Цели и задачи перехода на новую CompanyMedia
С 2006 года Правительство Пензенской области работает в системе электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia, в качестве платформы для системы CompanyMedia на тот момент использовалась ПО IBM Notes/Domino.
С момента первоначального внедрения к системе были подключены все исполнительные органы власти Пензенской области и ряд подведомственных учреждений. Также СЭДД была развёрнута в 30 органах местного самоуправления (ОМСУ), в каждом из которых был реализован отдельный контур документооборота. При этом, из-за особенностей архитектуры платформы IBM Notes/Domino, реализация данной схемы требовала установки для каждого ОМСУ выделенного сервера Domino.
К 2021 году, в связи с государственной политикой импортозамещения, возникла необходимость в замене платформы IBM Notes/Domino на отечественное решение. К тому же в Правительстве Пензенской области назрела потребность в расширении функциональности СЭДД, перевода пользователей на использование web-клиента и поддержки нового формата межведомственного электронного документооборота (МЭДО) версии 2.7.1.
Среди других целей перехода были обозначены:
- Повышение производительности СЭДД с учетом существенного увеличения количества пользователей и обрабатываемых документов в электронном виде;
- Сокращение времени необходимого на выполнение операций с документами;
- Повышение качества и оперативности принятия решений;
- Централизация и упрощение администрирования системы.
Ход проекта
Контракт на обновление СЭДД CompanyMedia в Правительстве Пензенской области был заключен 11 октября 2021 года. Основным исполнителем по контракту выступила компания «Программа-Т» (Нижний Новгород), которая является партнером компании «ИнтерТраст», разработчика системы CompanyMedia. Сферы ответственности в проекте внедрения распределились следующим образом: развертывание системы CompanyMedia, перенос в нее ранее выполненных доработок и интеграций, создание новых доработок, а также миграция данных из старой версии СЭДД находились в компетенции специалистов «Программа-Т». Программное сопровождение и обучение пользователей находились в сфере ответственности компании «ИнтерТраст».
В связи с большим количеством активно работающих в СЭДД пользователей и организаций проект был разбит на несколько этапов. На первом этапе на новую версию системы планировался перевод Правительства и исполнительных органов власти Пензенской области, в том числе подведомственных учреждений. В рамках второго этапа на новую версию СЭДД запланирован перевод органов местного самоуправления.
Сразу после заключения контракта специалисты компании «Программа-Т» приступили к установке программного обеспечения новой версии СЭДД на серверах Правительства и настройке МЭДО версии 2.7.1, которое поддерживается в новой версии CompanyMedia. Параллельно этому процессу стартовали работы по миграции данных.
Поскольку заказчик требовал непрерывной работы СЭДД без каких-либо остановок СЭДД, все работы по обновлению системы проводились одновременно с использованием старой версии системы, таким образом, чтобы пользователи могли продолжать работать в СЭДД.
В январе 2022 года, по окончанию первого этапа проекта, пользователи Правительства Пензенской области и исполнительных органах государственной власти начали работу в новой версии CompanyMedia. При этом пользователи органов местного самоуправления продолжали работать со старой версией системы, поскольку их перевод на новую версию был запланирован на следующий этап. Для реализации такой возможности был установлен специальный шлюз CompanyMedia, обеспечивающий совместимость старой и новой версий СЭДД в части обмена электронными документами.
Важной задачей второго этапа работ был уход от схемы, при которой для обеспечения внутреннего документооборота каждой организации использовался отдельный сервер. В новой версии CompanyMedia появилась возможность заводить неограниченное количество организаций в единой инсталляции. Специалисты компании «Программа-Т» провели работы по установке такой инсталляции с помощью консультационной поддержки инженеров компании «ИнтерТраст». Для каждого органа местного самоуправления Пензенской области был настроен свой независимый контур документооборота в рамках одной инсталляции CompanyMedia. При этом прикладное администрирование в новой версии СЭДД сводится к администрированию одного экземпляра системы в едином web-интерфейсе, что значительно упрощает работу администраторов СЭДД в дальнейшем администрировании системы.
Для организации единого пространства электронного документооборота органов местного самоуправления с Правительством Пензенской области был настроен модуль CompanyMedia-Корпоративный шлюз, который, помимо обеспечения информационного взаимодействия, позволил упростить ряд операций с электронными документами. Например, при отправке через данный шлюз исходящего документа из Правительства Пензенской области в ОМСУ:
- Реквизиты и содержание исходящего документа автоматически заполняются в карточке входящего документа в ОМСУ;
- Факт создания входящей карточки отражается как сводка о доставке на стороне Правительства;
- Факт регистрации входящего документа в ОМСУ отражается как сводка о регистрации в Правительстве;
- Факт создания резолюций и отчетов об исполнении входящего документа в ОМСУ отражается как сводки о резолюциях и сводки об исполнении в Правительстве.
К середине июля 2022 года 2 этап проекта был завершен, к новой версии СЭДД были подключены все органы местного самоуправления Пензенской области. Для каждой организации из старой версии системы была проведена миграция документов и справочников.
Важным вопросом в рамках всего проекта было обучение пользователей работе в новом веб-интерфейсе, так как ранее они работали в десктопном клиенте Lotus Notes. Обучение проводили специалисты учебного центра компании «ИнтерТраст». На специально установленном тестовом стенде были организованы реальные процессы Правительства Пензенской области, на примере которых преподаватели «ИнтерТраст» объясняли различия в работе между старой и новой версиями СЭДД. Ключевые пользователи и делопроизводители были обучены по углубленной очной программе, а для рядовых пользователей были проведены вебинары.
Итоги проекта. Планы развития
На текущий момент в новой версии СЭДД работают более 2500 пользователей.
За счет перехода на современную платформу были значительно ускорены ряд процессов – согласование, рассмотрение и подписание документов руководителей, а также поиск.
Все сервера СЭДД, включая сервера на которых работают ОМСУ, установлены централизовано, используется единый web-интерфейс для предметного администрирования всей системы.
Осуществлён переход на новый формат информационного взаимодействия с использованием системы межведомственного электронного документооборота версии 2.7.1.
Все цели, стоящие перед проектом, были достигнуты в полном объеме.
В планах – внедрение мобильного рабочего места CompanyMedia на Android, а также интеграция с Платформой обратной связи (ПОС) и расширение функционала модуля МЭДО для приведения его в соответствие с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 № 1264, в том числе поддержка глобального адресного справочника МЭДО и функционала оператора МЭДО.
