SPb CIO Club продолжает решать общие проблемы

После приветственных слов от членов правления Петербургского клуба ИТ-директоров с докладом «Виртуальные команды» выступил член правления клуба, начальник управления ИТ ЗАО «Ижорский трубный завод» Тимофей Левицкий. Как пояснил ведущий мероприятия, руководитель отдела развития информационных систем ГК ТК Николай Михельсон, сегодня для каждого проекта можно подобрать любого специалиста нужной квалификации, находящегося в какой-либо удалённой точке. Первым опытом работы с удалёнными ИТ-специалистами было использование «офшорных программистов», затем стали пользоваться популярностью т. н. фрилансеры – внештатные сотрудники. На сегодняшний же день существует реальная возможность создавать виртуальные команды, способные успешно реализовывать сложные проекты в любой сфере (в том числе и ИТ). Опытом работы с таким командами и поделился с членами SPb CIO Club г-н Левицкий.

Для начала выступающий постарался определить для себя и  участников заседания точное значение понятия «виртуальная команда». По мнению Тимофея Левицкого, такие команды точно используются в разработке ПО, при удалённой поддержке филиалов компаний или аутсорсинге, а также вне области ИТ – например, при конструировании сложных технических комплексов (если говорить об опыте прошлых лет, такие команды можно назвать условно виртуальными, так как во время проектирования крупных предприятий во времена, когда средства связи были далеки от нынешних, основным объединяющим средством были ГОСТы). При этом г-н Левицкий предложил не относить к виртуальным командам такие виды работ, как удалённое программирование нескольких не связанных между собой сотрудников, ежегодный отчёт, проводимый с использованием видеоконференцсвязи, услуги «телефонного секретаря», обычное централизованное управление и т. п. Таким образом, докладчик вместе с залом сформулировал основные характеристики виртуальной команды: результат работы каждого члена коллектива должен зависеть от остальных, а сама работа и виртуальное общение между членами команды должны происходить постоянно, с достаточно высокой периодичностью. Одним из названных критериев была работа виртуальной команды именно над проектами, но с этим, как и со многими другими мнениями были согласны не все участники обсуждения. Такое различие взглядов на виртуальные команды связано ещё и с тем, что чёткого определения этого понятия просто не существует.

Далее Тимофей Левицкий пояснил, почему компании обычно отказываются от создания виртуальных коллективов и решают возникающие потребности в решении задач удалённо другими способами. «Одна из, казалось бы, актуальных причин привлечения удалённых специалистов – нехватка квалификации у имеющихся в собственном городе. Но сложно представить себе ситуацию, при которой в Петербурге или Москве (если говорить об условиях, в которые поставлены члены Петербургского клуба ИТ-директоров) не найдётся какой-либо специалист, которого при этом можно будет отыскать в другом регионе», – пояснил г-н Левицкий. Кроме того, обычно работа виртуальной команды считается более выгодной для бюджета компании, так как происходит экономия средств на командировках при работе с удалёнными объектами. Но, как отметил Тимофей Левицкий, при подсчёте средств, затраченных на поиски удалённых специалистов, а также других затрат на содержание виртуальной команды зачастую оно не приносит никакой экономии для компании и даже несёт дополнительные расходы.

После обсуждения общих сведений о работе с виртуальными командами докладчик дал ответ на своевременно возникший вопрос : а зачем же тогда вообще создаются  виртуальные коллективы? Г-н Левицкий привёл конкретный пример из собственного опыта, касающийся работы над срочным проектом в очень удалённом объекте, транспортные расходы на дорогу до которого были достаточно высоки. При этом в районе объекта практически отсутствовала какая-либо связь, а из-за нахождения компании и объекта в различных часовых поясах имела место большая разница во времени. К тому же существовали неразрешимые кадровые проблемы, связанные с отсутствием вблизи объекта крупных населённых пунктов со специалистами необходимой квалификации. В связи со всеми этими причинами было принято решение создать виртуальную команду: отправить на объект команду фрилансеров, при этом виртуально сообщающуюся с подобранными экспертами, находящимися в других городах, и с руководством проекта. Периодически проводились реальные встречи с руководителем проекта, посещавшим удалённый объект. Без подобного контактирования невозможна никакая виртуальная работа: во-первых, личный контакт с руководителем имеет сильное воздействие на сотрудников, во-вторых, командировки руководителя на объект дают иногда единственную возможность «живого» общения с заказчиком. Как рассказал Тимофей Левицкий, проблемой оказался и поиск сотрудников для подобной удалённой работы: собственных знакомств в таких случаях оказывается недостаточно, а агентства по подбору персонала достаточно инертны и предоставляют специалистов необходимой квалификации спустя достаточно длительный срок после запроса (это связано и с общей ситуацией на рынке труда в данный момент). Лучшим решением проблемы было бы формирование собственного сообщества фрилансеров, идею которого поддержали участники заседания и пообещали оказывать помощь внештатным ИТ-специалистам при создании подобной организации. Г-н Левицкий пояснил, что сам решал проблему с подбором персонала на удалённый объект с помощью привлечения специалистов, пострадавших от кризиса.

Затем, как рассказал докладчик, компания на собственные средства создала возможность подключения к Интернету на объекте (прежде всего  для возможности общения удалённых участников команды). «Скайп и сообщения по электронной почте важны при удалённой работе, и всё-таки сотрудники их воспринимают как нечто несерьёзное и постепенно теряют из вида цель своей работы. За 2-3 дня «живого» присутствия ситуация сильно меняется. Поэтому посещать объект было просто необходимо», – пояснил Тимофей Левицкий. Одной из важных составляющих работы в виртуальной команде является доверие между членами коллектива, для формирования которого также нужны периодические встречи команды (желательно вообще всех её участников). Как заметили присутствовавшие на заседании члены клуба, подобное доверие гораздо быстрее появляется между ответственными, «зрелыми» специалистами, поэтому при подборе виртуальной команды на первом месте должны стоять личностные качества сотрудников. Вопрос же о том, как ИТ-руководители находят сотрудников для подобной виртуальной работы, оказался актуальным для всех участников заседания.

В следующем выступлении член правления SPb CIO Club, руководитель отдела управления проектами Ibcon Евгений Корытный рассказал о современных инструментах работы с виртуальными командами на примере четырёх систем, продемонстрировав их работу участникам заседания. Самым простым и к тому же бесплатным сервисом является система для работы с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями Google Docs, позволяющая нескольким пользователям в режиме реального времени редактировать один файл. Кроме того, Google Docs имеет достаточно удобный календарь, но в ней отсутствуют многие функции, как, например, возможность регистрировать контакты. Следующей была продемонстрирована разработанная корпорацией Microsoft служба Office Live Workspace, представляющая собой бесплатный сервис, имеющий возможность работы с различными редакторами, папками, задачами, ведения календаря и в целом позволяющая создать нечто подобное корпоративному порталу. Для использования сервиса все члены рабочей группы должны быть зарегистрированы на сайте компании Microsoft, при этом отсутствует возможность добавления собственного домена низших уровней для портала. Ещё одна бесплатная система, созданная IBM, – Lotus Connection – имеет ещё больше функций (в том числе новости, рассылки и т. д.), но при этом работает чуть медленнее, чем её аналог от Microsoft. Последним был рассмотрен коммерческий продукт EMC Documentum eRoom, настраивающийся уже под конкретного заказчика, стоимость одной лицензии на который составляет около $400. Причём под одной лицензией могут работать все члены проекта, но при этом будет отсутствовать возможность разграничения уровней доступа, для которого необходимо приобретение большего количества лицензий.

Затем член Петербургского клуба ИТ-директоров Марат Козлов обсудил с залом основные «грабли», на которые «наступают» CIO во время проектной работы. Самой частой проблемой при работе над конкретным проектом является отсутствие заказчика – когда никто в компании не берёт на себя ответственность за проект и не может предоставить необходимую информацию о целях работы. Дополнительные трудности возникают при расплывчатости этих целей, которые к тому же могут изменяться по ходу исполнения проекта, что также осложняет ситуацию. Особенно актуальна в последнее время проблема недостаточного финансирования проектов, связанная с общей финансовой ситуацией в стране и мире, а порой и с нежеланием бизнеса понимать значимость вложений в ИТ. Кроме того, имеет место срыв договорённостей первым лицом – то есть одним из руководителей компании, который может перестать доверять исполнителям или просто переменить своё мнение относительно проекта по неизвестным для сотрудников компании причинам. Различные причины возникновения перечисленных проблем и способы их решения обсудили участники заседания, приводя конкретные примеры из собственной практики. Одной из главных причин появления практически любых препятствий при исполнении проекта было названо отсутствие универсального языка для всех его участников из различных подразделений компании, а также руководителей и акционеров организации. Важным способом разрешения многих сложных вопросов является документирование любой деятельности и любых договорённостей.

«Успешность каждого заседания мы измеряем уровнем активности аудитории и таймингом, то есть нарушением регламента – ведь задержка окончания  мероприятия говорит, прежде всего, о том, что участникам было действительно интересно, и об их желании продолжить обсуждение. Судя по сегодняшним этим двум показателям, очередное заседание удалось», – резюмировал куратор проекта «Без галстуков» Николай Михельсон.

Напомним, последнее летнее заседание клуба ИТ-директоров «Без галстуков» прошло 19 августа 2009 года и было посвящено выступлениям членов клуба (см. новость раздела SPb CIO Club от 21 августа 2009 г.). На традиционном заседании SPb CIO Club, проводившемся 27 августа 2009 года, обсуждалось взаимодействие ИТ и бизнес-анализа (см. новость раздела SPb CIO Club от 31 августа 2009 г.). Одним из последних проектов Петербургского клуба ИТ-директоров является онлайн-площадка для проведения тендеров в области ИТ Tender-Online.ru, которая также обсуждалась на последних летних заседаниях клуба (подробнее о проекте – см. новость раздела «Регулирование» от 27 августа 2009 г.).