Карелы принялись за «Дело». В республике налаживается электронный документооборот

Органы власти Республики Карелия в настоящее время реализуют региональную целевую программу «Информатизация Карелии» на 2008-2012 годы. В рамках концепции формирования электронного правительства Карелии администрация республики выделила три основных направления работы: повышение открытости информации о деятельности органов власти, оказание государственных услуг в электронном виде и внедрение систем электронного документооборота.

Проект создания единой системы документооборота органов исполнительной власти Карелии стартовал в 2007 году, когда заказчик приобрел первые рабочие места системы «Дело» и начал работы по организации каналов связи между администрацией главы республики, министерствами экономики, финансов и образования.

Напомним, что данная СЭД «Дело» – ключевая разработка компании ЭОС – стала первой в России СЭД, получившей сертификат качества Госстандарта РФ. В ряде субъектов РФ система «Дело» признана стандартом для местных органов власти. На Северо-Западе СЭД «Дело» работает в администрациях Ненецкого автономного округа (см. новость раздела ЭОС от 24 марта 2009 г.) и Северодвинска Архангельской области (см. новость раздела ЭОС от 14 августа 2008 г. и новость раздела ЭОС от 25 мая 2009 г.). Вообще же разработчик хорошо известен в СЗФО на протяжении более 5 лет и работает здесь более чем с десятью партнерами (см. новость раздела ЭОС от 12 мая 2008 г.). Основными и исторически крупнейшими из них являются две компании – это петербургская «Офис-Док» и калининградская «Весткомп Плюс». В 2009 году были заключены новые партнерские договоры – например, с компаниями «Несико» в Санкт-Петербурге (см. новость раздела ЭОС от 20 января 2009 г.) и «Би Эм Си» в Калининграде (см. новость раздела ЭОС от 12 мая 2009 г.).

Проект внедрения СЭД в органах исполнительной власти Республики Карелия разбит на три этапа. На первом планируется автоматизация регистрации документов в четырех ведомствах. На втором – организация обмена электронными образами документов. На третьем – внедрение и подключение к единой системе документооборота всех органов исполнительной власти республики. На каждом этапе одновременно решаются несколько задач: организация каналов связи, изучение существующих документопотоков, приобретение компьютерного оборудования и лицензий на программное обеспечение, принятие организационных решений и обучение сотрудников.

В начале декабря 2008 года администрация главы Республики Карелия приступила к внедрению учетного модуля системы документооборота. В этих целях на технологической площадке Петрозаводского государственного университета при содействии вышеупомянутой компании «Офис-Док» был развернут прототип системы «Дело», на котором тестировались все предлагаемые решения. По результатам тестирования оптимальные решения переносились на аналогичную систему, проходящую опытную эксплуатацию в администрации.

За первые месяцы 2009 года параллельно с поддержанием прежней системы учета документов, управлением документооборота администрации в систему «Дело» было введено более 200 документов межведомственного характера, что составило 19 % всех входящих документов. Также был проведен детальный анализ существующего в администрации документопотока, заполнены справочники, начата разработка единой номенклатуры дел и настройка параметров системы с учетом межведомственного обмена документами (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 5 марта 2009 г.). Теперь эта номенклатура дел предлагается органам исполнительной власти Карелии как основа при разработке ведомственных номенклатур.

С мая 2009 года в единую базу данных документооборота внесена информация о 21 тыс. документов (учётные и контрольные карточки, резолюции, информации о выполнении, отметки исполнителей, связь с другими документами). На сегодняшний день вся входящая и исходящая корреспонденция, проходящая через управление документооборота администрации, регистрируется в системе «Дело». Об этом сообщалось в докладе и. о. заместителя премьер-министра правительства Республики Карелия, руководителя администрации главы республики Людмилы Косюк «Электронный документооборот и электронные услуги как основа повышения эффективности государственного управления», который прозвучал 15 декабря 2009 года в ходе заседания правительства республики.

В Министерстве финансов Республики Карелия, а также в отделе по работе с обращениями граждан и протокольном отделе администрации сейчас завершается опытная эксплуатация системы. В органах власти республики установлено 154 рабочих места системы «Дело». Идут интенсивные работы по приобретению оборудования для серверного ядра системы, которое будет размещено в здании администрации, заключены государственные контракты на поставку необходимого оборудования, программного обеспечения и работ по настройке системы. На финансовое обеспечение заключенных контрактов направлены средства Программы информатизации республики и Фонда реформирования финансов. Суммарная стоимость заключенных контрактов превышает 3 млн рублей.

«Накопленный администрацией главы республики опыт внедрения системы «Дело» показывает, что основные проблемы перехода к цифровым технологиям связаны с необходимостью оптимизации существующих деловых процедур организации документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Карелия, а также с инертностью мышления специалистов и руководителей подразделений. Тем не менее при наличии мотивации и грамотных организационных решениях внедрение проходит успешно. Так, например, специалистам управления документооборота администрации, через которых проходит основная масса всех документов органов исполнительной власти республики, для овладения новой системой регистрации документов потребовалось всего три недели», – сообщает Людмила Косюк.

По итогам опытной эксплуатации СЭД «Дело» в администрации и Министерстве финансов Карелии отмечено, что это решение зарекомендовало себя как достаточно надежный и гибкий инструмент, который позволяет оптимизировать административные процедуры. Поэтому заказчик принял решение о том, что с начала 2010 года в полном объеме в СЭД начинается регистрация документов трех органов власти: Администрации Главы республики, Министерства финансов и Министерства экономического развития. А с 1 апреля 2010 года в единую систему электронного документооборота будет включено Министерство образования.

В дальнейших планах – переход к полномасштабному межведомственному документообороту между администрацией и министерствами, что потребует приобретение дополнительных рабочих мест СЭД «Дело», организации защищенных каналов связи, приобретение системы поточного сканирования документов, расширения использования ЭЦП.

По словам Людмилы Косюк, учитывая ограниченные возможности бюджета республики в 2010 году, неизбежно придется корректировать содержание мероприятий программы информатизации республики, определив приоритетным направлением начало промышленной эксплуатации СЭД, так как эта система является ключевым элементом электронного правительства.

Что касается других приоритетных направлений в рамках концепции формирования электронного правительства Карелии, то повышение открытости информации о деятельности органов власти осуществляется с помощью официального интернет-портала республики. Как рассказала Людмила Косюк, портал функционирует в круглосуточном режиме, он ведётся одновременно на трех языках. В течение 2009 года администрацией главы республики совместно со специалистами Петрозаводского государственного университета проведены работы по модернизации ресурса, существенной переработке его содержания. Особое внимание было уделено повышению интерактивности сервисов, развитию новых форматов общения с населением и механизмов обратной связи. На портале появились разделы, ориентированные на целевые группы посетителей, на страницах органов власти созданы «Виртуальные приёмные». В августе 2009 года заработал видеоблог главы Республики Карелия, на котором граждане имеют возможность ознакомиться с личным мнением руководителя республики по актуальным темам, разместить свои комментарии. Введена практика регулярного проведения интернет-опросов граждан республики по общественно значимым темам. Кроме того, в настоящее время разработано, интегрировано с порталом и запущено в опытную эксплуатацию программное решение, позволяющее гражданам отслеживать прохождение своих обращений в органы власти. Портал ежедневно посещают более 2 тыс. человек, треть из них – из-за рубежа.

Для выполнения третьей задачи – предоставления государственных услуг с использованием современных технологий – в Карелии с 2008 года ведется работа по созданию портала государственных услуг. «С Петрозаводским государственным университетом заключён долгосрочный контракт на разработку данного портала и реестра государственных услуг Республики Карелия. Все работы поэтапно запланированы на пять лет и будут завершены до конца 2012 года. К настоящему времени разработан и введён в опытную эксплуатацию прототип портала, который содержит описание 122 государственных услуг, оказываемых органами власти. Полная информационная поддержка осуществляется по 22 государственным услугам, по 45 услугам размещены формы заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги. Разработан механизм направления сведений на портал и в реестр непосредственно органами власти. Эта система будет апробирована в 2010 году. В этом же году начнётся опытная эксплуатация реестра государственных услуг», – говорит Людмила Косюк.

В ближайших планах – интеграция портала государственных услуг Республики Карелия с единым федеральным порталом государственных и муниципальных услуг. Механизмы такой интеграции предусмотрены, отмечает Людмила Косюк. Завершающим этапом работы (к 2012 году) станет внедрение технологий электронного взаимодействия в процедуры предоставления государственных услуг, то есть фактически полный перевод услуг в электронный вид.

В своем докладе Людмила Косюк также отметила, что в декабре 2009 года на базе Петрозаводского государственного университета группа из 13 руководителей и сотрудников структурных подразделений администрации Республики Карелия прошла курсы повышения квалификации по теме «Электронное правительство». В ходе обучения рассматривались такие вопросы, как структура нормативной базы развития электронного правительства в России, опыт реализации проектов создания элементов электронного правительства на федеральном и региональных уровнях, роль электронного документооборота в создании электронного правительства. В качестве практической работы слушателями были разработаны планы создания элементов электронного правительства, которые можно применить непосредственно на их рабочих местах.

Напомним, что в информатизации госструктур Республики Карелия участвуют и другие компании. Так, «ПетерСтар» планирует обеспечить организацию подсистемы связи и передачи данных инфокоммуникационного комплекса Государственной автоматизированной системы «Правосудие» в 18 судах республики (см. новость раздела «ПетерСтар» от 18 декабря 2009 г.). А «Почта России» внедряет здесь СЭД собственной разработки, призванную помочь в выплатах пенсий и пособий (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 15 сентября 2009 г.).