Lotus проник на мебельное производство

Компания ComputerAge Spb завершила проект по внедрению системы документооборота на базе технологий IBM Lotus в компании ДЭФО – одном из крупнейших производителей и поставщиков офисной мебели в Cеверной столице. Основная задача проекта – оптимизировать коллективную работу сотрудников в центральном офисе заказчика и их взаимодействие с другими петербургскими и региональными филиалами.

Торгово-производственная компания ДЭФО основана в 1998 году в Петербурге и специализируется на разработке, производстве, оптовой и розничной продаже офисной мебели. Магазины компании сегодня работают более чем в 20 городах России, включая Москву, Владивосток, Екатеринбург, Казань, Красноярск, Нижний Новгород, Новосибирск, Пермь, Ростов-на-Дону, Самару, Тольятти, Тюмень и т.д. На Северо-Западе розничная сеть представлена в Петербурге, Пскове, Архангельске и Мурманске.

Компания ComputerAge основана в 1996 году в Москве и на сегодняшний день является одним из ведущих российских системных интеграторов, оказывая, в числе прочих, такие услуги, как внедрение интегрированных систем управления предприятиями, ИТ-аутсорсинг, ИТ- и бизнес-консалтинг, поставки серверных решений. ComputerAge является авторизованным партнером более 30 ведущих мировых производителей, таких как IBM, Hewlett Packard, Microsoft, Novell, Relavis, APC, RiT, Avaya, Symantec, Red Hat, Legrand, ISS, Symbol и др. Компания имеет представительства в Петербурге и Новом Уренгое. Особенность этого игрока в том, что он практикует тактику слияний: так, в 2004 году под брендом ComputerAge начала работать московская компания ADP.COM, в январе 2006 года завершилось объединение с компанией RepCo. Также недавно ComputerAge удалось усилить свои позиции в Северной столице: под этим брендом теперь работает петербургский интегратор Sunny Bright. В числе заказчиков ComputerAge такие компании, как AIG Life, Ikea, General Electric, General Motors, Motorola, Oriflame, «Альфа-Банк», «Ростелеком», «ВымпелКом», «Лукойл Петролеум», «Татнефть-Москва» и др.

В компании ДЭФО реализовано новое комплексное решение по управлению бизнес-процессами и документами FlowDoc, ставшее первым результатом совместной работы ComputerAge и Sunny Bright. Оно уже используется в таких предприятиях, как «Бритиш Американ Тобакко Россия», ЦНИРТИ ФГУП, ОАО «Ленэнерго», научно-исследовательских институтах «Ленниихиммаш» и «Ленморниипроект», также на днях завершилось внедрение в проектно-изыскательском институте «Ленгипротранс».

Процесс внедрения в компании ДЭФО занял около месяца и был условно разделен на три примерно равных по продолжительности этапа: первый их них включал экспресс-обследование делопроизводства и существующей структуры хранения документов и разработку технического задания на внедрение FlowDoc и Domino Document Manager. В рамках второго этапа были проведены установка и настройка системы управления документами, разработка структуры карточек документов регистрация пользователей, установка и настройка системы делопроизводства FlowDoc и т.д. На заключительном этапе проводилось обучение сотрудников ДЭФО, в чьи обязанности в дальнейшем будет входить администрирование и пользование системой. Стоимость такого проекта, по оценкам экспертов, $20-25 тыс., однако, как отметили в ДЭФО, предстоит дальнейшая работа и связанные с ней затраты на то, чтобы организовать работу во всех региональных филиалах.

В ходе анализа структуры предприятия сотрудники ComputerAge Spb отметили следующие ее особенности: географическая распределенность, большое количество документации, и хранимой документации, необходимость работы с различными типами документации (техническая, маркетинговая, финансовая), большое количество оперативной информации, к которой необходим доступ из регионов. Не располагая системой электронного документооборота, заказчик сталкивался с отсутствием налаженного управления бизнес-процессами и визуального контроля прохождения документов, а также с экспоненциальным ростом объемов информации, который приводил к потерям документов и увеличению времени, требуемого для их поиска и согласования.

Рассказывая о проекте на базе IBM Lotus в компании ДЭФО в рамках своего доклада на конференции «Интеграция информационных ресурсов и повышение эффективности взаимодействия» (см. выпуск новостей от 13 сентября 2006 г.), интересную статистику привел генеральный директор ComputerAge Spb Олег Казьмин: «Когда в крупной компании не используют систему электронного документооборота, в среднем 30 % рабочего времени тратится на поиски и согласование документов, 6 % документов безвозвратно теряются притом, что каждый внутренний документ может иметь до 20 копий. Внедрение электронного документооборота экономит как время, так и деньги: производительность труда возрастает на 20-25 %, а стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже в сравнении с бумажными», – сообщил Олег Казьмин.

Таким образом, в ходе разработки технического задания был поставлен ряд задач, включая организацию эффективной системы хранения и управления текущей документацией, обмена данными с региональными представительствами, введение единого стандарта работы с электронными документами, автоматизацию подготовки, учета и исполнения входящей, исходящей и распорядительной документации, внедрение поддержки коллективной и групповой работы. При реализации проекта особое внимание уделялось как надежности и бесперебойности работы системы в целом, так и высокому уровню защиты информации и гибкости настроек доступа к каждому отдельному документу. Также было выдвинуто требование к открытости и расширяемости системы: она должна была иметь открытый интерфейс прикладного программирования (API) для возможности настройки и расширения функциональных возможностей как силами специалистов заказчика, так и силами специалистов третьих фирм.

Основной элемент архитектуры решения – сервер IBM Lotus Domino, на котором установлены IBM Lotus Domino Document Manager и FlowDoc, взаимодействовать с которым могут сотрудники как петербургских офисов компании, так и региональных представительств: первые через клиентский терминал Lotus Notes, вторые – через Интернет с помощью веб-интерфейса. Последнюю возможность предоставляет как раз система FlowDoc, построенная на основе платформы Lotus Domino и Lotus Workflow.

Хранилище документов представляет собой библиотеку, включающую в себя иерархическую структуру кабинетов (например, «Санкт-Петербург»), секций (например, «Отдел маркетинга»), ящиков и подшивок – в последних хранятся непосредственно документы, к примеру, фотографии и прайс-листы, относящиеся к той или иной серии офисной мебели. Пользователь на своем рабочем месте имеет возможность сортировать доступные документы по определенным признакам: дате регистрации, типу документа, адресату или отправителю и т.д. При этом единый интерфейс навигатора позволяет работать с документами из различных баз данных и отслеживать маршрут прохождения документа с индикацией его текущего состояния. В числе дополнительных возможностей пользователя – настройка автоматического заполнения ряда атрибутов в зависимости от типа подшивки, настройка автоматического создания иерархии в зависимости от типа документации (финансовая, маркетинговая и т.д.) и т.д.

«Если кратко сформулировать, что мы выиграли в результате внедрения, то стоит отметить два основных момента: мы получили систему, благодаря которой сможем, во-первых, эффективно работать с нашими региональными представительствами, во-вторых, навести порядок во внутренних документах», – резюмирует системный администратор компании ДЭФО Сергей Коньков.

Рубрики: Интеграция, ПО