Про ECM и электронный документооборот. Поговорили на круглом столе в Петербурге

Отметим, что круглый стол «Лучшие практики внедрения корпоративных СЭД и систем ЕСМ-класса» состоялся на площадке технопарка «Технополис», где систематически проводятся встречи, направленные на формирование и развитие городской инновационной среды. В первой части заседания представители компаний Microsoft и «Электронные офисные системы» рассказали о возможностях платформы Microsoft SharePoint и сторонних решениях по документообороту на ее основе.

Консультант по технологиям Microsoft Павел Чужмаров обозначил общий подход корпорации к управлению рабочей информацией. Основная цель ECM-систем сводится к упорядочению «хаоса» всех корпоративных данных, отметил спикер и проиллюстрировал доклад примерами повышения эффективности работы организации уже на этапе перехода к структурированному хранилищу данных на SharePoint. Документы в интеллектуальном хранилище на SharePoint можно структурировать по названию отдела, имени клиента, по их статусу, размеру, виду (счет-фактура, отчет, договор) или даже по сумме договора. Благодаря этому, поиск файлов в общем хранилище занимает минимальное количество времени. При этом для всех данных можно устанавливать разные политики хранения, отмечая, сколько должен существовать тот или иной документ. Также система дает возможность оповещать пользователя при любом изменении того или иного файла. На этом же этапе предусмотрены инструменты контроля рабочих процессов, к примеру, контроля стадий согласования документов и многое другое. «Допустим, перед нами стоит задача поиска документов по какому-то ключевому слову, – объясняет г-н Чужмаров. – Если система выдала нам пару тысяч вариантов, в три клика мы можем их сузить до нужного результата за счет их индивидуальных параметров, их мета-данных. Мы можем сузить поиск по типу документа, или по автору, или по последней записи. Поиск в SharePoint очень эффективен и зачастую решает задачи, которые невозможно решить в обычном хранилище данных».

Консультант по технологиям Microsoft Павел Чужмаров
посвятил свой доклад платформе SharePoint

В целом платформа Microsoft SharePoint представляет собой платформу класса ЕСМ, предназначенную для управления корпоративной информацией. SharePoint объединяет в себе возможности портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики. Преимущества этой платформы, по словам менеджера по продуктам компании ЭОС Александра Осипова, заключается в том, что весь ее функционал изначально находится «в коробке» и клиент не должен закупать дополнительные опции для реализации каких-либо сервисов. Удобно также, что систему можно обслуживать и развивать силами штатного ИТ-специалиста, а работать с ней можно в том числе с мобильных устройств. Кстати, платформа является мировым лидером рынка ECM по Gartner на сентябрь 2010 года.

Существует большое количество сторонних решений, расширяющих возможности Microsoft SharePoint. У компании ЭОС разработано специальное решение для реализации задач документооборота на базе SharePoint – EOS for SharePoint. «В типовом решении SharePoint не хватает функционала именно для автоматизации документооборота по требованиям российского рынка. Поэтому мы разработали продукт EOS for Sharepoint, и сейчас это самая популярная СЭД на данной платформе. Она отличается, прежде всего, гибкостью настроек и идеально подходит для территориально распределенных организаций. Система позволяет объединить документопоток, автоматизировать документооборот с разными филиалами и создать единое информационное пространство внутри компании», – объясняет Александр Осипов.

Менеджер по продуктам компании «ЭОС» Александр Осипов раскрыл возможности EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint обеспечивает организацию централизованного хранения рабочих документов и классический документооборот, то есть обработку входящих, исходящих и внутренних данных. Решение автоматизирует подготовку проектов документов, включая процессы их согласования, визирования и утверждения; автоматизирует повседневную работу пользователей с документами, контроль исполнения этой работы, специфические для отдельных предприятий процессы обработки документов и проч. Все основные функциональные модули EOS for SharePoint доступны «в коробке», однако существуют и дополнительные, необходимые лишь некоторым организациям, модули, которые поставляются отдельно – это поточное сканирование, электронная цифровая подпись и архив. Решение позволяет организовать внешний электронный документооборот с партнерами организации и интегрируется с другими информационными системами. Важным его преимуществом является адаптация к требованиям российского документооборота. При внедрении EOS for SharePoint , помимо документооборота, в компании реализуются также задачи корпоративного портала, электронного хранилища и проч. (подробнее о продукте – см. материал раздела EOS for SharePoint от 15 ноября 2010 г.).

По окончании первой части круглого стола выступила менеджер по развитию «Технополиса» Ольга Андреева, которая рассказала о технопарке и тех услугах, которые могут получить его резиденты. Напомним, что spbIT.ru уже неоднократно освещал работы «Технополиса» (см., например, новость раздела Technopolis от 1 августа 2011 г.).

Менеджер по развитию «Технополиса» Ольга Андреева рассказала о своем технопарке

Вторая часть круглого стола была посвящена практикам внедрения систем электронного документооборота на SharePoint, а также особенностям и рискам реализации СЭД в целом. Специалисты компании «Офис-Док» – партнера ЭОС – рассказали о недавних проектах внедрения EOS for SharePoint.

Петербургская компания «Офис-Док», один из крупнейших партнеров «ЭОС», приехала на круглый стол в расширенном составе: (слева направо) генеральный директор компании «Офис-Док» Григорий Матвеев, руководитель проектов внедрения информационных систем «Офис-Док» Денис Урусов, руководитель проектов внедрения информационных систем «Офис-Док» Андрей Пятов

Среди заказчиков на систему EOS for SharePoint у «Офис-Док» – петербургская фармацевтическая компания «Империя-Фарма» и «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания», а также несколько организаций. В первом случае особенностями проекта явилось максимальное использование стандартных возможностей продукта и короткие сроки реализации. Во втором – проект оказался интересен специфичными решениями автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей деятельности клиента.

Руководитель проектов внедрения информационных систем «Офис-Док» Денис Урусов
презентовал проекты, выполненные компанией на базе платформы EOS for SharePoint

Начальник отдела компании «Офис-Док» Андрей Крекотун представил обобщающий практический опыт внедрения СЭД. Так, отметил спикер, периодически случаются ситуации, когда запущенная система электронного документооборота не используется в полной мере. Зачастую это сопровождается активным противодействием со стороны отдельных сотрудников организации. Все это происходит в результате того, что различные группы персонала – руководители, сотрудники тех или иных отделов, ИТ-специалисты – имеют свои собственные ожидания от результатов внедрения системы, часто не совпадающие с ожиданиями другой группы. «Таким образом, большинство общих проблем в таких проектах лежат в области столкновений интересов отдельных групп в одной организации», – отмечает Андрей Крекотун.

Начальник отдела компании «Офис-Док» Андрей Крекотун рассказывает
о практических особенностях реализации проектов компании

Иные особенности и даже недостатки проектов электронного документооборота обозначил в своем выступлении начальник управления предпринимательства и поддержки промышленности КэрППиТ администрации Санкт-Петербурга Юрий Шойдин. По словам спикера, основной причиной неудачных внедрений СЭД является некорректное определение потребностей заказчика интегратором. «Я часто сталкиваюсь с аудитом систем электронного документооборота, – объясняет г-н Шойдин. – Первая проблема, которая проявляется практически при любом внедрении, заключается в том, что исполнитель некорректно определяет потребности клиента. Он не выявляет четких целей проекта и требований к проекту, в результате чего занимается решением неверно сформулированных проблем и сталкивается с действительным сопротивлением системы». Также, отмечает спикер, на предварительном этапе проверки инфраструктуры заказчика интегратор не всегда анализирует его готовность к проекту, определяет модели зрелости компании, полностью учитывает организационные и программно-технические особенности. Отметил г-н Шойдин и инструмент MOREQ2, облегчающий организациям выбор нужной СЭД.

Начальник управления предпринимательства и поддержки промышленности КэрППиТ администрации Санкт-Петербурга, член SPb CIO Club Юрий Шойдин рассказал о подводных камнях внедрений СЭД

Подробнее о MOREQ2 рассказала руководитель направления развития информационных систем ЗАО «ПетрозаводскМаш» Инна Сенчугова. MOREQ2 – это комплекс типовых требований к системам электронного документооборота, впервые переведенный на русский язык силами «Гильдии управляющих документацией» в 2008 году. Сборник содержит 716 требований к управлению электронными документами и разделен на 12 модулей – модуль системы классификации и организации дел, управления доступом и безопасности и проч. Основной его задачей является помощь компаниям, осознавшим необходимость внедрения СЭД, в формулировании всех задач, которые система будет призвана решить, и выборе на этой основе наиболее подходящего продукта. Таким образом, MOREQ2 сегодня является наиболее полным документом, фиксирующим требования к системам документооборота, неким стандартом СЭД.

Руководитель направления развития информационных систем ЗАО «ПетрозаводскМаш», член SPb CIO Club Инна Сенчугова темой для своего доклада выбрала MOREQ2

Помимо прочего, Инна Сенчугова положительно прокомментировала выступления других спикеров круглого стола: «Мероприятие получилось достаточно интересным, слушателям было предоставлено большое количество информации, необходимой в дальнейшей работе. Я услышала не только предложения от вендоров. Со мной поделились опытом коллеги, уже использующие систему электронного документооборота. Думаю, что нужно собираться чаще и большим составом, тем более хотелось бы больше услышать о реализованных качественных проектах».

Круглый стол «Лучшие практики внедрения корпоративных СЭД и систем ЕСМ-класса» собрал 25 участников

«Очень хочется поблагодарить всех партнеров за это мероприятие, – отметила начальник отдела маркетинга компании ЭОС Елена Иванова, – в частности, «Технополис». Это современный технопарк, полностью соответствующий концепции нашей компании, так что нам здесь было очень уютно. Отдельно также хочется выразить благодарность докладчикам за практическую часть. Я считаю, что рассказы о проектах – это очень интересно для потенциальных пользователей, ведь это реальный опыт и, как правило, уникальный».

«На мероприятии узнал, как и чем сейчас представлен рынок электронного документооборота, – отметил директор интернет-департамента «Блик Телеком» (входит в ОАО «ЛЭК Телеком») Александр Попов. – Считаю это весьма важной информацией, даже если пока что у нас нет планов по внедрению SharePoint. Организация мероприятия вызвала только позитивные эмоции, очень понравилось помещение «Технополиса», существование которого в Петербурге стало для меня приятным сюрпризом».

«У меня, как человека, который занимается исследованиями в данной области, больший интерес вызвала информация о практическом применении СЭД, – добавил аспирант СПбГПУ Александр Прокофьев. – Из текущих презентаций мне больше всего понравилась презентация Юрия Шойдина, так как она содержала именно практический опыт в проблемных областях. Именно это и было самым интересным для меня: информация не о том, что внедрили, – и все стало хорошо, а о тех особенностях, когда внедрили, – и все-таки что-то надо улучшать, над чем-то еще надо работать. А вообще, все доклады были хороши, всех слушал с интересом».

В перерывах и по окончании круглого стола его участники активно общались между собой

«Подобные мероприятия предоставляют ценность в том, что здесь удается найти возможность говорить на одном языке и с компаниями-заказчиками, и с кандидатами, – поделилась соображениями консультант по подбору персонала по направлению «ИТ и телекоммуникации» рекрутинговой компании АНКОР Варвара Агапонова. –  Для меня как консультанта, занимающегося подбором персонала в сфере информационных технологий и развивающего экспертизу с точки зрения подбора кандидатов, это особенно ценно. Впрочем, для меня, неспециалиста по системам электронного документооборота и SharePoint, отдельный интерес представляли рассказы о сотрудничестве компаний друг с другом, было любопытно увидеть, как между ними идет партнерское взаимодействие».

«К сожалению, не все зарегистрировавшиеся пришли – аудитория была более разнообразной, – отметил Андрей Крекотун из «Офис-Док». – Хотя, конечно, я понимаю, что не все зависит от организаторов: кто-то пообещал прийти, но не пришел, а в целом все было организовано хорошо, люди собрались интересные. Хотя мне и удалось вступить в полемику с Юрием Шойдиным, но в целом хотелось бы видеть на подобном круглом столе больше дискуссий».

«Очень интересной оказалась информация по поводу представленной системы электронного документооборота на основе SharePoint, – рассказал начальник лаборатории ИТ ФГУП НИИЭФА им. Д. В. Ефремова Игорь Безручкин, – а также с большим удовольствием прослушал доклад, посвященный стандарту MOREQ2».

«Меня заинтересовала информация о реализованных проектах, особенно та ее часть, которая касалась сроков внедрения, которые в некоторых случаях показались мне слишком короткими, – прокомментировал начальник отдела ИТ концерна «Океанприбор» Станислав Реутович. – Я сам хорошо знаком с SharePoint и знаю, что значит делать на нем проекты, особенно те, которые, как говорится, не «из коробки». Значит, либо заказчики не до конца «прониклись» SharePoint, либо им что-то еще предстоит доделывать».

«Я считаю, что сегодня действительно интересное мероприятие, на котором Microsoft в качестве вендора рассказал о своем подходе построения систем для управления данными, – резюмировал Павел Чужмаров из Microsoft. – Тема круглого стола весьма актуальна: данными обладает каждая организация, с каждым годом данных становится все больше, и ими надо эффективно управлять. Также сегодняшнее мероприятие характеризует его практическая направленность, поскольку наши партнеры рассказали о возможностях своего решения и приводили опыт внедрения, рассказывая истории успеха. Надеюсь, у уважаемых гостей мероприятия, создалось полное представление о возможностях и опыте использования платформы SharePoint».