ЗАО «Спецгазремстрой» автоматизировало документооборот

ЗАО «Спецгазремстрой» организовано в 1974 для строительства и капитального ремонта объектов газовой промышленности, расположенных в Северо-Западном и Центральном регионах России. За 35 лет существования предприятие зарекомендовало себя как серьезный, надежный партнер в области капитального ремонта производственных объектов газовой промышленности. Накоплен большой опыт в области строительного производства. Основной заказчик ЗАО «Спецгазремстрой» - ООО «ГАЗПРОМ ТРАНСГАЗ САНКТ-ПЕТЕРБУРГ».

Решение об автоматизации документооборота в «Спецгазремстрой» было принято с целью снизить трудозатраты и время согласования документов, упорядочить  процессы работы с документацией.

Леонид Якушев, ИТ Директор компании «Спецгазремстрой» рассказывает о предпосылках автоматизации: «Документооборот у нас характеризуется значительным числом входящих и исходящих документов, которые требуют внутреннего согласования. Процессы согласования итерационны и занимают много времени. Не говоря уже о человеческом факторе, ввиду которого могли встречаться сбои при движении документов внутри компании. Подобная ситуация перестала устраивать руководство». 

Было принято решение о внедрении электронной системы документооборота, которая может быть адаптирована под специфику ведения документов в компании. Во внедрении системы принимала участие компания БИТ - лидер среди фирм-партнеров в официальных рейтингах «1С». Основная стадия проекта была завершена за 2 месяца, автоматизировано 12 рабочих мест.

В результате проекта формализован и упрощен процесс согласования документов, за счет этого сроки согласования сократились в несколько раз. Теперь информационная система отслеживает этапы согласования документов и работу ответственных за него лиц, а также сохраняет версии и историю работы с каждым документом. Все это позволило повысить прозрачность движения документов по внутренней схеме согласования, улучшить контроль и управляемость документооборотом.

Настроено и взаимодействие новой системы с электронной почтой. Благодаря этому пользователи теперь получают напоминания о важных задачах без обязательного входа в систему.

Подводя итоги проекта Леонид Якушев отмечает: «Мы довольны полученными результатами. Специалисты компании БИТ отлично справились с поставленными задачам.  Внедренная система электронного документооборота существенно снизила потери времени на обработку движения документов, проект продолжает развиваться в соответствии с оптребностями бизнеса ».