Docsvision в теории и на практике. В Москве завершилась III конференция Docsvision User Day

09.11.2015 |

Анна Тумакова.

В Москве прошла конференция Docsvision User Day, которую компания «ДоксВижн» традиционно проводит с целью обмена опытом внедрения, эксплуатации и развития решений на базе платформы Docsvision. Основным мотивом нынешней – третьей по счету – встречи стали инструменты контроля и оптимизации бизнеса в быстро меняющихся рыночных условиях. Представители «ДоксВижн» поделились своим видением перспектив дальнейшего развития системы, рынка СЭД, а также обсудили с гостями технологические тренды, в курсе которых сегодня нужно быть как топ-менеджменту, так и руководителям проектов по внедрению. В практической части встречи рассматривался опыт трех конкретных проектов, обсуждение которых проходило особенно активно. Как и в прежние годы, мероприятие собрало несколько десятков специалистов.

Напомним, что Docsvision User Day традиционно собирает аудиторию, объединённую интересом не только к одноименной системе, но и к растущим возможностям современных СЭД. «Круг успешно и выгодно автоматизируемых задач предприятия расширяется от года к году, и Docsvision User Day - прекрасная возможность подробно и на практике обсудить результаты в кругу коллег», - считают организаторы (см. новость раздела «ДоксВижн» http://spbit.ru/news/n122961/ от 8 октября 2015 г.). В числе гостей конференции, прошедшей 15 октября 2015 года в столичном центре Digital October, были как реальные заказчики, так и потенциальные пользователи платформы Docsvision.

Мероприятие открыл президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев с докладом «Тенденции рынка СЭД. Решения для бизнеса в быстро меняющихся условиях рынка». Он убежден: существующие изменения несут как минусы (консервативное бюджетирование - абсолютное снижение расходов в долларовом эквиваленте, отсрочка крупных инвестиций, поиск возможности минимизации лицензионных отчислений), так и плюсы. Не случайно китайский иероглиф «кризис» включает в себя два: «опасность» и «возможность».

«Опасность» и «возможность»

«С 1998 года мы пережили уже четыре подобных периода, и каждый дал стимул для дальнейшего развития компании и её роста. Мы неизменно наблюдаем, что в такое время меняется отношение заказчиков к системам автоматизации. Заказчикам нужен инструмент, быстро реагирующий на происходящее в мире. Необходим результат не через 2-3 года, а максимально быстро. Но необходимо думать и о том, что будет после кризиса, направлять деньги туда, где есть максимальная эффективность не только сегодня, но и в будущем, чтобы внедренные системы, решив локальную задачу сегодня, позволяли в дальнейшем эффективно развиваться. Такое развитие способна обеспечить наша система», - утверждает Владимир Андреев.

Система Docsvision за время своего существования сменила уже пять версий. Сейчас, уверен Владимир Андреев, Docsvision представляет собой универсальную платформу СЭД-ECM-BPM-ACM: решение включает полнофункциональный СЭД/ECM и BPM платформу, инструментарий управления задачами, ситуативного управления и управления динамическими процессами (Adaptive Case Management), инструментарий быстрой разработки «документоцентричных» приложений, набор готовых типовых кастомизируемых приложений (договоры, совещания, обращения граждан, претензионно-исковая работа). Все компоненты системы реализуются на единой платформе, все модули связаны между собой.

Видеорепортаж с мероприятия Docsvision User Day

Такое соединение возможностей систем разных классов в одном решении более чем актуально. «Еще несколько лет назад ECM и BPM выполняли разные задачи. Последнее время все мировые аналитики говорят о том, что любая крупная BPM содержит механизмы ЕСМ, и наоборот. Заказчик часто приходит к нам за ВРM. Если раньше под СЭД понимали в основном ОРД, то теперь СЭД превращается в «матрешку», где каждый уровень (архив, документационное управление, создание контента, BPM, отраслевое приложение) имеет свой специфический набор инструментов. Над всем этим можно выстраивать систему, контроля, мониторинга и анализа бизнес-процессов. Docsvision все это может: наша платформа достаточно гибкая, ориентирована на все перечисленные классы задач, имеет инструменты для управления всеми ими. Docsvision – это еще и инструмент разработки, и независимо от того, какие решения вы строите – все это можно сделать в единой среде. Можно строить решения на уровне платформы, можно брать готовые решения и достраивать их на уровне инструментов», - говорит Владимир Андреев.

Стратегия развития СЭД – от ДОУ к комплексной СЭД/ECM

Спикер также отметил, что сейчас появляется потребность в новых инструментах - Adaptive Case Management, которые позволяют автоматизировать процессы, на которые у заказчиков еще нет бизнес-моделей, но которые требуют контроля. Кроме того, он рассказал об отраслевом решении для предприятий ТЭК, которое успешно функционирует у одного из крупнейших заказчиков «ДоксВижн».

Руководитель продуктового направления «Платформа «ДоксВижн» Сергей Пуцин продолжил конференцию выступлением по теме «Сокращение стоимости владения системой. Быстрая миграция с дорогих зарубежных СЭД». Он перечислил основные причины, по которым возникает миграция: устаревание системы, несоответствие старой СЭД требованиям к функциональности, надежности или скорости работы, перенос документов между разными СЭД, импортозамещение, российская специфика СЭД/ECM, локализация и переход на новую версию и другие. Основные задачи миграции – это создание прикладного решения в новой СЭД и перенос накопленного архива данных. К проблемам миграции спикер отнес целостность данных (удаленные данные), большие объемы данных, отсутствие прямого соответствия между объектами систем, разные подходы к хранению документов и к версионности, необходимость преобразования документов и предварительной фильтрации мигрируемых данных.

Отдельно Сергей Пуцин ответил на вопрос, зачем проводить миграцию с Docsvision 4.5 на Docsvision 5, упомянув такие преимущества новой версии, как улучшенная поддержка ЭП в полном соответствии ФЗ-63, простота установки рабочих мест и дополнительные модули и приложения (Легкий клиент, Почтовый клиент, интеграция с «Диадок», МФО). В качестве инструмента миграции на новую версию рассматривалась новая утилита миграции, разработанная «ДоксВижн» и доступная заказчикам и партнерам бесплатно.

Руководитель продуктового направления«Приложения» «ДоксВижн» Алексей Рождественский
рассказывает о представленном на Docsvision User Day «Менеджере задач»

Руководитель продуктового направления «Приложения «ДоксВижн» Алексей Рождественский представил презентацию «Оперативное управление бизнесом – новое приложение Docsvision для совместной работы с задачами и проектами». «Существуют разные категории пользователей, и все они являются источниками и исполнителями множества задач, для управления которыми необходима их агрегация в «единое окно». Мы пришли к необходимости создания такого решения. Основная идея такова: чтобы сотрудники работали эффективно, управление процессами не должно требовать длительной формализации, предприятие и его бизнес-процессы должны быстро адаптироваться под изменяющийся рынок», - сообщил Алексей Рождественский. Далее он повел речь о новом модуле Docsvision - «Менеджер задач». Модуль имеет современный «воздушный» интерфейс контроля задач, обеспечивает гибкое управление простыми проектами и процессами, ведение корпоративной базы знаний (сохранение лучших бизнес-практик в виде шаблонов), несет в себе средства персональной продуктивности по методологии Getting Things Done и возможность интеграции с другими источниками задач в организации (например, с задачами, приходящими в электронной почте).

Возможности приложения Docsvision «Менеджер задач»

Далее Владимир Андреев выступил по теме «Контурная автоматизация как способ сократить сроки и стоимость внедрения. Практические примеры и расчеты». Речь шла о воплощении идеи разделить весь документооборот на контуры, а каждый контур на задачи, выделить простейшие функции для автоматизации, а потом последовательно расширять их перечень. «Есть, например, контур управления договорами – в нем можно выделить последовательные этапы. Например, последовательно обеспечивать фиксацию документов, привязку электронных документов, учет первичных документов и так далее. Где провести границу автоматизации контура – дело заказчика. Таким образом, первую задачу можно решить просто и дешево, затем, последовательно раздвигая границы автоматизации, в итоге получить эффективное комплексное решение», - делится Владимир Андреев.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев рассказывает о мероприятии Docsvision User Day

Прозвучал также доклад компании Canon. С докладом о совместных решениях Docsvision и Canon выступила руководитель направления «документные сканеры» «Канон Ру» DIMS Елена Бакулина. Сканирование и перевод документов из бумажного вида в электронный - тесно связанные задачи, поэтому ещё в 2014 году Docsvision и Canon создали совместное решение для потокового ввода документов в СЭД. Если наблюдать текущие тенденции рынка - все больше интереса наблюдается к мобильному сканированию. По опросу же присутствующей аудитории перевод бумажных документов в электронный вид применяют почти все, но новинками техники, например, поточными сканерами, пользуются только порядка 10 %.

Далее конференция продолжилась в рамках секции «Практический опыт автоматизации». Руководитель проектов «ДоксВижн» Михаил Тихонов рассказал об автоматизации процесса согласования договоров в компании T-Systems. В рамках этого проекта было необходимо создать регламенты обработки договоров в «бумажном» виде, разработать три достаточно сложных бизнес-процесса согласований по трем видам договорных документов, наладить автоматическую консолидацию замечаний в Microsoft Word, а также развернуть мобильные рабочие места (веб-браузер + почта). Этапы анализа, проектирования, разработки решения и ввода его в действие заняли по одному месяцу. По итогам проекта заказчик повысил прозрачность договорной деятельности и успешно внедрил электронные регламенты обработки договоров. «Система уже почти полгода успешно используется. Это не очень большой проект по масштабу, но достаточно показательный. Суть в том, что СЭД – многофункциональное решение, и основные усилия всех производителей, нас в том числе, сосредоточены на упрощении интерфейсов для этих сложных функций», - сообщил Михаил Тихонов.

Пример интерфейса Docsvision

Еще два крупных проекта, о которых говорилось на конференции, были реализованы у заказчиков ДИКСИ и NVision. В ДИКСИ был организован электронный архив договорных и учетных документов. Как сообщил представитель заказчика, основной принцип, который был заложен – «документ порождает новый документ» и «документ порождает запись». Второй из проектов проходит в крупнейшей ИТ-компании NVision. Сейчас в системе работает 500 пользователей, автоматизированы ключевые задачи стандартного документооборота - работа с корреспонденцией, организационно-распорядительная документация и документация для проектного офиса. «Проект реализован стандартными средствами (конструкторами) Docsvision. Дополнительно реализовано автоматическое формирование служебной записки и расширенное согласование заявок на командировку», - подчеркивает заказчик. Обсуждение кейсов на Docsvision User Day проходило особенно активно.

Представитель компании NVision Group Сергей Цыпленков о мероприятии Docsvision User Day

В завершении Владимир Андреев рассказал о планах развития продукта: «Система Docsvision функционально полна, но мы продолжаем работать. В планах на ближайшие два года – активное развитие Лёгкого клиента: новый адаптивный интерфейс в конце 2015 года, расширенные средства настройки карточек в начале 2016 года, поддержка электронной подписи в Легком клиенте в середине 2016 года. В части платформы намечено развитие конструкторов, а также переработка средств полнотекстового поиска. По планам импортозамещения Министерства информатизации и связи можно ожидать, что примерно через 10 лет государство на 50 % откажется от импортных систем, и отечественным производителям надо быть готовыми достойно занять их место».