«ТИМ» рассказал о новых технологиях. На базе Microsoft SharePoint

Руководитель направления маркетинга и продаж группы «ТИМ» Андрей Колпаков выступил с презентацией на тему «Microsoft SharePoint Корпоративный портал: Звёздные врата на вашем мониторе». Он рассказал о внутреннем корпоративном портале компании как средстве для автоматизации документооборота, административной работы и построения системы менеджмента качества. «Это своеобразный внутренний сервер компании, хорошо защищённый и работающий в режиме реального времени. SharePoint – это решение Microsoft для порталов, которое обеспечивает своевременный централизованный доступ к знаниям. В свою очередь, корпоративный портал – это информационная система, предназначенная для управления информацией и бизнес-процессами внутри компании. Для того чтобы социальная сеть компании не накапливала большое количество ненужной информации, необходимо соблюдать разграничение по правам доступа для различных сотрудников», – объяснил г-н Колпаков.

Кроме того, по словам выступающего, в число возможностей SharePoint входят также информационные рассылки, организация совместной работы и обмен мнениями, управление бизнес-процессами, а также бизнес-аналитика. К функциям корпоративного портала (ему консультационная группа «ТИМ» на сегодняшний день не уделяет особого внимания) относится организация корпоративной жизни, документооборот и групповая работа с документами, а также электронный офис-менеджер, встроенная библиотека шаблонов типовых документов и управление порталом и защита информации. Корпоративная жизнь внутри портала поддерживается за счёт единой доски объявлений, информации о компании, фотогалереи (информации о сотрудниках), опросов и обсуждений, а также справочника сотрудника компании и освещения корпоративных событий. Кроме того, продукт является централизованным хранилищем документов и позволяет управлять разработкой и согласованием документов – по словам г-на Колпакова, это очень важный шаг на пути к электронному документообороту. При внедрении продукта в компании консультационная группа «ТИМ» предлагает свои стандарты и шаблоны, но при желании их можно менять.

 

 

Рассказывая о мировом опыте использования данного продукта, Андрей Колпаков упомянул такие компании, как UNOS (в результате внедрения процесс подготовки исследований был укорочен на 80 %), Wilde (сократили время на подготовку ответа клиентам с 12 до 4 часов в неделю), а также CDW (продавцы экономят 10 часов в неделю на поиске информации, а цикл продаж укоротился вдвое). «Я давно работаю с SharePoint и в целом доволен этим инструментом. Он помог значительно сократить время на рутинные операции с документами и поиск информации. Большинство отделов перешли на заявочную систему работы. Это позволяет отследить результативность. В настоящий момент у нас 12 разделов для заявок, они работают успешно», – прокомментировал начальник отдела ИТ ТД «ВИМОС» Даниил Петрович.

С презентацией на тему «Пришёл, Увидел, Устранил» выступили Андрей Колпаков и специалист компании «ТИМ» Елена Лысенко. Выступающие рассказали про решение на базе MS SharePoint по автоматизации системы менеджмента качества для улучшения процессов производства продукции и обслуживания клиентов. В том числе провели презентацию системы проведения проверок с использованием мобильных телефонов и внутреннего корпоративного портала MS SharePoint. По словам г-жи Лысенко, основными предпосылками реализации подобного проекта может стать отсутствие описанных и сформулированных требований, предъявляемых к подразделениям компании, а также отсутствие стандартной и отработанной схемы проведения проверок и последующих планов действий или отсутствие централизованной базы данных о результатах проверок. Блоки работ в проекте делятся на работы по регламентации и работам группы программистов. К первым относятся классификация требований к подразделениям, а также разработка процесса проведения проверок и устранения несоответствий. А ко вторым – установка эксклюзивного программного обеспечения для мобильного телефона с его последующей настройкой, а кроме того – настройка внутреннего портала для фиксации результатов проверок и контроля исполнения задач. 

Таким образом, для обнаружения и фиксирования обнаруженного несоответствия достаточно сфотографировать и прокомментировать его при помощи телефона. После прихода в офис телефон сам посылает новые записи в хранилище несоответствий на корпоративном портале (SharePoint) посредством беспроводной связи. Объектами аудита могут быть как инфраструктура подразделения, так и товар, условия труда, персонал, услуги, внутренняя документация или различные процессы. В числе преимуществ «Ревизора» (мобильный аудит) представители компании назвали возможность оценки преимуществ подразделений и персонала на основе объективных аналитических данных, принятие управленческих решений (автоматизированные KPI), контроль и совершенствование качества обслуживания клиентов, а также предотвращение несчастных случаев, соблюдение техники безопасности и внутренних корпоративных правил компании.

В завершение мероприятия Андрей Колпаков напомнил, что сотрудники консультационной группы «ТИМ» специализируются на сертификации специалистов по направлению управления проектами. В связи с этим представители компании провели презентацию MS SharePoint 2010 – нового продукта с новыми возможностями по управлению проектами. В качестве примера решения был приведён «Проект открытия нового подразделения» (магазина, ресторана, отдела), включая создание рабочей области и управление портфелем проектов, организацию электронных совещаний, планирования, постановки и контроля выполнения задач, а также электронного документооборота в рамках проекта и совместной и удаленной работы.