«Осенний документооборот – 2021»: разговор в онлайне о реальности, мифах и задачах цифровой трансформации документооборота

Цифровая трансформация органов госвласти как основа развития ЭД

СЭД уже давно стали основным управленческим ресурсом организаций, но сегодня государство более активно включается в развитие отрасли, что очень важно, подчеркнул председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян в своей приветственной речи.

Успешному опыту цифровой трансформации органов государственной власти была сессия «Цифровая трансформация», которая продолжалась на протяжении всего первого дня конференции «Осенний документооборот-2021». Модератор мероприятия, директор по работе с партнерами ЭОС Алексей Перегудов, обратил внимание участников на то, что увеличение количества электронных документов требует появления более мощной инфраструктуры и изменения нормативной базы.

Начальник управления информационных технологий Генеральной прокуратуры Российской Федерации Дмитрий Антонов рассказал о проведении цифровой трансформации органов прокуратуры на основе АИК «НАДЗОР-Web». Спикер отметил важность работы сотрудников ведомства с электронными документами без бумажного носителя, простоты использования электронной подписи, организации архивного хранения. Внедрение системы началась в 2018 году, было выбрано пять пилотных субъектов. На сегодняшний день все органы прокуратуры РФ работают в едином контуре электронного взаимодействия. Ежемесячно регистрируется более 2,5 млн документов, в единой базе работают более 3,5 тысяч прокуратур, общий объем хранимой информации превысил 10 терабайт. «Можно смело сказать, что это один из наиболее масштабных проектов по созданию централизованной системы электронного взаимодействия. Среди ключевых особенностей проекта хотелось бы отметить территориально-распределенную структуру, необходимость интеграции с существующими и планируемыми к внедрению системами и сервисами, необходимость быстрой адаптации интерфейсов и процессов обработки, необходимость оптимизации расходов на внедрение и сопровождение системы», – отметил выступающий.

Заместитель министра инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий Республики Саха (Якутия) Петр Николаев поделился опытом использования нейросети для классификации и аннотирования документов в СЭД. В республике действует кастомизированная система госуправления на базе СЭД «ДЕЛО». Она обрабатывает большой массив данных, организуя работу более 13 тысяч пользователей. В рамках этой системы пилотируется внедрение технологий машинного обучения. Нейросеть должна взять на себя большую долю рутинного труда секретариата и руководства. В проекте используются три модели нейросети: RuBERT для классификации документов, BERT от Google для аннотирования и LSTM для распознавания текста. Цикл обработки данных в СЭД занимает три минуты – от поступления документа в кабинет до создания проекта резолюции.

Заместитель министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ Олег Качанов рассказал о целях и задачах создания Платформы обратной связи (ПОС). «Мы проанализировали большое количество обращений граждан в органы власти и пришли к выводу, что их подавляющее большинство имеет достаточно простой характер, а также требует прежде всего не обоснованного, юридически значимого ответа, а решения реальной проблемы гражданина. Важно как можно быстрее тематику жалобы донести до конкретного исполнителя, которого нужно определить максимально быстро и точно, и чтобы исполнитель выполнил ту часть работы, которая его касается», – сообщил спикер. Архитектурно платформа включает в себя четыре основных модуля: обращения граждан, опросы и голосования, инциденты в соцсетях, госпаблики. Показатели эффективности внедрения ПОС четко прописаны: КПЭ внедрения, продвижения, функциональные КПЭ и показатели удовлетворенности граждан. ПОС может интегрироваться с уже используемыми в отдельных регионах эффективными решениями.

Министр цифрового развития и связи Алтайского края Евгений Зрюмов отметил положительные результаты интеграции региональной ЕСЭД с ПОС. «Сегодня система электронного документооборота – это действительно экосистема государственного управления, много функций связано именно с этим инструментом. Работа с обращениями граждан – это также один из глобальных трендов. Поэтому назрела необходимость использования ПОС в интеграции с ЕСЭД», – отмечает спикер. В ходе интеграции в регионе удалось реализовать такие функции, как передача данных о сообщениях граждан из ПОС в СЭД, автоматическое создание в СЭД регистрационных карточек сообщений граждан, отправка из СЭД в ПОС ответов о результатах рассмотрения сообщений. Интеграция информационных систем ЕСЭД и ПОС проведена с использованием API.

Министр цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Евгений Полуянов выступил с докладом «Цифровые сервисы в интересах государства». Ростовская область – один из первопроходцев в направлении ЭДО, еще в 2006 году в регионе было принято решение о создании СЭД. Внедрение системы электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО» можно отнести к числу инновационных проектов региона. Изначально система создавалась как единая для всех органов исполнительной власти и муниципальных образований Ростовской области. Одним из ключевых принципов ее создания являлась технология единого документа. Еще в 2014 году распоряжением Правительства области установлен запрет передачи документов между участниками СЭД по иным каналам связи (бумажным), нежели СЭД «ДЕЛО». В 2018 году создана единая электронная приемная граждан. Создано хранение архива электронных подлинников. Сегодня в единой базе данных СЭД работает более 17800 сотрудников из 3,5 тысяч организаций. Количество хранящихся в базе данных документов превышает 20 млн. Также проведена интеграция с ПОС.

Вторая часть секция «Цифровая трансформация» открылась докладом генерального директора АО «Эксперт солюшнс» Александра Погодина «Интеграция с СЭД на базе ЕС ОГ». Спикер напомнил, что ЕС ОГ развивается с 2012 года, и на сегодняшний день сеть включает порядка 95 узлов во всех субъектах, в общей сложности в ней работают порядка 50 тыс. госструктур разных субъектов РФ. Наиболее пристальное внимание спикер уделил такой функциональности, как загрузка результатов рассмотрения обращений и принятых по ним мер. Сейчас многие органы госвласти используют автоматическую загрузку, реализованную через различные СЭД, в том числе продукты ЭОС. Решать задачи получения уникального идентификатора обращения, унификации процесса систематизации и классификации, обмена данными в рамках ЕС ОГ и доступа к функциям платформы сотрудникам без доступа к СЭД позволяет портальная универсальная технологическая платформа, реализация которой началась в 2018 году как пилотный проект в ХМАО-Югра, в тесном взаимодействии с ЭОС. В начале 2020 года проект был завершен, платформа рекомендована к установке в госорганах.

Начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС» Елена Антошечкина выступила с докладом «МЭДО. Формат 2.7.1 в действии, что дальше?». Она говорила о развитии под контролем регуляторов данной версии, появившейся в конце прошлого года. Отвечая на вопрос о потенциальной возможности подключения неких социально значимых коммерческих организаций к МЭДО, она сообщила, что включение таких участников в глобальный адресный справочник возможно, для этого компания должна обосновать свое заявление и получить согласование со стороны регулятора.

На вопрос, что такое заверяющая подпись в рамках МЭДО 2.7.1, с помощью которой можно отправлять сканы документов, ответил начальник управления системной аналитики ГК «ЭОС» Андрей Шаров. По его словам, технически формат МЭДО 2.7.1 позволяет прикрепить скан, как основной документ, следующим образом. Подпись должностного лица на бумаге должна быть заверена электронной подписью другого должностного лица организации, и тогда этот контейнер можно отправить по МЭДО 2.7.1. Он также сообщил, что с 1 декабря легитимным действием становится подключение второго уровня участников МЭДО, однако, пока еще существует проблема назначения им адресов.

Еще один вопрос, который поднимает цифровая трансформация - кадровый. «Кадры для цифровой трансформации: кто? где? когда?» - с докладом на эту тему выступил директор ВНИИДАД Павел Кюнг. По его мнению, сейчас требуются люди, готовые формировать видение трансформации, отличное от информатизации, аналитики бизнес-процессов, а также те, кто может составить техзадание на ПО, обеспечивающее цифровую трансформацию. Одна из причин кадрового дефицита – программы вузов в части подготовки документоведов и архивистов больше опираются на классические походы, но профессиональные компетенции будут непрерывно меняться, вслед за ними должно меняться и образование. Спикер предложил задуматься о создании на базе магистратуры РГГУ ресурсов переподготовки ВНИИДАД, заточенных под конкретные цели цифровой трансформации. Владимир Баласанян поддержал эту идею, отметив, что, действительно, разница между ИТ-специалистами и документоведами в базовом образовании очень мешает правильному развитию информационных систем, и роль ВНИИДАД в вопросах повышения квалификации может оказаться очень важной.

Программу первого дня конференции «Осенний документооборот – 2021» завершила Наталья Храмцовская, член ARMA International, ведущий эксперт по управлению документацией, ГК «ЭОС», к.и.н., с выступлением на тему «Реестровая модель управления документацией и информацией: достоинства, недостатки и риски». При реестровой модели государственные органы коллективно участвуют в наполнении и модификации реестров и/или обращаются к ним, когда им необходимы соответствующие сведения, и реестры становятся основой межведомственного информационного взаимодействия. Документы личного хранения или перестают выдаваться, или приобретают церемониальный либо справочный характер. Повышается эффективность оказания государственных услуг. Обратная сторона реестровой модели - появление единой точки отказа и риск значительного ущерба в случае инцидентов безопасности, риск потери возможности автономной работы на местах в случае ЧП, меньшая прозрачность для субъектов данных, а также выпадение реестров из поля зрения Росархива, повышенные риски утраты документов и информации длительного срока хранения. Для производителей ПО поддержка взаимодействия с реестрами становится существенным конкурентным преимуществом.

Развитие продуктов ЭОС: движение в ногу со временем

Второй день конференции «Осенний документооборот-2021» начался с выступления генерального директора ГК «ЭОС» Юрия Назарова, который представил обзор программных продуктов ЭОС: СЭД «ДЕЛО», системы «Архивное ДЕЛО», линейки мобильных приложений EOSmobile, АИС «МФЦ ДЕЛО», системы управления контентом предприятия «EOS for SharePoint» и системы криптографического обеспечения «КАРМА» с модулем «Мониторинг и управление сертификатами ЭП». Система «ДЕЛО» постоянно развивается. В 2021 году в ней появился ряд новых возможностей: обновленная система доступа к электронным документам, ЭП резолюций с визуализацией, полная поддержка системного технолога в WEB, новая версия мобильного доступа к СЭД, поддержка СУБД Postgres и ЕСИА, внешние модули «ДЕЛО», отчеты в WEB. Произведено значительное количество интерфейсных и функциональных улучшений: например, появились аналитические диаграммы. В «Диспетчере СМЭВ» появились новые функции, в том числе гибкие настройки работы с ЭП в многопользовательском режиме. «СЭД «ДЕЛО» взаимодействует с огромным количеством систем. И это наряду с развитием ядерных функций системы повышает ее удобство, ценность, возможность использования в сети информационных потоков госуправления», – отметил спикер. Обновлены и другие продукты. В частности, в EOSmobile 4.8 появились отображение версий проекта документа, доступ к личным папкам, возможность выполнения поиска документов в СЭД «ДЕЛО» и push-уведомления (для приложения под iOS), а в АИС «МФЦ ДЕЛО» - интеграция с биометрическим оборудованием для услуги получения загранпаспорта, модернизирован модуль ЕСИА.

Продолжая тему развития продуктов и решений ЭОС, эксперты ЭОС рассказали о текущем состоянии и планах развития «ЭОС Платформы». «В части ядра Платформы – все цели, которые мы ставили, сегодня достигнуты. Обновление функциональности и переход на Платформу появится, прежде всего, в системе «ДЕЛО», в других решениях несколько позже. Это будет происходить бесшовно – с очередной версией», – заявил заместитель генерального директора ГК «ЭОС» Иван Скородумов. Планы выпуска: модуль аутентификации уже включен в версию 20.2, модуль «Выбор из справочника» на Платформе и API GrapgQl появятся в версии 21.3 (2022 год), далее появится модуль работы с РКПД в СЭД «ДЕЛО» (2022 год). В технологическом плане Платформа поддерживает самые современные технологии: средство разработки Net Core 5, язык GraphQL, движок бизнес-процессов Camunda, система поиска Elastic Search и другие. Решение поддерживает отечественные и зарубежные дистрибутивы Linux, а также Windows (от Windows Server 2016), СУБД Postgres, SQL Server и Oracle. Платформа была апробирована на российских процессорах «Эльбрус» и «Байкал».

Бизнес-аналитик ООО «Масштабные решения» Анастасия Меницкая представила первое приложение на «ЭОС Платформе» – «Архивное дело». Система «Архивное дело» всегда отличалась гармоничным сочетанием методологии с практикой работы архивных служб. Сохранить эту методологическую уникальность, задействовать новые технологии, соблюсти требования к импортозамещению, сделать так, чтобы работа архивистов была комфортной и эффективной – были основными нашими задачами в работе над «Архивным делом» на Платформе. Система «Архивное дело» представляет собой инструмент для ведения номенклатуры дел организации, учета документов архивного фонда, контроля сроков хранения и выделения документов к уничтожению. Также система позволяет создавать типовые и примерные перечни документов со сроками хранения, производить поиск документов, массовый ввод и распознавание бумажных документов, вести хранилище электронных документов. У компании ЭОС большие планы по развитию этой системы.

Отечественное ПО и отечественное «железо»: нас ждет время ПАК?

Об этом дискутировали участники одноименной секции в ходе второго дня конференции. Исполнительный директор АРПП «Отечественный софт» Ренат Лашин напомнил, что импортозамещение представляет собой не какую-то неопределенную надстройку, а последовательность целенаправленных действий по обеспечению национального цифрового суверенитета. «Запрос на программно-аппаратные комплексы в России сейчас огромный. Госкорпорации практически закончили подготовку стратегий цифрового развития на ближайшие годы, и для них задача не обрывается на уровне софта. Они переходят на отечественные стеки ПО и «железа». Чтобы эту тему активно продвигать, регуляторы договариваются о том, какие формулировки описания ПАК вложить в нормативную базу. Должны появиться меры поддержки в виде льготного лизинга и кредита на приобретение ПАК. Коллеги смотрят в сторону стандартизованных, сертифицированных решений. Тренды, которые сегодня прорабатываются регуляторами, нам нужно учитывать в своей работе», - уверен спикер.

Начальник отдела информационной безопасности ЗАО «Норси-Транс» Артём Минаков представил линейки отечественного оборудования на платформе «Эльбрус-8С»: серверное оборудование «Яхонт УВМ», СХД «Яхонт УВМ» и «Аэродиск Восток». Основная часть доклада была посвящена ПАК «МФЦ Плюс» – программно-аппаратному комплексу, в составе которого сервер «Яхонт УВМ», ОС «Альт Сервер», СУБД PostgresPro и ПО «АИС МФЦ ДЕЛО».

Коммерческий директор ООО «Базальт СПО» Роман Мыскин рассказал о том, как компания много лет разрабатывает свою ОС как свободное ПО. Репозиторий, включающий более 25 тыс. пакетов, полностью открыт. «Базальт СПО» имеет свою платформу сборки, свои инструменты для разработки, тестирования и обеспечения целостности. Все дистрибутивы, представленные в портфеле решений компании, сертифицированы ФСТЭК, Минобороны и ФСБ. Отдельный продукт – «ALT Образование» – включает ряд программных пакетов для организации учебного процесса. «Особое внимание мы уделяем архитектурам процессоров, под которые происходит адаптация нашей ОС и сборка последующих версий ОС. На текущей момент мы закрываем, по сути, все процессорные архитектуры», – подчеркнул выступающий.

В БУ Орловской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» ПАК «МФЦ Плюс» используется более года. Заместитель директора по информационным технологиям и техническому сопровождению учреждения Ирина Третьякова поделилась опытом его эксплуатации. В области сегодня 26 офисов МФЦ, в каждом из них оказывается более 650 услуг – всего более 300 тыс услуг ежегодно. Главной задачей деятельности МФЦ традиционно является организация услуг по принципу «одного окна». Итогом проекта стало повышение качества предоставляемых услуг – не только за счет внедрения «АИС МФЦ ДЕЛО», которая, безусловно, является фундаментов всех этих процессов, но и за счет модификации оборудования. За период тестирования, который длился около года, не было обнаружено ни одной уязвимости, бага или торможения системы. Учреждение планирует расширять использование данного комплекса. Также совместно с ЭОС в МФЦ области был проведен пилотный проект по импортозамещению рабочих мест операторов: установлены многоместная рабочая станция «Горыныч» и АРМ «Байкал».

Проекты ковидной эры, непростые и интересные

Открывая завершающий блок конференции «Осенний документооборот – 2021» - «Проекты ковидной эры» - модератор Иван Скородумов подчеркнул, что последние полтора года были и тяжелыми, и интересными, и регионам есть о чем рассказать. Об АИК «НАДЗОР-Web» в прокуратуре Ростовской области говорила начальник отдела информационных технологий и обеспечения защиты информации Прокуратуры Ростовской области Ирина Киреева. Прокуратура Ростовской области была одной из пяти прокуратур субъектов РФ, где в конце 2018 года стартовала опытная эксплуатация решения. До этого момента прокуратура Ростовской области 10 лет использовала предыдущую версию АИК «НАДЗОР», что облегчило переход на веб-версию. С самого начала опытной эксплуатации было принято решение регистрировать в АИК «НАДЗОР-Web» все входящие и исходящие внутренние документы, что привело к снижению временных и финансовых затрат. После того, как работа делопроизводителей была налажена, к электронному документообороту были подключены прокуроры. К середине 2020 года подключены все 63 прокуратуры области, около 1 млн документов обработано в картотеках, более 110 тыс. обращений граждан рассмотрено. В отличие от старой АИК «НАДЗОР», в которой работали только делопроизводители, пользователями АИК «НАДЗОР-Web» являются практически все работники прокуратуры. Важная часть работы системы - рассмотрение обращений граждан и внесение результатов рассмотрения каждого обращения.

Сотрудник Департамента информатизации и связи Краснодарского края Ксения Клименко продолжила разговор о региональной практике автоматизации органов государственной власти. Единая межведомственная система электронного документооборота Краснодарского края - ЕМСЭД КК – также основана на СЭД «ДЕЛО». Система работает с 2018 года, за 4 года в ней были открыты места для 16888 пользователей. На данный момент система внедрена в 31 ИОГВ, 780 подведомственных организациях, 10 МО, 62 администрациях - в общей сложности в 892 госорганах и организациях Краснодарского края. Тиражирование системы продолжается. В 2020 году наблюдалась положительная динамика по росту отправленной корреспонденции, в 2021 году это число продолжает увеличиваться. На работу с электронной подписью переведено 67 % Администраций и 100 % краевых ОИВ. В 2021 году Администрация Краснодарского края перешла на взаимодействие по МЭДО 2.7.1, в итоге - уже отправлено 7700 писем.

Ряд выступлений завершающей части конференции «Электронный документооборот – 2021» затрагивали тему безопасности. Так, главный специалист по информационной безопасности ГК «ЭОС» Елисей Иодковский выступил с докладом «Физики и лирики юрики. Изменения в квалифицированной подписи с нового года. Что мы (не) знаем про машиночитаемые доверенности». Машиночитаемая доверенность будет связывать сертификат физического лица с полномочиями, которые ему выдало юридическое лицо, поскольку документы в новой системе должны быть понимаемыми роботами. Первые нормы машиночитаемой доверенности вступят в силу с 1 марта 2022 года, и весь 2022 год будет переходным периодом, когда можно будет работать как с МЧД, так и по-старому. С запуском МЧД для главных лиц организации, пользующейся СЭД, изменения должны быть невелики, но всем остальным придется выписать электронную доверенность с перечнем всех полномочий. Тревогу вызывает тот факт, что до сих в грядущих нововведениях остается много непонятного. В числе проблем введения машиночитаемых доверенностей (МЧД) - неготовность ИС всех уровней к работе с МЧД, непонимание, как «онлайн технология» будет работать в закрытых сетях, понадобятся ли доверенности к рабочим подписям.

Менеджер продуктов АО «Актив-софт» Андрей Игнатов предложил поддержать тренд использования мобильного клиента и поговорить о том, каким образом можно эффективно подписывать документы на мобильных устройствах. «С помощью продуктов Рутокен для подписания документов на мобильных устройствах ваша подпись всегда с вами, вы всегда можете ею воспользоваться. Вы точно знаете, что ваши ключи защищены от компрометации, и можете ничего не отдавать в облако. В частности, мы предлагаем дуальную смарт-карту Рутокен ЭЦП 3.0 NFC, которая действует точно так же, как токен, ничем не отличаясь в логике своей работы. Стоимость смарт-карты не столь велика: мы специально хотели сделать карту широко доступной и, надеюсь, это получилась», - отметил спикер.

Менеджер по работе с партнёрами СНГ Fujitsu Антон Фролов представил эффективные решения для оцифровки - сканеры cерии fi и программный комплекс Paper Stream. По его словам, сканеры Fujitsu завоевали доверие во многом благодаря ПО, которое совершенствует процесс распознавания и сканирования, позволяет легко перейти на цифровой документооборот. Paper Stream – это единый пакет приложений, разработанных для сканеров Fujitsu. Кстати, есть профессиональные версии, которые позволяют пользоваться данной программой без сканеров. Решение дает высокое качество изображений, не требуя дополнительного времени для их обработки, автоматически подготавливая изображения к извлечению данных, позволяет управлять всеми сканерами Fujitsu в сети. Комплексное решение Paper Stream NX обеспечивает усиленную защиту данных.

Планка в 2000 участников конференции взята

«Мы благодарим всех, кто за эти два дня подключился к конференции «Осенний документооборот-2021» и, надеемся, получил новые полезные знания! Особенная благодарность технологическим партнерам мероприятия – компаниям Fujitsu, «Актив-софт» «Базальт СПО» и «Норси-Транс». А также информационным спонсорам - это АРПП «Отечественный софт», ICT-Online.ru, SPbIT.ru, MSKIT, ITSZ, NNIT, «Мобильные телекоммуникации», «Системный администратор», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», Телеканал ПРО БИЗНЕС. Уверены, что в следующем году нас ждет столь же продуктивная встреча, но уже в офлайне!», - поводит итоги конференции компания «ЭОС».