Молодым везде у нас дорога. Разработчик систем документооборота рассказал вузам о своей программе для учебных заведений

Компания «Электронные офисные системы» завершила цикл вебинаров мероприятием для высших учебных заведений на тему автоматизации собственного документооборота и использования СЭД в учебных целях. Представители компании рассказали потенциальным и действующим клиентам о новостях и тенденциях на рынке СЭД, представили программу «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!», продемонстрировали возможности продуктов ЭОС, в том числе и в контексте реальных проектов.
В ходе мероприятия представители компании ЭОС рассказали о программе для учебных заведений «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!», которая заключается в том, что разработчик предоставляет свои продукты для использования в учебном процессе. В частности, учебным заведениям по специальному прейскуранту и без предоплаты предоставляются до 20 лицензий систем «Дело», «Кадры», «Архивное дело», eDocLib и EOS for SharePoint со всей сопроводительной документацией, а также помощью в установке и эксплуатации системы («горячая линия»). Кроме того, для организаций, внедривших системы ЭОС в учебный процесс, предусмотрены скидки в размере 50 % при покупке систем для собственных управленческих нужд.

В программе участвует порядка 250 университетов, академий, вузов, техникумов, колледжей и лицеев из 107 городов России, Украины, Беларуси, Молдовы, Казахстана и Кыргызстана. Всего в рамках программы поставлено свыше 7,2 тыс. автоматизированных рабочих мест. В программе сотрудничества может принять участие любое высшее или среднее специальное учебное заведение, имеющее государственную лицензию и ведущее преподавание делопроизводственных и архивоведческих дисциплин. Чтобы получить ПО компании ЭОС для учебных целей по специальному прейскуранту, необходимо предоставить подписанные соглашение и лицензионный договор, письмо на бланке учебного заведения на имя генерального директора компании ЭОС, а также копию лицензии об образовательной деятельности. После получения подписанных документов учебному заведению предоставляется комплект программного обеспечения со всей сопроводительной документацией по специальной цене 100 рублей.
СЭД «Дело»
СЭД «Дело»

Cотрудник учебного заведения может пройти бесплатное обучение на партнёрских курсах. В рамках программы ведущие сотрудники компании участвуют в проведении совместных конференций, семинаров, круглых столов, тесно взаимодействуя с такими учебными заведениями, как РАГС, Высшая школа документоведения РГГУ, Российская экономическая академия им. Г. В. Плеханова и др. Ежегодно компания ЭОС проводит всероссийский конкурс студенческих работ «Напиши реферат – получи ЭОС-стипендию!», в которых приняли участие более 200 студентов 60 учебных заведений России, Беларуси и Украины.

В качестве примера внедрения в сфере образовательных учреждений было рассказано о проекте внедрения системы eDocLib в Московском авиационном институте – одном из крупнейших вузов в России, где работает свыше 2 тыс. преподавателей и обучается более 16 тыс. студентов. Внедрение системы стартовало в конце 2007 года и велось в рамках проектов по созданию современной автоматизированной системы вуза и системы менеджмента качества (СМК). Система eDocLib является новейшей разработкой компании ЭОС, позволяющей создать корпоративный сервер данных организации с централизованным хранением электронных документов, данных, знаний произвольного вида и предоставлением разнообразных сервисных функций систематизации, поиска и разграничения доступа. Система eDocLib дает возможность превратить разрозненную и бессистемно расположенную на разных компьютерах информацию в корпоративный ресурс, хранящийся в одном месте, снабжённый мощными средствами классификации и поиска, защищённый и управляемый в соответствии с выработанным организацией регламентом.
Главное окно системы eDocLib
Главное окно системы eDocLib

В данном проекте преследовались цели автоматизации работы приемной комиссии МАИ, организации хранения разнообразной информации (по СМК, научно-исследовательской части, по договорам и иным документам общего характера), а также создания гибкой и мощной системы разграничения и управления правами пользователей при доступе ко всему массиву хранимой информации.

На первом этапе проекта с помощью системы eDocLib была автоматизирована работа приемной комиссии МАИ. eDocLib сохраняет и упорядочивает все данные по каждому абитуриенту (впоследствии – студенту) с момента подачи документов в вуз до окончания учебного заведения: заявления, копии документов, данные об успеваемости и переводах, а также другие существенные сведения. На сегодняшний день система существенно развилась и проникла во все учебные процессы вуза. Сегодня ЕСМ-система eDocLib в МАИ – это каталогизированное хранение разнородных документов, особенно отсканированных, со связанными с ними регистрационными карточками. В ECM-системе eDocLib хранятся документы по проектам. В этом случае заводится карточка для проекта, а к ней прикрепляются все создаваемые в процессе документы.

Как отмечают в самом институте, преимущества использования eDocLib заключаются в быстром освоении системы пользователями, «подтягивании» инфраструктуры ИТ, высокой гибкости ограничения доступа, простоте создания карточек, возможности создания карточек без документов и в простоте системного администрирования. В перспективе планируется внедрение eDocLib в бухгалтерии МАИ для хранения документов, связанных с договорами, «распределённое» хранение для СМК  по подразделениям и процессам, а также внедрение ECM в отдельных подразделениях.

Как и предыдущие веб-семинары, данный был разделён на теоретическую часть и на практическую. Последняя включала в себя демонстрацию возможностей продуктов ЭОС. Помимо уже упомянутых решений, участвующих в программе сотрудничества, было рассказано и о системе криптографической защиты «Карма» и программной надстройке для MS Word для создания и подписания электронного документа ЭЦП EDSIGN. Эти продукты не распространяются по маркетинговой программе для вузов по той причине, что для обучения работы с ними достаточно демо-версии.

Напомним, что компания ЭОС этой осенью проводила еженедельные веб-семинары, адресованные как потенциальным, так и действующим коммерческим и государственным клиентам. В ходе мероприятий были освещены методики выбора, внедрения и масштабирования СЭД (см. новость раздела ЭОС от 30 сентября 2010 г.), рассказано о проектах в сфере электронного правительства (см. новость раздела ЭОС от 11 октября 2010 г.), представлены выполненные проекты для коммерческих структур и продемонстрированы новые возможности продуктов компании (см. новость раздела ЭОС от 20 октября 2010 г. ). Некоторые вебинары содержали крупную теоретическую часть, другие, как, например, предпоследний, посвящённый действующим госзаказчикам, были преимущественно посвящены демонстрации систем и рассказу о возможностях, появившихся в новых версиях продукта. Завершился данный цикл семинаров мероприятием для клиентов из образовательной сферы. Напомним также, что наряду с веб-семинарами компания ЭОС этой осенью провела восьмую ежегодную конференцию «Осенний документооборот-2010», основным трендом которой стало активное развитие электронных услуг и межведомственного документооборота в этом году, связанное с расширением законодательной базы и поддержкой государства (см. новость раздела ЭОС от 26 октября 2010 г.).

Рубрики: Интеграция, ПО, Web

Ключевые слова: автоматизация документооборота, система документооборота, система электронного документооборота, СЭД, организация документооборота, электронный документооборот, ЭОС, студенты