Программа учета компьютеров и IT оборудования IT Invent: критерии выбора и особенности

01.12.2010 |

Для компаний, имеющих в своем распоряжении огромный компьютерный парк, очень важно наладить качественный учет оборудования и офисной техники. Основные задачи, которые можно решить в случае разработки и внедрения отлаженной системы контроля за поступающими и эксплуатируемыми ПК и периферией, - это: 

• Обеспечение сохранности оборудования, исключение случаев его хищения и утраты;
• Контроль эффективного использования технических средств;
• Оптимизация затрат на оснащение компании новой компьютерной техникой;
• Возможность получения дохода от реализации ставших ненужными компьютеров и комплектующих. 

Учет компьютеров – основные факторы выбора программных решений 

К сожалению, бухгалтерский учет не всегда может предложить учет компьютеров в том разрезе, как того требуют правила. Для специалиста бухгалтерского учета, техника представляет интерес лишь как объект для начисления амортизации, тогда как для сотрудника, призванного провести IT аудит или нанятого на работу в качестве системного администратора, количество и стоимость оборудования не всегда имеют решающее значение. Гораздо больший интерес для него представляют технико-эксплуатационные характеристики отдельных единиц компьютерного парка, привязка пользователей, степень их загруженности и история изменений и перемещений. 

С целью предложить корпоративным клиентам программные решения, обеспечивающие учет оборудования и офисной техники, разработчики создали и выпустили на рынок ряд решений, каждое из которых имеет как важные преимущества, так и отдельные недостатки. Человеку, имеющему весьма отдаленное представление о том, как необходимо организовать учетный процесс компьютерной техники на крупном предприятии, сориентироваться в их разнообразии очень сложно, и без профессиональной помощи опытного специалиста здесь не обойтись. 

Основными критериями выбора программы, осуществляющей учет компьютерной техники, выступают: 

• Наличие инструментов и функций для отображения данных по составу оборудования – в данном случае, для пользователя особое значение приобретают типы и модели технических средств, а также – возможность привязывать к оборудованию составные элементы;
• Функция отображения размещения учитываемой компьютерной техники – очень актуальна для крупных предприятий с разветвленной сетью филиалов и представительств, удаленных друг от друга на значительное расстояние. Подавляющее большинство программ, выпущенных на рынок решений для обеспечения учета оборудования, имеют двух- или трехуровневую структуру, предусматривающую указание филиала или отдела офиса компании, где используется искомый ПК или периферия;
• Возможность указания в учетных данных информации об истории поступления и использования оборудования – с ее помощью, можно отследить «возраст» технического устройства, увидеть его перемещение внутри компании, оценить количество ремонтов и апгрейдов, после чего, принять правильное решение о целесообразности его дальнейшего использования, реализации или ликвидации;
• Функция составления отчетов в разрезе отдельных параметров, доступных для детального ознакомления и распечатки, а также – возможность их редактирования, с целью добавления данных для отображения; 
• Параметры базы данных, возможности ее эксплуатации и администрирования – качество и высокий уровень технических параметров базы данных позволяет решить проблемы производительности, доступности и качественного управления информацией. Желательно, чтобы программа обладала функцией восстановления и резервного копирования баз данных, а также – позволяла переносить информацию с одного компьютера на другой;
• Возможность одновременного сеанса работы для нескольких пользователей – позволяет организовать работу IT отдела или нескольких специалистов, занятых проведением полного аудита оборудования и технических средств в распоряжении компании, 
• Обеспечение безопасного хранения и конфиденциальности данных – функция предоставляет постоянный доступ к информации, возможность оградить ее от несанкционированного воздействия третьих лиц, с целью уничтожения или внесения заведомо ложных данных, путем группировки пользователей, в зависимости от их прав; 
• Возможность разделения и ограничения прав и полномочий пользователей, получивших доступ к программному обеспечению для учета компьютерной и офисной техники – позволяет добиться упорядоченного ведения учетной базы и контролировать его качество, определяя источник поступления недостоверной или искаженной информации;
• Обязательность автоматического режима ввода данных;
• Исполнение интерфейса и его качественные характеристики – удобство, простота и функциональность позволяют организовать работу с программой именно так, как того требуют основы ведения учета компьютерной и офисной техники. 

IT Invent – учет компьютерной техники на принципах качества, достоверности данных и удобства.

Среди разнообразия программ, оптимально отвечающих вышеперечисленным условиям, особого внимания достойна IT Invent – программное решение, с помощью которого, можно без труда организовать строгий инвентаризационный учет компьютеров и периферии, всех видов офисной техники, без которой сложно представить себе работу современного предприятия. Программа предназначена для повседневного использования сотрудниками IT служб, лицами, ведущими складской учет техники, работниками розничной торговой сети, реализующей компьютерную технику и т.д. Чтобы наглядно продемонстрировать качество работы программного пакета, небольшие компании могут получить в пользование ее бесплатную версию.

Среди основных достоинств IT Invent, следует выделить: 

• Поддержка на выбор двух наиболее распространенных форматов баз данных: MS Access (mdb файлы) и MS SQL Server;
• Наличие средств гибкого разделения прав пользователей;
• Возможность дополнения структуры БД путем добавления для объектов учета собственных свойств различных типов;
• Функция оповещения по электронной почте о любых изменениях, произведенных в базе данных за единицу времени;
• Оптимальное по качеству и стоимости предложение как для небольших предприятий, так и для организаций с крупной филиальной сетью и сотнями рабочих мест; 

Говоря об основных особенностях программы IT Invent, выделяющих ее на фоне конкурентной продукции – популярных решений Iron base 6 и Hardware Inspector, необходимо особо отметить следующие функции и возможности: 

• Широкий ассортимент объектов учета, начиная с компьютерной техники и комплектующих, и заканчивая офисной мебелью и хозяйственного инвентаря;
• Многопользовательский режим работы, удобный для сотрудников удаленных филиалов, получивших доступ к работе с данными программы;
• Гибкие возможности дополнительных настроек свойств единиц учитываемой техники;
• Возможность сложносоставной фильтрации и группировки данных в таблицах, создание целого ряда пользовательских отчетов в нужном разрезе имеющейся информации об объекте учета;
• Возможность редактирования шаблонов встроенных отчетов для приведения их к корпоративным стандартам компании;
• Организация детализированного учета заказов и поставок в компанию дополнительной техники и оборудования; 
• Учет выполнения работ внутри компании, направленных на ремонт, модернизацию, перенастройку оборудования;
• Система формирования и распечатки штрих-кодов и этикеток, совместимость программы с принтером для печати штрих-кодов и сканером для их считывания, с целью последующей расшифровки и инвентаризации; 
• Ведение истории изменений нахождения в компании для всей учитываемой техники, в том числе – ремонтов и мероприятий по сервисному обслуживанию;
• Встроенный модуль проведения инвентаризации компьютерного парка, с подсчетом и отображением результатов по расхождениям и найденным объектам; 
• Возможность организовать учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов – канцелярии, хозяйственных принадлежностей, расходных материалов и т.д.;
• Размещение данных о лицах, ответственных за хранение и эксплуатацию компьютерной и офисной техники, принимающих на себя материальную ответственность за вверенные объекты учета; 
• Выгрузка данных во все основные форматы: Excel, Word, PDF, HTML, текстовые файлы;
• Возможность пакетного импорта данных из Excel и Active Directory. 

Возможности программы IT Invent http://www.it-invent.ru уже смогли оценить по достоинству сотни корпоративных пользователей в различных отраслях бизнеса, предъявляющих высокие требования к организации качественного учета компьютерной и офисной техники как основных средств информационного обеспечения бизнес-процессов на современном предприятии.

Тематики: ПО

Ключевые слова: автоматизация учета, учет компьютеров, учет оборудования, учет компьютерной техники