Рубрика «CIO/ Управление ИТ». Член SPb CIO Club Роман Комаров о путешествии СУПД из Петербурга в Москву, Вьетнам и Индию. Часть первая

Работа над системой управления проектной документацией была начата в 2003 году. Управление передачей проектно-конструкторской документации между десятками контрагентов и заказчиком по новому крупному проекту вначале велось по старинке – вручную. При этом процесс был подобен снежному кому, который набирал вес и скорость с каждой неделей и вбирал в себя все большее количество участников команды проекта. Но тем не менее сложность координации действий команды по работе с корреспонденцией при ручном учете массы документации с ревизиями только возрастала. Вскоре необходимость автоматизации процесса стала очевидна всем.

Разработка системы управления документацией была поручена компании «Поликом Про». В качестве платформы – Lotus Domino. Первый вариант системы нас не удовлетворил. Поскольку там были достаточно жестко прописаны процессы и, в частности, в отработанный документ уже никак невозможно было внести изменения, то пользователи начинали атаковать администраторов просьбами все-таки возвратить ушедшую дальше по процессу корреспонденцию, и количество подобных обращений стало превосходить все разумные рамки...

В общем, то ли нам не хватило жесткости, то ли, действительно, системе не хватало гибкости, но сделать систему основным рабочим инструментом команды проекта пока не удавалось. Даже те пользователи, которые понимали необходимость внедрения информационной системы, параллельно работали по старинке, вручную. Учитывая напряженность, которая на тот момент царила вокруг исполнения проекта, мы решили немного увеличить нагрузку на администраторов системы, но придать системе больше гибкости для устранения возможных огрехов в работе пользователей. Результат не замедлил сказаться, и внедрение пошло намного активнее…

Сложно сказать, сколько внедрение заняло времени. Сначала мы запускали основные процессы, потом постепенно остальные. В ходе работы всегда появляется много «хотелок»: «а я хочу вот это», «а я еще обязательно – вот это». Накатывание очередного релиза иногда приводило сотрудников в шок, их приходилось переучивать. Но только реальная, живая работа показывала, правильна ли была наша мысль, насколько приживается то или иное новшество. Через полгода мы почувствовали, что процесс стабилизировался. Существенно сократилось время, затрачиваемое работником на выполнение задач, резко улучшилось взаимодействие с контрагентами по передаче документации, повысилась исполнительская дисциплина.

Где-то через год-полтора на нас «свалился» еще один похожий проект. И на ту сотрудницу, которая была одним из основных действующих лиц в системе и работала когда-то до 10 часов вечера по первому проекту, руководство возложило обязанность вести работу еще и по второму проекту. Сначала она была, мягко говоря, ошарашена, но потом совершенно спокойно работала над двумя проектами параллельно – настолько снизилась трудоемкость управления документами с помощью системы.

Наша система изначально разрабатывалась для России, а именно для той части компании, которая находится в Петербурге, где работают в основном технические специалисты. Примерно через год-полтора москвичи спросили, почему в Питере все так классно, почему мы не теряем документы и у нас все под рукой, а столичные коллеги ничего найти не могут. В результате нас попросили навести такой же порядок в документах в московском офисе, у коммерсантов и финансистов. Мы сильно призадумались, потому что коммерческие документы предназначены не для широкого использования, а в нашей системе изначально не планировалось разделение по правам доступа. Технари же в основном работают коллективно, у них общие вопросы, и даже удобнее, когда они видят все документы... Система была подправлена, масштабирована на коммерческую дирекцию и внедрена в офисе в Москве. Это был шаг, который натолкнул нас на мысль, что систему можно и даже целесообразно масштабировать в целях достижения максимального результата.

Связкой между офисами служил механизм репликации, имевшийся в платформе Lotus Domino. Сотрудники каждого офиса работали в своей реплике базы, а репликация между ними проводилась по расписанию. Люди получали и видели общие документы. Более того, систему можно было настроить так, что руководители проектов, постоянно находящиеся в командировках, могли бы работать с локальной репликой базы на своем ноутбуке. Система, естественно, позволяла увидеть связь между документом-родителем и документом-потомком, проследить всю цепочку писем, историю обсуждения какого-то вопроса. Как только появляется доступ к Интернету, командированный запускал репликацию, получал новые документы, отправлял свои. Иногда появлялись конфликты – когда над одним пустым документом начинали одновременно работать сразу два человека. Но такие случаи были крайне редки, и проблемы решались оперативно. Руководители проектов очень быстро оценили необходимость этой системы, все ее плюсы.

Российские информационные технологии – вьетнамскому народу

После того как мы внедрили систему в московском офисе, у нас появилась мысль насчет дальнейшего использования данного продукта. А почему бы нам не пойти, например, во Вьетнам? В этот период уже активно пошел этап монтажных работ, и группа наших товарищей на тот момент уже работала во Вьетнаме, полностью в отрыве от мира. У нас было два офиса: представительство компании в Ханое и офис на площадке строительства тепловой станции. Число сотрудников представительства было порядка десяти. Примерно половина из них – директор представительства и несколько специалистов – наши соотечественники. Остальные – нанятые компанией вьетнамцы, говорившие по-русски. Задача представительства в основном заключалась в решении технических вопросов и в приеме наших командированных из России, их обеспечении.

Раньше мы взаимодействовали с Вьетнамом по электронной почте и телефону. Теперь родилась мысль: почему бы не дать коллегам доступ к системе там, во Вьетнаме, чтобы они могли напрямую работать с ней? Естественно, тоже с помощью хорошо проверенного и надежного механизма репликации Lotus Domino. При этом чтобы в ханойском офисе была своя реплика, которая периодически синхронизировалась бы с базой в головной компании. После предварительного анализа никаких противопоказаний выявлено не было.

В ханойский офис привезли из России и установили предварительно настроенный сервер. Организовали канал между офисами и настроили репликацию. Все пошло, все заработало. Обучили персонал. Правда, через несколько месяцев обнаружили, что данная система больше нужна не в представительстве, а на строительной площадке, куда переместился основной поток работ. Там находились все командировочные, проходила приемка оборудования, велся его монтаж.

Чего только не увидишь на дорогах Вьетнама!