедура принятия электронного документа на хранение, также будет регламентирована. Он будет состоять из фиксации данных о дате и лице передавшем акт, а также формате и других метках, заверенных электронной подписью приемщика.

Информационная система имеет функцию выдачи документов по запросу третьим лицам. Она осуществляется совместно с описью документа и, конечно, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, выдавшего запрашиваемое. Электронная документация может быть полностью уничтожена, однако, система все равно сохранит методанные каждого файла.

Где пройдёт цифровой след

Новые правила могут использоваться, например, организациями занимающимися распространением рекламных материалов. При создании бланков о согласии на получение материалов рекламного характера пользователями, электронный документ будет более удобен в использовании. Операторы связи могут создавать электронные дубликаты согласий на обработку персональных данных или отзывов таких согласий, а также договоров оказания услуг и получения информационных рассылок. При зарегистрированных письменных обращениях в госорганы или иные структуры, электронные дубликаты тоже могут создаваться.

Предприятия вправе создавать электронные дубликаты первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторских заключений касающихся этих данных. При заключении сторонами договора на бумажном носителе, любая из сторон в праве создать электронный дубликат файла.