Разработка блока учета сервисного обслуживания и рабочего времени на платформе 1С Предприятие в компании Матимекс

Компания Матимекс  представляет ведущих мировых производителей оборудования, ароматических добавок и специй для мясоперерабатывающей промышленности. Эксклюзивный представитель австрийской фирмы "Almi" - лидера в производстве комбинированных вкусо - ароматических смесей, специй и декоративных обсыпок для мясоперерабатывающего производства. Все виды работ по проектированию и комплектации мясоперерабатывающих цехов и предприятий. Уже более 10 лет компания успешно работает на рынке СНГ и за это время клиентами Матимекса стали ведущие предприятия пищевой промышленности. Центральный офис расположен в Вене (Австрия), официальные представительства работают в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске, Челябинске, Владивостоке, Киеве, Минске, Тбилиси. На территории России функционирует широкая дилерская сеть.

Основная цель разработки 2-х основных блоков стала детализация учета рабочего времени по работам и автоматизация работы отдела поставки и сервисного обслуживания.
Специфические особенности проекта были связаны со сложившейся системой управления в компании, основные задачи по доработке Управление торговлей и CRM:

•     большая часть оборудования продается в рассрочку. Отслеживание документооборота в ручном режиме создавала массу проблем  и вело к существенным трудозатрат, как следствие  неизбежные «человеческие» ошибки, ведущие к потерям компании и ухудшению отношений с клиентами.

Компания  Матимекс  занимается не только поставкой оборудования, но и установкой с последующим обслуживанием. Основные задачи в этом направлении:

•      полноценное взаимодействие сервиса и отдела запчастей
•      наличие информации о существующих и возможных заменах
•      совместное планирование заказов оборудования и запчастей
•      отслеживание сроков профилактического обслуживания
•      отслеживание снабжения, как специалистами, так и запчастями заявок, выполнения заявок,
•      анализ себестоимости работ

Поскольку Матимекс  давно поддерживает партнерские отношения с компанией Софт-Маркет, сомнений относительно выбора подрядчика не возникло, и было решено продолжать плодотворное сотрудничество.
Учитывая, что для решения управленческих и учетных задач предприятие уже использует программный продукт 1С Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), для решения поставленных задач выбор был сделан в пользу доработки установленного программного продукта.

Специалисты компании Софт-Маркет создали на базе  конфигурации УТ+CRM блок "Поставок и сервисного обслуживания" и блок «Учет рабочего времени», который является дополнением к типовой конфигурации и позволяет планировать и отслеживать исполнение, как отдельных договоров, так и в целом доходов и расходов денежных средств в разрезе источников финансирования, видов контрактов и номенклатурных групп товаров.

В результате проекта оптимизированы участки предприятия:

•      Отдел сервисного обслуживания
•      Отдел логистики
•      Отдел закупок

Разработка и внедрение блоков заняло около 3 месяцев. Первый этап -  разработка технического задания с описанием автоматизируемых бизнес-процессов заказчика, вторым этапом - произведена доработка системы. В ноябре успешно прошло тестирование системы, проект в декабре 2008 года успешно завершен ввод в промышленную эксплуатацию.
На текущий момент общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 20.
Обработка основной конфигурации в компании  Матимекс  позволила :

Отдела поставки и сервисного обслуживания:

•      безошибочно  формировать счета по договорам с рассрочкой, отслеживать график оплат и задолженностей  в автоматическом режиме, сокращая тем самым рабочее время персонала.
•      отслеживать обеспеченность заявок запчастями и специалистами, снизить издержки на перемещения персонала благодаря возможности автоматической группировки.
•      электронный документооборот с поставщиками (заказы, подтверждения, платежи)
•      возможность учета себестоимости работ, запчастей, отслеживания надежности оборудования, анализ эффективности сотрудников.
•      вести контроль оборудования, находящегося на гарантийном обслуживании,

Сокращение времени выполнения заказов и увеличение скорости реакции на запросы клиентов

•      многофакторное прогнозирование и планирование потребностей для оптимизации процесса закупки и складских запасов
•      анализ ликвидности запасов
•      полноценное взаимодействие  отдела сервиса и отдела запчастей

Автоматизация учета рабочего времени:

•      создание образцов графиков
•      определение графика работы для конкретной категории сотрудников, должности, смены
•      составление индивидуальных графиков для каждого сотрудника
•      контроль рабочего времени, исключение повторов при формировании заявки на проект.
•      в автоматическом режиме планирование работ.
•      начисление отгулов

На текущий момент специалистами Компании Софт-Маркет обеспечивается регулярная поддержка программного обеспечения Управление торговлей и CRM в  Матимекс : сопровождение, консультирование, информационно-технологическое сопровождение