Как Правительство Тюменской области совершенствует процессы хранения электронных документов с помощью решения ЭЛАР

Решение создает единое цифровое пространство региона, объединяя все документы и сведения, появляющиеся в отраслевых информационных системах. Сейчас к электронному архиву подключены региональная система электронного документооборота и медицинская информационная система, которые передают в цифровой архив файлы, электронные образы и метаданные. При передаче производится автоматическое подписание загружаемых документов специальным архивным форматом усиленной электронной подписи, гарантирующим аутентичность и юридическую значимость документов. Таким образом формируется доверенная среда для долговременного хранения архивной информации, регламентирующая политики хранения документов в электронном виде с едиными требованиями к форматам данных и информационной безопасности.

«Информационная система «Региональный цифровой архив Тюменской области» была создана для длительного и безопасного архивного хранения документов в электронном виде из ведомственных информационных систем (ИС) региона. Платформа предназначена для того, чтобы разгрузить сторонние ИС и обеспечить доступ к документам и сведениям для любого заинтересованного подразделения вне зависимости от прошедшего времени, смены целевых систем или вывода этих ИС из эксплуатации», - комментирует руководитель сектора СПО отдела системного администрирования ГКУ ТО «Центр информационных технологий Тюменской области» Андрей Чемякин (прим. цитата опубликована в пресс-релизе от 29.07.2020)

Задачи проекта

Система создавалась в рамках национальной политики цифровизации на основании постановления Правительства Тюменской области от 14.12.2018 N 490-п «Об утверждении государственной программы Тюменской области «Развитие информатизации».

Государственный документооборот региона нуждался в модернизации. Расширение спектра административной и социально-правовой деятельности органов власти увеличивало объемы документов, образующихся при выполнении производственных задач. Это требовало скорейшего решения вопросов, связанных с сохранностью и доступностью информации. Назрела оптимизация документационного обеспечения заинтересованных подразделений в части организации взаимодействия, использования архивной информации, подготовки отчетов в рамках контрольно-надзорной деятельности. Ежегодно увеличивались трудозатраты на сбор и обработку информации из профильных источников – разрозненных информационных систем региона. Без реализации инструментов долговременного хранения данных стали очевидны риски потери и угрозы сохранности ключевой информации.

Для достижения указанных целей было принято решение внедрить централизованную систему электронного архива. В свою очередь, Центром информационных технологий Тюменской области были сформированы несколько основных критериев будущей системы. Первое, решение должно обеспечить реализацию единых политик хранения и использования электронных документов на уровне региона. Второе, при проектировании должны использоваться современные технологии, позволяющие наладить эффективное бесшовное взаимодействие со смежными ГИС региона, выступающими в качестве источников комплектования электронного архива, а также обеспечить надежное хранение и удобный поиск информации в рамках одного окна. И третье, полная импортонезависимость решения. Изначально была поставлена цель обеспечить реализацию проекта только с использованием отечественных технологий. Все компоненты решения – программное обеспечение и СХД - должны быть российского производства.

Решение

Разработчиком информационной системы «Региональный цифровой архив Тюменской области» была выбрана корпорация ЭЛАР. Основной решения стала отечественная программная платформа «ЭЛАР Контекст».

Решение образует единую региональную систему, которая обеспечивает процедуры передачи и легитимного хранения документов в электронном виде. Система регламентирует процессы использования информации, позволяет быстро искать и выгружать сведения по запросам заинтересованных подразделений Правительства Тюменской области.

Электронный архив делится на несколько разделов: документы, поступившие из СЭД, и данные медицинской информационной системы. Для каждого документа заводится учетная карточка, содержащая актуальные сведения и архивную информацию. Поиск осуществляется с помощью специальной web-формы или из внешних информационных систем, подключенных к электронному архиву. Защита доступа обеспечивается использованием протокола HTTPS с сертификатом SSL.

Интерфейс системы

Для удобства работы реализована поддержка различных форматов и расширений файлов, настроены сервисы массовой выгрузки и потоковой загрузки документов и сведений. В платформу встроен собственный просмотровщик, поддерживающий более 300 форматов файлов. Это позволяет работать с документами из интерфейса системы через обычный браузер с любого устройства и без необходимости использования клиентских приложений, в которых были созданы документы.

Благодаря гибкой ролевой модели налажено разграничение прав доступа. Безопасность сведений обеспечивается инструментами версионности и протоколированием действий.

Внедрение единого электронного архива позволило нормировать справочную информацию и создать достоверный научно-справочный аппарат. В системе ведутся и регулярно пополняются справочники по номенклатуре, видам документов и организаций. Каждый документ имеет собственный ID, который сквозным образом связывает информацию учетных систем и архивные электронные документы, что гарантирует полноту формирования сведений при поступлении запросов.

Отдельно стоит отметить интеграционные сервисы на базе SOAP. Они позволяют эффективно обмениваться информацией с внешними системами, благодаря чему создана безбарьерная информационная среда, хранящая консолидированные сведения, реестры и документы. Это сильно облегчило задачу структурированного хранения и сбора информации.

Сервис-ориентированная архитектура

Решение построено на платформе ЭЛАР Контекст, которая имеет модульную отказоустойчивую архитектуру, когда каждый сервис отвечает за свой фронт работ. Такой подход существенно повышает гибкость и производительность решения. Это важно в условиях постоянного пополнения электронного архива и с каждым годом возрастающего объема документов. Основная группа модулей в системе делится на несколько ключевых сегментов: сегмент электронного архива, сегмент сервисов для реализации управления контентом и интеграционных сервисов.

Модульную систему проще обслуживать и масштабировать. В случае расширения состава документарного фонда, передаваемого в электронный архив, и подключения новых ГИС как дополнительных источников комплектования, реализовать модернизацию будет легче и быстрее, по сравнению с традиционной монолитной архитектурой.

Модули платформы ЭЛАР Контекст (прим. на рисунке представлена общая схема, состав модулей, задействованных в проекте, может отличаться)

Импортонезависимость

Проект удалось реализовать с использованием импортозамещающих технологий. Системы хранения данных созданы на базе многоядерных процессоров «Эльбрус-8С» производства омской компании «Промобит».

Главное звено – программная платформа ЭЛАР Контекст - включена в Реестр отечественного ПО и является кроссплатформенным продуктом, она развернута на отечественном стеке общесистемного программного обеспечения: СУБД PostgreSQL и серверной ОС Альт 8 СП Сервер.

«Проект ЭЛАР для Тюменской области является поистине уникальным и полностью импортонезависимым, он реализован посредством передового российского опыта. Архитектура построена на отечественной связке серверов с процессорами Эльбрус, СУБД Postgres и операционной системой «Альт», во взаимодействии с которыми работает российская ECM/CSP платформа Контекст, обеспечивающая реализацию электронного архива, управление цифровыми сервисами и клиентской частью», - комментирует руководитель ЕСМ-направления корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.

Юридическая значимость архивного хранения

Для придания юридической значимости и обеспечения гарантий неизменности информации при организации долговременного хранения в системе используются технологии шифрования посредством электронного подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) на базе СКЗИ КриптоПро JCP 2.0.

Подписание производится в автоматическом режиме на стороне сервера при поступлении документов в электронный архив с помощью специального формата CadES-A с наложением метки времени. Подписываются все файлы и атрибуты в составе передаваемого электронного документа, при этом электронная подпись ставится на каждый файл электронного документа и совокупность атрибутов.

В пользовательском интерфейсе предусмотрена возможность просмотра журнала подписания и проверки актуальности сертификата для каждого документа, а также механизмы подписания уже хранящихся документов, которые ранее не были подписаны электронной подписью.

Результат

Информационная система «Региональный цифровой архив Тюменской области» благодаря электронной подписи и современной программной платформе исключает угрозы нарушения аутентичности и юридической значимости документов. Фактически, регион получил инструмент, позволяющий обеспечить все необходимые процедуры хранения и использования электронных документов, в том числе в соответствии с новым законопроектом № 1173189-7 еще до его вступления в силу. В практической плоскости решение позволило существенно оптимизировать процессы обмена информацией и поднять эффективность документационного обеспечения органов власти региона, что положительным образом сказалось на исполнении профильных задач ведомств в части отработки запросов, административной и надзорной деятельности. Дополнительно стоит выделить сокращение издержек на обработку бумажных документов. К этому привела минимизация обращений к бумажным архивам по причине их замены юридически-значимыми электронными копиями.