Цифра лес бережет. Электронный обмен документами сильно сократил потребление бумаги

Связанные с пандемией нового коронавируса ограничения перевели большую часть делового общения в цифровой формат. Это дало возможность сократить использование бумаги, а значит, внести вклад в сохранение лесов, воды, энергии и других ресурсов. Но и до пандемии предприятия пробовали разные способы сокращения использования бумаги - это технологии "умной" печати, покупка бумаги из вторсырья, сбор бумаги для переработки и электронный документооборот (ЭДО).

Лидером по внедрению ЭДО в России стали госорганы. Например, Фонд социального страхования РФ с 2017 года реализует проект по электронным больничным. В марте этого года их было выдано уже 2,6 миллиона (для сравнения, в марте прошлого года - один миллион). С этого года любой работник по желанию может оформить электронную трудовую книжку. Также минтруд разработал сервис для ведения электронного кадрового документооборота, который должен заработать в третьем квартале этого года.

Что касается бизнеса, ЭДО активнее внедряют крупные предприятия. По данным исследования СКБ "Контур" и "Газпромбанк Автолизинг", всего 5 процентов микро- и малого бизнеса используют электронный документооборот, малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения - примерно в 12 процентах случаев. Лидируют по цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения, - из них активно использует ЭДО половина.

Из-за перехода на удаленку бизнес стал внедрять ЭДО чаще. За первый квартал на 30 процентов выросло количество данных, переданных через систему юридически значимых электронных документов, сервис документооборота между торговыми сетями и поставщиками стали использовать на 27 процентов чаще. Объем передачи электронных документов увеличивается каждый год, отметил руководитель направления ЭДО в СКБ "Контур" Илья Бублик, растет и число организаций, внедряющих ЭДО. "Дальнейшее проникновение сервисов - вопрос времени, ведь большинство компаний внедряют ЭДО последовательно: клиентов и поставщиков переводят на новый формат обмена документами в несколько этапов. При этом запуск электронного документооборота зачастую является одной из составных частей общего проекта цифровизации на предприятии. А изменение бизнес-процессов всегда требует времени и финансовых затрат", - рассказал эксперт.

В мае Банк ВТБ и Ростелеком впервые подписали в системе электронного документооборота договор о предоставлении банковских гарантий и обеспечительной документации. Для этого использовалась усиленная квалифицированная электронная подпись. "Технология электронного подписания не только позволяет упростить процесс для всех вовлеченных сторон и сделать его быстрее, но и открывает широкие возможности по дальнейшему переводу в цифровую плоскость документарных и кредитных продуктов", - отметил начальник управления документарного бизнеса департамента транзакционного бизнеса, старший вице-президент ВТБ Константин Савельев. В этом квартале банк планирует начать применять возможность удаленного подписания договоров по различным видам сделок и операций.

В начале года системы ЭДО для работы с партнерами внедрил "Ситилинк". Как отмечают в компании, это позволит оптимизировать взаимодействие, а также снизит затраты на документооборот за счет снижения почтовых расходов. "Более 300 наших партнеров уже подтвердили намерение перейти на ЭДО. Кроме того, многие приветствуют бережное отношение к природным ресурсам. По нашим оценкам, система ЭДО позволит сократить потребление бумаги только за первый год внедрения на 4 тонны. Если все партнеры перейдут на ЭДО, это поможет сэкономить около 23 тонн бумаги в год", - рассказала директор по корпоративным продажам "Ситилинк" Елена Шамбер.

С большой ответственностью к оптимизации использования природных ресурсов относятся и в PwC в России. "На ежемесячной основе мы анализируем и подсчитываем основные показатели потребления ресурсов в наших центральных и региональных офисах. Выявленные тенденции позволяют нам корректировать рост и находить новые, рациональные способы контроля и снижения воздействия на окружающую среду. Мы также занимаемся просветительской работой наших сотрудников, ищем возможности участия в экологических проектах в регионах присутствия", - рассказали в компании.

Благодаря активному переходу PwC в России на электронный документооборот закупаемый объем бумаги по сравнению с 2018 годом снизился на 4,4 процента и составил 61 465 килограммов в год. Количество сдаваемой на переработку бумаги по сравнению с прошлым годом практически не изменилось и составило 105 407 килограммов. В PwC в России используются принципы работы, основанные на отказе от бумажных носителей, а также "умная" печать. "Благодаря сданной на переработку бумаге нам удалось сохранить около 1 тысячи деревьев, сэкономить около 2 тысяч литров воды и около 105 кВт электроэнергии, а также уменьшить выбросы СО2 в атмосферу на 178 килограммов", - посчитали в компании.

По оценкам международной Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями, за счет экономии тонны бумаги можно сохранить 17 деревьев, 26 тысяч литров воды и 240 литров горючего. ЭДО позволяет бизнесу сэкономить и на расходах: как отмечают в СКБ "Контур", отправка документов через систему электронной передачи данных обходится в 5-7 раз дешевле, чем стандартной почтой.

Евгения Носкова

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот