Система регистрации иностранных туристов «Электронный курьер» экономит петербургским гостиницам время и деньги

107 гостиниц Петербурга на сегодняшний день подключены к системе учета иностранных граждан «Электронный курьер», которая позволяет, не покидая отеля, осуществить регистрацию иностранного гостя в миграционной службе в течение 8 минут.
Благодаря «Электронному курьеру» сотрудники отелей избавились от необходимости ежедневно относить документы в отделение УФМС или на почту, где за доставку одного пакета документов необходимо заплатить сумму от 118 рублей. Отельеры теперь не зависят от расписания работы отделений миграционной службы, и даже если гости прибывают ночью – ничто не мешает произвести регистрацию вовремя.

Уже внедрили систему такие гиганты питерского гостиничного бизнеса, как «Пулковская», «Амбассадор», «Рэдиссон САС», «Санкт-Петербург», а также небольшие отели. Интерес одних, в первую очередь, связан с возможностью быстро обрабатывать информацию, особенно если количество ежедневно прибывающих иностранцев в период «высокого сезона» доходит до нескольких сотен. Для мини-отелей существенную роль играет экономия средств – теперь регистрация одного постояльца обходится всего в 60 рублей, а в затратах на курьерские услуги при доставке документов и вовсе нет необходимости. Названная сумма покрывает расходы по обслуживанию системы и обеспечению передачи информации (нечто сродни работе оператора мобильной связи), так что свое название «Электронный курьер» система вполне оправдывает.

Система «Электронный курьер» разработана Санкт-Петербургским информационно-аналитическим центром (СПб ИАЦ) в соответствии с Соглашением между УФМС по Санкт-Петербургу и Ленобласти и Комитетом по информатизации и связи Санкт-Петербурга.

Сама система предоставляется бесплатно. Отельеры единовременно оплачивают только ПО для обеспечения безопасности при передаче информации и ключи, необходимые для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет придать юридический статус обмену электронными документами.
Пользоваться программой чрезвычайно просто. Весь процесс состоит из нескольких этапов: сканирование документов, заполнение необходимых форм, часть информации в которые вносится автоматически, пересылка через Интернет в базу УФМС и получение в ответ уведомления о регистрации. Эти нехитрые операции вполне по силам любому сотруднику

Внедрение любой системы – новой или уже апробированной – процесс всегда сложный. Трудности, с которыми столкнулись питерские гостиницы, связаны в первую очередь не с работой системы, а с недостаточной подготовленностью персонала отелей. Так, администраторы подчас не знают, как заполнять те или иные поля в уведомлении о прибытии иностранных граждан, и, как следствие, грешат на несовершенство самой системы. «Электронный курьер» жестко формализует процесс, который ранее, возможно, осуществлялся хаотично. Сбои в самой системе, безусловно, тоже случаются, но с этой «болезнью роста» справляется служба технической поддержки, работающая как в будние, так и в выходные дни.

«Мы запустили систему в эксплуатацию четыре месяца назад. Это слишком малый срок, чтобы учесть все возможные ситуации, связанные с процессами учета иностранных граждан в гостиницах Санкт-Петербурга, - комментирует ситуацию заместитель директора СПб ИАЦ А.В. Свистунов. – Работы по совершенствованию системы ведутся постоянно, и мы всегда открыты конструктивному общению с пользователями. Важно понимать, что система направлена на учет интересов обеих сторон - гостиниц и УФМС, ,- которые стремятся сделать свое взаимодействие оптимальным».

На сегодняшний день СПб ИАЦ, осуществляющий установку и поддержку системы, ведет работы по подключению практически постоянно. 30 гостиниц города находятся в листе ожидания, не считая санаториев и домов отдыха Ленинградской области. И это притом, что предложенная городскими властями альтернатива для обеспечения процесса регистрации иностранцев не является обязательной. Гостиница сама выбирает, продолжать ли ей «ходить пешком» или возложить это бремя на «Электронного курьера».

Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция, Маркетинг, ПО, Кадры

Ключевые слова: интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, сервер, server, серверное оборудование, центр обработки данных, системы хранения данных, storage, системы хранения, бизнес-решение, информационные технологии, информационные системы, автоматизация, системы автоматизации, автоматизация процессов, автоматизация производств, автоматизация торговли, автоматизация учета, автоматизация управления, автоматизация бизнеса, автоматизация склада, автоматизация технологических, программы автоматизации, автоматизация предприятий, планирование производства, управление производством, система управления предприятием, система управления, управление предприятием, биллинг, автоматизация бизнес процессов, оптимизация бизнес-процессов, управление бизнес-процессами, автоматизация документооборота, автоматизация делопроизводства, система документооборота, система электронного документооборота, организация документооборота, электронный документооборот, документооборот предприятия, ECM, системный интегратор, хранение данных, серверные решения, серверные платформы, серверные системы, устройства хранения данных, сервер хранения данных, сеть хранения данных, база хранения данных, корпоративные системы хранения данных, организация хранения данных, управление хранением данных, технологии хранения данных, сетевое устройство хранения данных, управление персоналом, система управления персоналом, Documentum