ООО «РН-Учет» совместно с ИТ-партнером «Логика бизнеса» оптимизировало бизнес-процессы обработки и хранения первичной финансовой документации и внедрило инновационное ECM-решение.

«РН-Учет» — одна из самых крупных специализированных учетных организаций страны с разветвленной сетью обособленных подразделений от Мурманска до Южно-Сахалинска, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также администрированию финансовых операций для НК «Роснефть» и более 300 ее дочерних обществ.

В московском регионе расположено более 80 дочерних предприятий «Роснефти», находящихся на обслуживании «РН-Учет». В месяц они формируют около 700 тыс. финансовых документов, которые передаются в подразделения входного контроля. Таким образом, с учетом общего числа обслуживаемых дочерних предприятий компании, получаем более 5 млн. документов в месяц.

К детальной проработке инициативы по автоматизации процесса обработки и хранения поступающих первичных документов «РН-Учет» приступила в сентябре 2011 года. В соответствии с утвержденными стандартами был выбран ИТ-подрядчик, который сделал наименьшее по стоимости предложение реализовать поставленную задачу в требуемые сроки.

Информационная система сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов первичной финансовой документации разработана на базе программного обеспечения для потокового ввода документов и данных ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet и входит в линейку решений «Логика ECM», которую разрабатывает компания «Логика бизнеса».

«Мы правильно понимаем задачу и видим реальную цель — внедряя инновационные бизнес-решения, обеспечить уверенное технологическое превосходство компании НК „Роснефть“ на рынке», — комментирует Сергей Губушкин, начальник управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса ООО «РН-Учет».

Внедрение ЕСМ-системы позволило «РН-Учет» провести организационные мероприятия по обеспечению эффективности учетной функции предприятий, находящихся на обслуживании в «дорогом» Московском регионе.

В ходе первого этапа реализации ИТ-проекта передан учет 30 предприятий в самарский филиал, где стоимость рабочей силы существенно ниже. Таким образом, не расширяя штат, «РН-Учет» принципиально оптимизировала численность персонала и снизила стоимость услуг для заказчиков.

Одновременно радикально снизились и трудозатраты на заполнение документов. Теперь принятые документы сканируются и распознаются в точках входного контроля, автоматически выполняется целый ряд проверок на корректность заполнения информации. Если в документе допущены какие-либо технические ошибки, система предупредит об этом бухгалтера. Также в разы были снижены риски, связанные с потерями финансовых документов.

Уже сейчас после выполнения в ECM-системе операций сканирования и распознавания первичного документа в учетной системе «1С» создается проект проводки и ссылка на скан-образ документа в электронном архиве. Наличие данной опции избавляет работника бухгалтерии от рутинных операций, требующих больших трудозатрат при работе с бумажными документами. Вместо нескольких дней пакет документов сейчас обрабатывается всего за 1 минуту.

Подготовка по запросу и предоставление копий документов в государственные и прочие контролирующие органы теперь происходит значительно быстрее. Из системы в xml-формате формируется электронная опись, к которой прикрепляются скан-образы документов. Электронные документы из системы в утвержденных ФНС xml-форматах можно прикрепить к описи сразу же. Подборка пакетов электронных документов для налоговых органов происходит практически мгновенно. В перспективе планируется, что после реализации проекта по интеграции системы со спецоператором станет возможной автоматическая передача документов для ФНС в электронном виде.

Отдельное внимание было уделено вопросам информационной безопасности, которая обеспечивается рядом административных и технических мероприятий, осуществляемых в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных документов ФСТЭК, а также локальных нормативных документов ОАО «НК «Роснефть» в этой области. Доступ пользователей к системе осуществляется с использованием персональных комплексов защиты информации. Встроенная подсистема журналирования событий обеспечивает полный контроль над хранением документов в электронном хранилище и операциями, производимыми над ними.

«Успех подобных масштабных проектов во многом зависит от слаженности командного взаимодействия, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. — говорит Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании „Логика бизнеса“. — Хочется отметить профессионализм специалистов „РН-Учет“, который обеспечил реализацию проекта в установленные сроки в требуемом объеме».

«В течение последних нескольких лет все больше организаций стали уделять внимание эффективности своих бизнес-процессов, — комментирует Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия. — Один из способов сокращения затрат и оптимизации бизнеса — вынос непрофильных процессов в Общий центр обслуживания (ОЦО) и внедрение системы потокового ввода. По нашим данным, подобные проекты по организации работы ОЦО и автоматизации в них ввода документов — один из трендов 2012-2013 гг. На наш взгляд, данный тренд сохранит свою актуальность в ближайшие несколько лет».

«Решения на базе технологий IBM FileNet по работе с первичной финансовой документацией оказались крайне востребованы на отечественном и мировом рынках, они позволяют снять существенную нагрузку с сотрудников финансовых подразделений, как на этапе ввода информации в учетные системы, так и при обеспечении дальнейшей работы с уже электронными версиями финансовых документов без необходимости обращения к их бумажным оригиналам, — говорит Дмитрий Лактионов, руководитель направления по продажам ECM -решений, IBM в России и СНГ. — Это существенно повышает скорость и точность управленческих решений, так и эффективность работы компаний в целом».

«В 2014 году мы планируем завершить интеграцию с типовыми отраслевыми учетными системами на базе „1С“, — говорит о развитие проекта Сергей Губушкин. — Продолжаются работы по тиражированию решения в «РН-Учет» с целью максимальной централизации учетной функции обслуживаемых предприятий на базе крупных филиалов компании до 2018 года с организационным объемом по группам „фронт-офис“. Также прорабатываем возможные варианты внедрения электронного юридически значимого документооборота, позволяющего осуществлять обмен с нашими контрагентами первичной финансовой документацией в электронном виде».

Подробнее о проекте читайте в интервью Сергея Губушкина >>>